Общие сведения
С года в РФ введены новые правила ведения трудовой деятельности, предусматривающие возможность выбора формы ведения трудовой книжки: в бумажном виде или в электронном виде․ Выбор делается сотрудником самостоятельно, а работодатель обязан предоставить информацию о возможности выбора до 31 октября 2020 года․
Кто обязан подать заявление?
- Все работники, принятые в организации (независимо от года приёма)․
- Сотрудники, которые уже ведут бумажную трудовую книжку, могут в любой момент перейти на электронный вариант․
- Если заявление не подавалось, работодатель ведёт бумажный экземпляр․
Правовые основы
Основой регулирования является ст․ 66․1 ТК РФ и Федеральный закон № 439‑ФЗ «Об основах охраны труда в России»․ По закону:
- Работодатель обязан уведомить работников о возможности выбора способа ведения трудовой книжки не позднее 31 октября 2020 года․
- Работник подаёт заявление о выборе формы не позднее 31 декабря 2020 года (или в течение установленного работодателем срока при приёме на работу)․
- Если заявление не получено, работодатель ведёт бумажную трудовую книжку․
Как правильно оформить заявление
В заявлении необходимо указать:
- ФИО сотрудника․
- Должность и подразделение․
- Выбор способа ведения: бумажный или электронный․
- Подпись и дату․
Пример формулировок:
- Электронный вариант: «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде и прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»․
- Бумажный вариант: «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде»․
- Если сотрудник хочет одновременно иметь бумажный экземпляр, необходимо добавить: «Прошу выдать мне бумажную копию трудовой книжки для личного пользования»․
Примеры заявлений в 1С
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3․1․14․208 и выше) есть готовый документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
- Документ находится в разделе «Персонал → Документы → Заявления»․
- После заполнения документа система автоматически сформирует запись в ПФР и в СЗВ‑ТД․
- В печатном виде отчёта видна дата заявления и выбранный способ ведения․
Что делать, если сотрудник не выбрал способ?
Если работник не подал заявление, то:
- Работодатель ведёт бумажную трудовую книжку․
- Сотрудник может в любой момент подать новое заявление и перейти на электронный вариант․
- Переход на электронный формат оформляется отдельным заявлением и подтверждаеться работодателем․
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли уведомлять работников, принятых в 2021 году, о возможности электронного ведения?
Да․ При приёме на работу работодатель обязан предоставить информацию о возможности выбора формы ведения трудовой книжки․ Если сотрудник уже подал заявление, работодатель обязан принять его․
- Можно ли одновременно вести обе формы?
Да․ Сотрудник может запросить выдачу бумажной копии для личного пользования, одновременно находясь в электронном режиме․
- Какие сроки уведомления и подачи заявления действуют сейчас?
Для новых сотрудников (приём с ) уведомление должно быть дано до начала работы, а заявление – в течение первого рабочего дня (или в установленный работодателем срок)․
- Как оформить заявление в 1С?
В 1С используется документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․ Заполняются реквизиты сотрудника, выбирается способ (бумажный/электронный) и сохраняется․
Пошаговая инструкция для работодателя
- Подготовьте информационное письмо о возможности выбора формы ведения трудовой книжки․
- Разместите в личном кабинете 1С шаблон заявления․
- При приёме нового сотрудника в течение первого рабочего дня запросите заполненное заявление․
- Сохраните полученное заявление в системе 1С и передайте данные в ПФР (СЗВ‑ТД)․
- Если выбран электронный вариант, настройте в 1С соответствующий режим ведения (ЭТК)․
- При необходимости обновляйте заявление (переход с бумажного на электронный или обратно)․
Ведение трудовой книжки в электронном виде – современный и удобный способ, который упрощает работу с персональными данными и ускоряет передачу информации в государственные органы․ Однако выбор формы остаётся за самим сотрудником, а работодатель обязан предоставить возможность выбора и своевременно оформить соответствующее заявление․ Правильное оформление заявления в 1С гарантирует соответствие требованиям законодательства и избавит от возможных проблем при проверках․
Для более детального ознакомления с формами и примерами заявлений рекомендуем обратиться к официальным ресурсам:
- КонсультантПлюс – «Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (2026)․
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ․
- Архивные материалы Федерального закона № 439‑ФЗ․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заявления или настройке 1С, оставляйте комментарии ниже – мы поможем разобраться!