Дата публикации: 21 мая 2026 года

Что такое бумажная трудовая книжка и как она связана с электронной

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина. Ранее она велась только в бумажном формате, но с 2021 года в России начала внедряться электронная трудовая книжка (ЭТК).

С 2025 года ситуация изменилась: теперь сотрудники могут самостоятельно выбирать, в каком формате будет храниться их трудовая книжка — бумажном или электронном. Это право закреплено законодательно и регулируется Трудовым кодексом РФ и приказами Министерства труда и социальной защиты.

Основные отличия между бумажной и электронной трудовой книжкой:

• Бумажная трудовая книжка, физический документ, который хранится у работодателя и выдается сотруднику при увольнении.
• Электронная трудовая книжка — цифровая версия, которая хранится в системе Пенсионного фонда РФ и доступна работнику через личный кабинет на портале госуслуг.
• В бумажной книжке записи делаются вручную, а в электронной — автоматически при приеме на работу и увольнении.
• Электронная книжка позволяет быстрее и удобнее отслеживать изменения в трудовой деятельности.

Когда сотрудник пишет заявление на ведение бумажной трудовой книжки

Сотрудник может подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки в следующих случаях:

1. При первом трудоустройстве — если гражданин устраивается на работу впервые после 2020 года, он автоматически получает электронную трудовую книжку, если не напишет заявление о выборе бумажной.
2. При переходе с электронной на бумажную — если сотрудник уже работает и хочет вернуться к бумажному формату.
3. При совместительстве — если сотрудник работает по совместительству и хочет, чтобы записи о его трудовой деятельности велись в бумажной книжке.

Пример из практики: сотрудник работает в организации как штатный работник и как внутренний совместитель. Он написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, но при этом продолжает вести бумажную версию для совместительства. Это возможно, если он не подал заявление об отказе от бумажной книжки.

Как правильно оформить заявление на ведение бумажной трудовой книжки

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:

• Наименование организации (адресат)
• ФИО сотрудника
• Должность
• Просьба о ведении бумажной трудовой книжки
• Дата и подпись

Образец заявления:

Что происходит после подачи заявления

После того как сотрудник подал заявление, работодатель обязан:

1. Принять заявление и зарегистрировать его в соответствующем журнале.
2. Начиная с даты, указанной в заявлении, вести записи о трудовой деятельности в бумажной трудовой книжке.
3. Обеспечить хранение бумажной трудовой книжки в соответствии с законодательством.
4. Выдать сотруднику копию трудовой книжки при увольнении.

Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель будет автоматически вести записи в электронном формате.

Мнение экспертов: что лучше — бумага или электронная версия

По словам Екатерины Стеньякиной, члена комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов, выбор формы трудовой книжки остается за работником. Однако она подчеркивает, что электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ:

• Удобный доступ к данным через портал госуслуг.
• Отсутствие риска потери или порчи документа.
• Автоматическое обновление записей при смене работы.
• Возможность быстрой проверки трудового стажа.

В то же время бумажная трудовая книжка остается важной для тех, кто привык к традиционному формату или работает в организациях, где электронный формат не внедрен.

Частые вопросы и ответы

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник работает по совместительству или в нескольких организациях. В этом случае каждая организация ведет свою часть трудовой книжки в выбранном формате.

Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?

В этом случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки. Если сотрудник выбрал электронную версию, данные можно восстановить через портал госуслуг.

Можно ли перейти с бумажной на электронную трудовую книжку позже?

Да, сотрудник может в любой момент подать новое заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель обязан выполнить эту просьбу.

Нужно ли платить за ведение бумажной трудовой книжки?

Нет, ведение трудовой книжки, обязанность работодателя, и плата с сотрудника не взимается.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой — это личное решение сотрудника. Однако важно помнить:

• Если вы не написали заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель будет автоматически вести записи в электронном формате.
• Бумажная трудовая книжка может быть удобнее для тех, кто привык к традиционному формату или работает в организациях с низким уровнем цифровизации.
• Электронная трудовая книжка более удобна для быстрого доступа и хранения данных.
• При совместительстве можно вести разные форматы в разных организациях.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Берегите свои документы и следите за изменениями в законодательстве!