В 2026 году процедура работы с трудовыми книжками претерпела значительные изменения, связанные с полным переходом на электронный документооборот. Однако вопросы хранения и выдачи бумажных бланков, которые велись ранее или оформляются в виде дубликатов, остаются критически важными для работодателей и сотрудников. Особое внимание следует уделить ситуации, когда работник не может лично забрать свой документ и просит выдать его третьему лицу.
Общий контекст: бумажные трудовые в 2026 году
С 2024 года в Российской Федерации действует запрет на заведение новых бумажных трудовых книжек. Это правило строго соблюдается и в 2026 году. Бумажный бланк сейчас можно оформить только в одном случае, при выдаче дубликата, если оригинал был утерян или испорчен. Если работник до 2024 года не выбрал формат ведения трудовой (бумажный или электронный), сведения о его деятельности вносятся исключительно в электронную трудовую книжку (ЭТК).
Тем не менее, у многих сотрудников на руках остаются бумажные документы, которые необходимо правильно хранить и выдавать при увольнении или по запросу.
Можно ли выдать трудовую книжку не самому работнику?
По общему правилу, трудовая книжка выдается на руки лично работнику в день увольнения или в течение трех рабочих дней после обращения с заявлением (если работник не присутствовал в день увольнения). Но что делать, если человек болен, находится в отъезде или просто не имеет физической возможности прийти?
Выдать трудовую книжку другому человеку можно только при наличии нотариально заверенной доверенности.
Требования к доверенности
Для того чтобы работодатель имел право передать документ третьему лицу, доверенность должна соответствовать следующим критериям:
- Нотариальное заверение: простая письменная форма не допускается. Документ должен быть оформлен у нотариуса.
- Четкое указание полномочий: в тексте доверенности должно быть прямо прописано право представителя на получение трудовой книжки (и иных связанных документов, если это необходимо) конкретного сотрудника.
- Срок действия: доверенность должна быть действительна на момент выдачи документа.
- Личность представителя: представитель обязан предъявить собственный паспорт для идентификации личности.
Алгоритм действий работодателя при выдаче представителю
Чтобы избежать юридических рисков и претензий со стороны работника в будущем, работодателю следует придерживаться строгого порядка действий:
- Получение заявления: Основанием для выдачи служит заявление работника (может быть направлено электронно или по почте), в котором он просит выдать трудовую книжку конкретному лицу.
- Проверка документов: Представитель работника должен предоставить:
- Оригинал своего паспорта.
- Оригинал нотариальной доверенности.
- Снятие копий: Работодатель обязан снять копии с паспорта представителя и с доверенности. Эти копии подшиваются к личному делу сотрудника или хранятся в журнале учета движения трудовых книжек.
- Фиксация выдачи: Факт выдачи трудовой книжки представителю обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» представитель ставит свою подпись, указывает свои ФИО и дату получения.
Важные нюансы
Если трудовая книжка выдается не в день увольнения, а позже по заявлению, она должна быть отправлена работнику (или его представителю) не позднее трех рабочих дней с момента поступления заявления.
В случае, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения и не написал заявление о пересылке или выдаче доверенному лицу, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Ответственность за нарушение правил выдачи
Передача трудовой книжки лицу без надлежаще оформленной доверенности является нарушением трудового законодательства. В случае утраты документа или внесения в него несанкционированных записей третьим лицом, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности и обязан будет компенсировать работнику ущерб, а также оплатить время простоя, если отсутствие трудовой помешало трудоустройству.
В 2026 году, несмотря на доминирование электронных трудовых книжек, бумажный документооборот в этой сфере сохраняется для архивных данных и дубликатов. Выдача трудовой книжки другому лицу — процедура допустимая, но требующая строгого соблюдения формальностей. Наличие нотариальной доверенности является единственным законным основанием для передачи документа представителю сотрудника. Соблюдение этих правил защитит интересы всех сторон трудовых отношений.