Дата актуализации: 23 мая 2026 г.

С введением электронной формы трудовой книжки (ЭТК) законодательство предоставило работникам право выбора между бумажным и электронным вариантом ведения сведений о трудовой деятельности. Отказ от бумажной трудовой книжки при приеме на работу стал распространённой практикой, однако у работодателей часто возникают вопросы: нужно ли вносить запись в бумажную книжку, как оформить заявление, какие формы использовать и можно ли отказать в приеме из‑за отсутствия бумажного документа? В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания, порядок действий работодателя и работника, а также судебная практика и часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ‑197 от , ред. от ) – ст. 66, регулирующая ведение трудовой книжки.
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вводит обязательный выбор формы ведения сведений до 31 декабря 2020 г. и последующий переход на электронную форму.
• Постановление Правительства РФ от № 1496 «Об утверждении формы заявления о выборе формы ведения сведений о трудовой деятельности» – утверждена единая форма заявления.
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы СТД‑ПФР (сведения о трудовой деятельности)» – документ, который работник предоставляет вместо бумажной трудовой книжки.
• Информационные письма и разъяснения Минтруда (например, письмо от № 14‑2/10/2‑2022) – уточняют порядок внесения записей при отказе от бумажной формы.

Порядок оформления отказа при приеме на работу

Получение заявления работника

При приеме на работу сотрудник может подать заявление о выборе формы ведения сведений о трудовой деятельности (форма утверждена Постановлением Правительства № 1496). В заявлении указывается:

• ФИО работника;
• Серия и номер паспорта;
• Выбор: «Электронная форма ведения сведений о трудовой деятельности» (отказ от бумажной трудовой книжки);
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника.

Заявление принимается в отделе кадров и хранится в личном деле сотрудника (электронно или на бумаге – по внутренним регламентам организации).

Внесение записи в электронную трудовую книжку

Если работник выбрал электронную форму, работодатель обязан:

1. В течение пяти рабочих дней со дня приема на работу внести запись о приеме в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Работа в России» (или иную accredited систему, например, «Госуслуги.Труд»).
2. Запись о приеме содержит: дату приема, наименование организации, должность, трудовой функционал, основание (трудовой договор № …, дата).
3. Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и не отказался от неё до 31 декабря 2020 г., то одновременно ведётся обе формы (бумажная и электронная). В случае отказа от бумажной формы после этой даты бумажная книжка больше не ведётся.

Оформление формы СТД‑ПРФ

При отсутствии бумажной трудовой книжки работник предоставляет форму СТД‑ПФР (сведения о трудовой деятельности), выданную Пенсионным фондом РФ. Эта форма содержит:

• Полный трудовой стаж (включая периоды работы у предыдущих работодателей);
• Сведения о периодах работы, должностях, основаниях приема и увольнения;
• Подпись и печать ПФР (или электронную подпись при выдаче через личный кабинет).

Работодатель принимает СТД‑ПФР как основание для ведения электронной трудовой книжки и не требует предъявления бумажной трудовой книжки.

Что делать, если работник не предоставил ни заявление, ни СТД‑ПФР?

Согласно разъяснениям Минтруда, отсутствие заявления о выборе формы ведения сведений считается отказом от электронной формы, то есть работник по умолчанию продолжает вести бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан:

• Принять бумажную трудовую книжку (если она есть);
• Внести запись о приеме на работу в обычном порядке (ст. 66 ТК РФ);
• Уведомить работника о необходимости подать заявление о выборе формы, если он желает перейти на электронную форму в будущем.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки при отказе от бумажной формы

Электронная трудовая книжка ведётся в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ). Основные моменты:

• Уникальный идентификатор – СНИЛС работника.
• История изменений – каждая запись подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица отдела кадров.
• Доступ работника – сотрудник может в любой момент просмотреть свою ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или «Работа в России».
• Конфиденциальность – доступ к сведениям ограничен работодателем, ПФР и самим работником по его согласию.

При внесении записи о приеме на работу необходимо указать:

1. Дата приема (число, месяц, год);
2. Полное наименование организации (с указанием ИНН и ОГРН, если требуется);
3. Должность (согласно штатному расписанию);
4. Трудовой функционал (краткое описание основных обязанностей);
5. Основание – номер и дата трудового договора, приказ о приеме.

Судебная практика и разъяснения органов власти

Ключевые положения

• Отказ в приеме на работу из‑за отсутствия бумажной трудовой книжки незаконен. Это подтверждено множеством судебных решений (например, определение Московского городского суда № 33‑29150/2014, апелляционное определение ВС РФ от ).
• Заявление о выборе формы ведения сведений является обязательным документом. Если работник не подает его, считается, что он выбрал бумажную форму (письмо Минтруда от № 14‑2/10/2‑2022).
• Переход с бумажной на электронную форму возможен в любой момент после подачи заявления. Обратный переход (с электронной на бумажную) допустим только до 31 декабря 2020 г.; после этой даты бумажная форма сохраняется только если работник не отказался от неё до указанного срока.

Примеры из практики

1. Сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки при приеме в 2022 г., предоставил СТД‑ПФР и заявление. Работодатель внес запись в ЭТК в течение трёх дней. При последующем увольнении в 2025 г. работник получил выписку из ЭТК без претензий со стороны ПФР.
2. Соискатель пришел на собеседование без трудовой книжки и без заявления. Отдел кадров отказал в приеме, ссылаясь на отсутствие документа. Суд признал действия работодателя незаконными и обязал выплатить компенсацию за вынужденный прогул.
3. Работник, имевший бумажную трудовую книжку до 2020 г., подал заявление о переходе на электронную форму в 2021 г. После этого в бумажной книжке записи больше не вносились, а все последующие периоды работы отражены только в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки после того, как уже проработал несколько лет у одного работодателя?

Да. Работник может подать заявление о выборе электронной формы в любой момент. После принятия заявления работодатель прекращает ведение бумажной книжки и начинает вносить записи только в ЭТК.

Нужно ли ставить отметку в бумажной трудовой книжке о том, что работник отказался от её ведения?

Нет. Если работник выбрал электронную форму и подал соответствующее заявление, бумажная трудовая книжка больше не ведётся, и отметки в ней не ставятся. Книжка выдается работнику на руки (если она была на момент выбора) и хранится у него.

Что делать, если работник потерял форму СТД‑ПФР?

Сотрудник может запросить дубликат формы в личном кабинете ПФР или через МФЦ. Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Можно ли принимать на работу человека, который никогда не имел трудовой книжки (например, выпускник вуза без опыта работы)?

Да. В таком случае работник подает заявление о выборе электронной формы и предоставляет СТД‑ПФР, в котором будет отражен только период обучения (если он учтен в системе ПФР) либо нулевой стаж. Работодатель оформляет первую запись о приеме в ЭТК.

Какие сроки установлены для внесения записи в ЭТК после приема на работу?

Согласно внутренним регламентам большинства организаций и рекомендациям Минтруда, запись должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты приема на работу. Задержка может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения трудовых книжек).

Практический алгоритм для отдела кадров

1. Прием документов от соискателя: трудовой договор, заявление о выборе формы ведения сведений (если есть), паспорт, СНИЛС, СТД‑ПФР (при отсутствии бумажной книжки).
2. Проверка заявления: наличие подписи, даты, выбора формы.
3. Если выбрана электронная форма:
   • Внести запись о приеме в ЭТК через личный кабинет работодателя (не позднее 5 рабочих дней).
   • Хранить заявление в личном деле сотрудника (электронно или на бумаге).
   • Вернуть работнику бумажную трудовую книжку (если она была) с отметкой о выдаче на руки.
4. Если выбрана бумажная форма (или заявление не подано):
   • Принять и вести бумажную трудовую книжку в обычном порядке.
   • Внести запись о приеме на работу в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
   • Уведомить работника о праве подать заявление о переходе на электронную форму в любой момент.
5. После внесения записи уведомить работника (например, через корпоративный портал) о successful внесении сведений и предоставить выписку из ЭТК по запросу.

Отказ от ведения бумажной трудовой книжки при приеме на работу – это законное право работника, реализуемое через подачу заявления о выборе электронной формы и предоставление формы СТД‑ПФР. Работодатель обязан принять такое заявление, внести запись о приеме в электронную трудовую книжку и не может отказать в приеме solely из‑за отсутствия бумажного документа. Соблюдение установленного порядка обеспечивает корректный учет трудового стажа, защищает права работников и минимизирует риски административных штрафов для организации. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние нормативные акты (положения о приеме, переводе и увольнении) в соответствии с последними изменениями ТК РФ и разъяснениями Минтруда, а также проводить обучение кадрового персонала по работе с электронной трудовой книжкой.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и официальных разъяснений на дату 23 мая 2026 г.