Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России действует возможность выбора способа ведения трудовой книжки: бумажный или электронный вид. Работник, желающий продолжать вести трудовую книжку в традиционном бумажном формате, обязан подать соответствующее заявление работодателю. Ниже представлен подробный обзор правовых основ, порядка оформления, сроков подачи и практических рекомендаций по заполнению заявления.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовой книжки на бумажном носителе) и ст. 66.1 (ведение в электронном виде).
Постановление Правительства РФ от № 437 «О порядке ведения трудовых книжек в электронном виде».
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 697н.
Разъяснения Минтруда и Роструда (письма от , и др.).

Согласно ст. 66 ТК РФ, если работник не изъявил желание вести трудовую книжку в электронном виде, её ведение осуществляется на бумажном носителе по умолчанию. Однако для подтверждения выбора бумажного варианта необходимо оформить письменное заявление.

Кто должен подавать заявление?

Все работники, принятые на работу после , которые хотят вести трудовую книжку на бумажном носителе.
Работники, уже трудоустроенные до , если они ранее не подавали заявление о выборе способа ведения и хотят подтвердить продолжение бумажного ведения.
Лица, переходящие с электронной трудовой книжки на бумажную (в соответствии с п. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Если работник не подаёт заявление, работодатель обязан вести трудовую книжку одновременно в бумажном и электронном виде (письмо Роструда от ).

Сроки подачи заявления

Для newly hired сотрудников: в день приёма на работу или в течение первых пяти рабочих дней после оформления трудового договора.
Для действующих сотрудников: не позднее 31 декабря текущего года, если они хотят подтвердить ведение на бумажном носителе на следующий год (см. информацию ИРСИ от ).
При переходе с электронного на бумажный вид: в любой момент, но рекомендуется оформить до начала следующего расчётного периода (например, до 1‑го числа месяца).

Заявление подаётся один раз; при изменении выбора способа ведения требуется новое заявление.

Форма и содержание заявления

Унифицированной формы заявления нет, но в практике используют шаблон, соответствующий требованиям ст. 66 ТК РФ. Ниже представлен типовой образец, который можно скачать в формате .doc (см. ссылки в разделе «Полезные ресурсы»).

Обязательные реквизиты

Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
ФИО сотрудника полностью.
Должность, структурное подразделение.
Номер трудовой книжки (если уже выдана) или указание «трудовая книжка не выдавалась».
Дату подачи заявления.
Текст просьбы: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ».
Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

Пример заполнения

Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Отдел кадров
Иванов Иван Иванович
Должность: ведущий специалист
Подразделение: отдел методической работы
Трудовая книжка № 1234567890

«__» __________ 2026 г.

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 № 678901, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись _______________ /Иванов И.И./

При необходимости можно добавить пункт о согласии на обработку персональных данных (в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ).

Порядок подачи и обработки заявления

Сотрудник заполняет заявление (ручной способ или печатный формы).
Заявление передаётся в отдел кадров или непосредственно руководителю.
Кадровик проверяет completeness реквизитов, ставит отметку о получении (входящий номер, дата).
Информация о выбранном способе ведения вносится в личную карточку сотрудника (в 1С:Зарплата и управление персоналом – документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»).
Оригинал заявления хранится в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет после увольнения, согласно Федеральному закону «О трудовых книжках»).
Копия заявления может быть выдаваться сотруднику по его требованию.

В системе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 формирование заявления осуществляется через меню «Кадровик → Заявления → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После заполнения документ проводится, и в карточке сотрудника устанавливается флаг «Ведение трудовой книжки на бумажном носителе».

Хранение и использование заявления

Оригинал – в личном деле сотрудника (секция «Кадровые документы»).
Срок хранения – 75 лет после дня увольнения (ст. 19 Федерального закона № 439‑ФЗ «О трудовых книжках»).
При переходе на электронный вид ведения трудовой книжки заявление остаётся в деле как подтверждение предыдущего выбора.
При запросе сотрудника или уполномоченного органа (трудовая инспекция, суд) копия предоставляется в течение трёх рабочих дней.

Переход с бумажного на электронный вид (и наоборот)

Согласно п. 5 ст. 66.1 ТК РФ работник может в любой момент изменить способ ведения трудовой книжки. Для этого необходимо:

Подать новое заявление о выборе электронного вида (или о возврате к бумажному).
Кадровик вносит изменение в информационную систему (1С) и ставит отметку о смене способа ведения.
При переходе на электронный вид – работодатель начинает вести сведения в электронном трудовом реестре (СЗВ‑ТД) и одновременно продолжает вести бумажную книжку до момента её закрытия (если работник не уволен).
При возврате к бумажному виду – работодатель обеспечивает выдачу бумажной трудовой книжки (если она не была выдана ранее) и продолжает её ведение.

Важно: при переходе с электронного на бумажный вид работник должен получить бумажную трудовую книжку, заполненную согласно имеющимся электронным сведениям (перенос данных осуществляется кадровой службой).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять заявление?: Нет. Заявление является внутренним кадровым документом и заверяется подписью сотрудника и отметкой отдела кадров.
Можно ли подать заявление в электронном виде (например, через корпоративный портал)?: Да, если внутренние регламенты организации допускают электронный документооборот с электронной подписью. В таком случае необходимо обеспечить сохранность и доступность документа в течение всего срока хранения.
Что делать, если сотрудник потерял оригинал заявления?: Можно выдать заверенную копию из личного дела. При отсутствии копии – составить новое заявление со ссылкой на предыдущее (указать дату и номер исходного документа).
Обязательно ли указывать номер трудовой книжки в заявлении?: Если книжка уже выдана – указать номер обязателен. Если книжка ещё не выдавалась – сделать пометку «трудовая книжка не выдавалась».
Можно ли оформить одно заявление на группу сотрудников?: Нет. Заявление носит индивидуальный характер и должно быть подписано каждым работником лично.

Полезные ресурсы и ссылки

КонсультантПлюс: Срок подачи заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде
Образец заявления (ИРСИ)
БУХ.1С: Заявление о ведении трудовой книжки в 1С
Образцы заявлений на электронные трудовые книжки (nalog-nalog.ru)
Гарант: Статья 66 и 66.1 ТК РФ

Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе – это простой, но обязательный документ, который фиксирует выбор сотрудника в пользу традиционного формата учёта трудовой деятельности. Соблюдение установленных сроков, правильное заполнение и хранение заявления позволяют избежать споров с трудовыми инспекциями, обеспечить прозрачность кадрового учёта и гарантировать сохранность трудовых прав работника.

Рекомендуем отделу кадров разработать внутреннюю инструкцию по приёму, регистрации и хранению таких заявлений, а также регулярно проводить инструктаж для сотрудников о их праве выбора способа ведения трудовой книжки.