С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на глобальную цифровизацию, многие сотрудники по-прежнему предпочитают привычный бумажный формат. Как действовать работодателю, если работник хочет сохранить или возобновить бумажную трудовую книжку? Разберемся во всех нюансах актуального законодательства.

Право выбора: бумага или цифра

Самое главное правило: выбор формы ведения трудовой книжки — это право и волеизъявление работника, а не его обязанность. Если сотрудник, имеющий стаж до 2020 года, не подал никакого заявления, работодатель по умолчанию продолжает вести его бумажную трудовую книжку.

Если работник хочет продолжить ведение бумажного документа, ему необходимо написать соответствующее заявление. В этом случае работодателю предстоит вести оба формата параллельно.

Параллельное ведение: как это работает на практике

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки? Да, можно и нужно, если работник изъявил такое желание. Фактически это означает следующее:

• Бумажный формат: работодатель вручную заполняет бланк трудовой книжки по установленным правилам (вписывает сведения о приеме, переводе, увольнении, награждениях).
• Электронный формат: работодатель одновременно передает сведения о трудовой деятельности сотрудника в Социальный фонд России (СФР) для формирования электронной трудовой книжки.

Таким образом, дублирование данных является обязанностью работодателя. Даже если все изменения заполняються в вашей кадровой программе и уходят в СФР, работодатель обязан вести бумажные трудовые книжки сотрудников, выбравших такой формат.

Особенности для новых сотрудников в 2026 году

Начиная с 2025-2026 годов действуют строгие правила для тех, кто устраивается на работу впервые. Если сотрудник трудоустраивается впервые, бумажную трудовую книжку ему не оформляют. В этом случае сразу оформляется электронный документ, и информация о его трудовой деятельности ведется только в электронном виде (согласно письму Минтруда РФ от № 14-2/В-136).

Новые сотрудники, впервые поступающие на работу, не могут выбирать между бумажными и электронными трудовыми книжками, для них выбор сделан в пользу ЭТК.

Если работник предъявил старую бумажную книжку

На рынке труда по-прежнему активны соискатели, имеющие на руках старые бумажные трудовые книжки. Как быть, если сотрудник предъявил ее при трудоустройстве в 2026 году?

1. Если в предъявленной книжке есть последняя запись об увольнении с предыдущего места работы, работодатель обязан принять ее;
2. Если бумажная трудовая есть, работодатели обязаны вести ее по прежним правилам и одновременно передавать данные в СФР для электронной книжки.
3. Если соискатель еще не принят на работу и хочет перейти на ЭТК, работодателю сначала нужно принять его на работу, сделать пометку в бумажной трудовой книжке, а затем принять заявление о переводе на ЭТК.

Что если работник просит оформить новую бумажную книжку?

Если сотрудник, ранее перешедший на ЭТК, по каким-то причинам подает заявление с просьбой возобновить ведение бумажной трудовой книжки, работодатель после проверки подтверждающих документов оформляет ему новый бланк. Важно: в новой книжке не отражаются прошлые места работы. Это будет не дубликат, а совершенно новый документ.

Выдача бумажной трудовой книжки

При увольнении сотрудника, выбравшего бумажный формат, работодатель обязан выдать документ на руки. В графах 1 и 2 указываются порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой книжки на руки. Саму книжку необходимо вручить сотруднику в течение трех рабочих дней после подачи им соответствующего заявления.

Важные ограничения и необратимость выбора

Существует критически важное правило, о котором должен знать каждый кадровик и работник:

Если работник написал заявление об отказе от бумажной трудовой и получил ее на руки с закрывающей записью, он уже не сможет отменить это решение. Вернуть бумажный формат после официального отказа будет невозможно.

Краткие итоги для работодателя

• Если от сотрудника не поступало заявления — продолжайте вести бумажную книжку и сдавайте отчетность в СФР.
• Если сотрудник написал заявление о сохранении бумажного формата, ведите оба варианта (бумажный и электронный).
• Для впервые устраивающихся бумажная книжка не оформляется, данные идут только в СФР.
• Переход на ЭТК необратим: получив книжку на руки с записью об отказе, вернуть бумажный формат нельзя.
• Для ведения документа используйте только специальные законные бланки трудовых книжек.

Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать штрафов и претензий со стороны трудовой инспекции, а работнику — сохранить уверенность в правильном учете своего стажа.