Дата публикации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
3. Бумажная трудовая книжка: когда и почему её всё ещё требуют
4. Обязанности работодателя при запросе работника
5. Права работника и способы их защиты
6. Пошаговый алгоритм действий работодателя
7. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на социальные выплаты․ С 2021 года в России и ряде стран СНГ (Украина, Казахстан) происходит переход от бумажных к электронным трудовым книжкам․ Тем не менее в практике часто возникает ситуация, когда работник требует выдать (или вернуть) бумажную трудовую книжку․ В статье разберём, какие юридические нормы регулируют этот вопрос, какие обязанности лежат на работодателе и как правильно реагировать на требования сотрудника․

Нормативно-правовая база

Основные акты, регулирующие трудовые книжки в России и соседних странах:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 62, пункт 1: работодателю обязано вести трудовую книжку (бумажную или электронную) и вносить в неё сведения о трудовой деятельности․
• Федеральный закон от № 422‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» – вводит обязательный переход к электронному формату, но допускает использование бумажных книжек в отдельных случаях․
• Постановление Правительства РФ от № 71 – с 1 января 2021 г․ кадровые службы обязаны оформлять только электронные трудовые книжки, если иное не предусмотрено коллективным договором․
• В Украине с 10 июня 2026 г․ все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц․
• В Казахстане Министерство труда и социальной защиты населения напоминает о необходимости вести электронный реестр трудовых книжек, однако в некоторых отраслях допускается бумажный вариант․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это запись о трудовой деятельности в электронном виде, хранящаяся в Единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка»․ Основные преимущества:

• Удобство доступа: запись доступна в любой момент через портал Госуслуг․
• Снижение риска потери или порчи документа․
• Автоматическое обновление данных при изменении условий труда․

С 2021 года кадровые специалисты обязаны заполнять только электронные трудовые книжки․ Однако закон допускает исключения, если:

1. Работник отказывается принимать электронный вариант (по личным убеждениям, религиозным или иным причинам)․
2. Трудовой договор заключён до 1 января 2021 г․, и в нём указано ведение бумажной книжки․
3. Отраслевые нормативные акты (например, в некоторых государственных учреждениях) требуют наличия бумажного документа․

Бумажная трудовая книжка: когда и почему её всё ещё требуют

Несмотря на цифровизацию, в практике часто встречаются ситуации, когда работник требует бумажную трудовую книжку:

• Для предъявления в органы соцстрахования в странах, где электронный формат ещё не полностью признан․
• Для получения пенсионных начислений в пенсионных фондах, которые требуют оригинал записи․
• При переезде в страну, где электронные документы пока не принимаются․
• В случае потери электронного доступа (например, у работника нет подтверждённого аккаунта в Госуслугах)․

В Украине, согласно новому регламенту, все бумажные книжки должны быть оцифрованы к 10 июня 2026 г․, но оригиналы остаются юридически значимыми до их полной замены․

Обязанности работодателя при запросе работника

Если сотрудник требует выдать (или вернуть) трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Проверить наличие актуальной записи в электронном реестре․
2. Убедиться, что все обязательные сведения внесены правильно (дата приема, должность, основание увольнения и т․д․)․
3. Если работник требует бумажный вариант, выдать ему оригинал (если он был выдан при приёме) или оформить копию с заверением о достоверности данных․
4. Составить акт передачи трудовой книжки, где фиксируются дата, подписи сторон и состояние документа․
5. В случае невозможности выдать оригинал (например, книжка уже находится в архиве), предоставить письменное подтверждение о наличии записей в ЭТК и выдать справку о трудовом стаже․

Права работника и способы их защиты

Работник имеет право:

• Получить полную и достоверную информацию о своём трудовом стаже․
• Требовать выдачу бумажной трудовой книжки, если она была выдана ему при приёме, и она не была заменена на электронную по его согласию․
• Получить справку о трудовом стаже в случае утери или невозможности выдачи оригинала․

Если работодатель отказывается выполнить требование без законных оснований, работник может:

1. Обратиться в трудовую инспекцию (Федеральную службу по труду и занятости)․
2. Подать иск в суд о защите трудовых прав․
3. Обратиться в Прокуратуру с жалобой о нарушении трудового законодательства․

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Ниже представлена практическая инструкция, которую можно разместить в внутреннем регламенте отдела кадров․

1. Получить запрос в письменной форме․ Попросите сотрудника оформить требование в виде письма (электронного или бумажного)․
2. Проверить статус трудовой книжки․
   • Откройте электронный реестр (Госуслуги, портал «Электронная трудовая книжка»)․
   • Убедитесь, что запись о приёме и всех изменениях актуальна․
3. Определить форму выдачи․
   • Если у работника уже есть бумажный оригинал – подготовьте акт передачи․
   • Если оригинала нет, но работник требует бумажный документ – оформите заверенную копию записи из ЭТК․
4. Составить акт/справку․ В акте укажите:
   • ФИО работника, должность, табельный номер․
   • Дата выдачи (или возврата) трудовой книжки․
   • Состояние документа (полный, с пометками, без повреждений)․
   • Подписи обеих сторон и печать организации․
5. Передать документ․ Делайте это в присутствии работника, фиксируя время и место передачи․
6. Обновить внутренний реестр․ В журнале кадровой документации отметьте факт выдачи/возврата․
7. При невозможности выдачи оригинала (например, книжка уже находится в архиве):
   • Выдайте справку о трудовом стаже с указанием всех записей из ЭТК․
   • При необходимости направьте запрос в архив для получения копии оригинала․
8. Контроль за соблюдением сроков․ По закону работодатель обязан предоставить требуемый документ в течение трёх рабочих дней с момента получения запроса․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли работодатель выдавать бумажную трудовую книжку, если у него уже есть электронная запись?

Не обязательно․ По закону работодатель может предоставить лишь электронную запись, однако если работник требует бумажный оригинал и у него есть законные основания (например, отсутствие доступа к Госуслугам), работодатель обязан выдать заверенную копию или справку․

Что делать, если работник потерял свою трудовую книжку?

Работодатель обязан выдать справку о трудовом стаже, а также оформить акт о потере в журнале․ При необходимости можно запросить в архив копию записей․

Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки, если у работника нет доступа к электронным сервисам?

Отказ без уважительных причин считается нарушением ТК РФ․ Работодатель должен предоставить альтернативный документ (заверенную копию или справку)․

Как оформить электронную трудовую книжку в случае, если работник находится за границей?

Работодатель вносит запись в электронный реестр через портал Госуслуг․ Затем отправляет работнику электронную копию (PDF) с цифровой подписью и инструкцию по получению доступа к личному кабинету․

Какие штрафы могут быть наложены на работодателя за несоблюдение требований?

Согласно статье 5․27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения трудовой книжки предусмотрен штраф от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц․ При систематических нарушениях возможны более серьёзные административные меры․

Трудовая книжка остаётся важнейшим документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника․ Переход к электронному формату упрощает процесс, но не отменяет обязанности работодателя обеспечить доступ к достоверной информации․ При возникновении требования работника о выдаче трудовой книжки следует действовать в соответствии с Трудовым кодексом, Федеральным законом «Об электронных трудовых книжках» и региональными нормативами (Украина, Казахстан)․ Чётко выстроенный процесс, документальное оформление и своевременный отклик помогут избежать конфликтов и административных штрафов․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации․