Заверение копии трудовой книжки – это официальное подтверждение того, что представленный документ является точной и полной копией оригинала. Такая процедура часто требуется при приёме на работу, оформлении кредита, получении визы или в судебных разбирательствах. Ниже подробно описано, как правильно оформить заверенную копию трудовой книжки в отделе кадров организации.
Почему необходимо заверять копию трудовой книжки
- Подтверждение достоверности – работодатель или третья сторона получает гарантию, что копия не была изменена.
- Юридическая сила – заверенный документ принимается в государственных учреждениях и судах как доказательство трудовой деятельности.
- Защита интересов сотрудника – при утере оригинала заверенная копия может служить его заменой для подтверждения стажа и квалификации.
Нормативная база
Основные правовые акты, регулирующие оформление и заверение трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
- Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).
Подготовка документов к заверению
Прежде чем обратиться в отдел кадров, сотруднику необходимо подготовить следующее:
- Оригинал трудовой книжки (для сверки).
- Копия трудовой книжки, которую требуется заверить (лучше сделать на обычном листе формата А4, чётко и разборчиво).
- Заявление на заверение копии (можно оформить в свободной форме или использовать образец, утверждённый организацией).
- Паспорт сотрудника (для подтверждения личности).
Пошаговая процедура заверения копии трудовой книжки в кадровом отделе
Шаг 1. Подача заявления
Сотрудник подаёт в отдел кадров письменное заявление о необходимости заверить копию трудовой книжки. В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение;
- Цель заверения (например, «для подачи в посольство»);
- Дата и подпись.
Шаг 2. Сверка копии с оригиналом
Кадровый специалист:
- Сравнивает каждую страницу копии с соответствующей страницей оригинала трудовой книжки.
- Проверяет наличие всех записей о приёме, переводах, наградах, увольнениях и т.д.
- Убеждается, что копия не содержит помарок, исправлений или пропущенных данных.
Шаг 3. Оформление заверения
После успешной сверки специалист делает следующее:
- На последней странице копии ставит надпись: «Копия верна».
- Указывает дату заверения.
- Ставит свою подпись и расшифровку (ФИО).
- При наличии organisational stamp – ставит печать отдела кадров или организации.
Шаг 4. Выдача документа сотруднику
Заверенная копия возвращается сотруднику вместе с оригиналом трудовой книжки (если оригинал был передан для сверки). При необходимости выдаётся также копия заявления о заверении.
Образец заверенной копии трудовой книжки
КОПИЯ ВЕРНА Согласно оригиналу трудовой книжки № 123456789 Выдано: Иванов Иван Иванович Должность: ведущий специалист отдела кадров Подпись: _____________________ [Печать отдела кадров]
Примечание: надпись «Копия верна» может быть выполнена печатным шрифтом или от руки, главное – чёткость и читаемость.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?
- Да, нотариальное заверение также имеет юридическую силу, однако многие организации принимают только заверение кадрового отдела, так как оно подтверждает внутреннюю проверку документа.
- Нужно ли платить за заверение копии?
- В большинстве компаний услуга предоставляется бесплатно как часть кадрового обслуживания сотрудников. Некоторые организации могут взимать символическую плату за использование печати и бумаги.
- Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?
- Сначала необходимо восстановить трудовую книжку через бывшего работодателя (запрос о выдаче дубликата). После получения дубликата можно заверить его копию в обычном порядке.
- Сколько времени занимает процедура?
- Обычно процесс занимает от 15 до 30 минут, если оригинал и копия уже подготовлены и нет расхождений в записях.
Советы и рекомендации
- Делайте копию чётко – используйте качественный сканер или копировальный аппарат, чтобы избежать размытых символов.
- Проверяйте даты – убедитесь, что все записи в копии соответствуют датам в оригинале (особенно важно при переводах и увольнениях).
- Сохраняйте оригинал – никогда не передавайте оригинал трудовой книжки третьим лицам без надзора отдела кадров.
- Запрашивайте подтверждение – после заверения попросите у специалиста письменное подтверждение (например, копию заявления с отметкой о выполнении).
- Уточняйте требования получателя – некоторые учреждения могут требовать дополнительные реквизиты (например, указание номера приказа о приёме на работу).
Заверение копии трудовой книжки в отделе кадров – это простая, но важная процедура, которая обеспечивает юридическую значимость документа и защищает права сотрудника. Следуя представленному пошаговому алгоритму и учитывая рекомендации, вы сможете быстро и без ошибок получить заверенную копию, пригодную для любых официальных целей.