Вопрос выбора формата трудовой книжки стал актуален с 1 января 2026 года, когда в России полностью перешли к электронному учёту трудовой деятельности. Ниже подробно рассмотрим, какие варианты доступны, кто имеет право выбрать бумажный формат, какие плюсы и минусы у каждого из них, а также как правильно оформить переход.

Правовой контекст

Согласно письму ПФР С‑4583‑08/7697 и последующим нормативным актам, с 2021 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если работник не входит в перечень работников, имеющих право сохранять бумажный документ. К 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки перестали выпускаться для новых сотрудников.

• Для работников, принятых на работу впервые после 2021 года, только электронный формат (ЭТК).
• Бумажный вариант сохраняется лишь для тех, кто заранее выразил желание сохранить бумажную книжку (письменное заявление до 31 декабря 2025 года).
• Если бумажная книжка утеряна или пришла в негодность, работодатель может выдать новую бумажную форму только по заявлению работника.

Два формата ведения трудовой книжки

2.1 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это запись о трудовой деятельности в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Доступ к ней осуществляется через личный кабинет «Госуслуги» или через корпоративный портал работодателя.

Плюсы ЭТК

• Упрощение документооборота: отсутствие бумажных форм, автоматическое заполнение реквизитов.
• Доступность: работник может просматривать запись в любой момент из любой точки страны.
• Снижение риска утери: данные хранятся в централизованной базе ПФР.
• Экономия времени для кадровика – записи вносятся в системе автоматически при оформлении приказов.
• Безопасность: электронные подписи гарантируют подлинность записей.

Минусы ЭТК

• Необходимость доступа к интернету и базовым навыкам работы с личным кабинетом.
• Для некоторых работодателей (малый бизнес) требуется внедрение специализированного программного обеспечения.
• При технических сбоях возможны задержки в обновлении данных.

2.2 Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант – традиционный документ, в котором записи вносятся вручную. С 2026 года его выпуск ограничен.

Плюсы бумажного формата

• Привычность – многие работники предпочитают «оформленный» документ.
• Отсутствие зависимости от электронных сервисов (полезно в регионах с плохим интернетом).

Минусы бумажного формата

• Риск утери, порчи, кражи.
• Необходимость физического хранения у работодателя (приходно‑расходная книга).
• Больше трудозатрат на оформление и проверку записей.
• Ограниченный доступ – работнику нужен физический доступ к книжке.

Кто может выбрать бумажный формат?

Согласно материалам РИА Новости и Банки.ру , право на бумажный вариант сохраняется только в двух случаях:

1. Работник уже имеет бумажную трудовую книжку, оформленную до 2021 года, и до 31 декабря 2025 года подал заявление о сохранении бумажного формата.
2. Работник потерял или испортил свою книжку, а также подал заявление о выдаче новой бумажной копии.

Во всех остальных случаях (новые сотрудники, перевод из другой организации без бумажной книжки) применяется только электронный формат.

Как оформить переход на электронный формат?

Процедура перехода регулируется Письмом ПФР и выглядит следующим образом:

Для работника

• Заполнить заявление «О переходе на электронный формат трудовой книжки» (можно в электронном виде через портал «Госуслуги»).
• Подать заявление в отдел кадров (в бумажном виде – если у него уже есть бумажная книжка) или отправить скан через корпоративный портал.
• Получить подтверждение о регистрации в системе ЭТК (обычно в течение 5‑7 рабочих дней).

Для работодателя

• Убедиться, что в организации подключена система «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД) и есть доступ к сервису ПФР.
• Внести запись о переходе в электронный формат в системе «Книга учета движения трудовых книжек» (приходно‑расходная книга).
• Обновить личный кабинет работника в корпоративной системе, указав статус «ЭТК».
• Сохранить копию заявления работника в электронном виде (для аудита).

Как вести электронную трудовую книжку

Записи в ЭТК вносятся автоматически при оформлении приказов о приёме, переводе, увольнении и т.д. Ключевые моменты:

• Все реквизиты (дата, основание, наименование организации, должность) должны соответствовать приказу.
• Для каждой записи требуется электронная подпись уполномоченного лица (кадровика).
• Работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент через Госуслуги.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли отказаться от электронного формата, если я уже получил ЭТК?

Да, но только при условии, что у вас уже есть бумажная трудовая книжка, оформленная до 2021 года, и вы подали заявление о сохранении бумажного формата до 31 декабря 2025 года. После этой даты переход обратно невозможен.

6.2 Что делать, если моя бумажная книжка утеряна?

Необходимо подать заявление в отдел кадров о выдаче новой бумажной книжки. Если вы не хотите возвращаться к бумажному формату, подайте заявление о переходе на электронный вариант – в этом случае вам будет выдана выписка из ЭТК.

6.3 Нужно ли платить за оформление ЭТК?

Оформление и ведение ЭТК – бесплатные услуги ПФР. Оплата может потребоваться только за внедрение и обслуживание программного обеспечения у работодателя.

6.4 Как проверить, что мои данные в ЭТК актуальны?

Войдите в личный кабинет «Госуслуги», выберите раздел «Трудовая книжка», и проверьте список записей. При обнаружении ошибок – обратитесь в отдел кадров с приложением копий приказов.

Рекомендации экспертов

Эксперты по кадровому учёту советуют:

1. Для большинства работников выбрать электронный формат – он надёжнее и удобнее.
2. Если вы цените традиционный документ, подайте заявление о сохранении бумажной книжки до конца 2025 года.
3. Регулярно проверяйте свои записи в ЭТК, особенно после перевода или изменения условий труда.
4. Работодателям – обеспечить своевременное подключение к системе ПФР и обучить кадровый персонал работе с электронными документами.

В 2026 году электронный формат трудовой книжки стал доминирующим и практически единственным способом учёта трудовой деятельности. Он упрощает работу как работодателей, так и работников, снижает риски утери и ускоряет доступ к информации. Бумажный вариант сохраняется лишь в исключительных случаях – при наличии старой книжки и своевременном заявлении.

Если вы только планируете начать карьеру или недавно сменили место работы, рекомендовано сразу перейти на электронный формат. Это сэкономит время, избавит от лишних бумажных хлопот и обеспечит надёжную сохранность ваших трудовых записей.