Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности работников с 2021 года формируются и хранятся в электронном виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР).

Кто должен подавать заявление?

Согласно законодательству, до 31 декабря 2020 года включительно каждый работник должен был подать работодателю письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки:

• на бумажном носителе (традиционный вариант);
• в электронном виде (ЭТК).

С 2021 года для лиц, впервые поступающих на работу, ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде без оформления бумажной версии.

Почему важно подать заявление?

От выбора формы ведения трудовой книжки зависит:

1. Ответственность работодателя: если работник выбирает электронную форму, работодатель освобождается от обязанности хранить и вести бумажную трудовую книжку;
2. Доступ к информации: сведения о трудовой деятельности хранятся в базе ПФР и доступны работнику через личный кабинет на сайте ПФР;
3. Возможность получения справок: при необходимости работник может запросить бумажную выписку (СТД-Р) о трудовой деятельности.

Как составить заявление?

Унифицированной формы заявления не утверждено, поэтому документ составляется в произвольной форме. Однако он должен содержать следующие обязательные элементы:

Структура заявления

1. Шапка:
   • Наименование организации (работодателя);
   • ФИО работника;
   • Должность работника;
   • Дата составления заявления.
2. Основной текст:

   В теле заявления необходимо указать:

   • Просьбу о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
   • Указание на то, что бумажная трудовая книжка должна быть выдана на руки (если работник выбирает бумажную форму);
   • Подтверждение согласия на обработку персональных данных.
3. Подпись: заявление должно быть подписано работником собственноручно.

Образец заявления

Ниже представлен примерный образец заявления о выборе формы ведения трудовой книжки:

Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1,
паспорт: 12 34 567890, выдан ОВД «Северное» г. Москвы 

Заявление

Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Прошу выдать мне мою трудовую книжку на бумажном носителе.

Подпись: ________________ / Петров П.П.
 

Как подать заявление?

Заявление можно подать:

• В бумажном виде лично или через представителя;
• В электронном виде через сервисы кадрового ЭДО (например, Nopaper).

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 можно сформировать заявление с помощью документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Что делать, если работник не подал заявление?

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумажном носителе. Однако с 2021 года для новых сотрудников ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить форму ведения трудовой книжки позже?

Да, работник может в любое время подать новое заявление о переходе на электронную или бумажную форму ведения трудовой книжки.

Что делать, если работник в отпуске?

Заявление можно подать в электронном виде через сервисы ЭДО или через представителя.

Как получить бумажную выписку о трудовой деятельности?

При необходимости работник может запросить у работодателя или в ПФР бумажную выписку (СТД-Р) о трудовой деятельности.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Работодатели и работники должны ответственно подойти к выбору формы ведения трудовой книжки, чтобы избежать недоразумений и обеспечить сохранность данных.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к юристу или в службу поддержки вашего работодателя.