Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её выдача, ведение и хранение регулируются Трудовым кодексом РФ и нормативными актами, касающимися кадрового учёта. В данной статье подробно рассмотрим, как происходит выдача трудовой книжки по месту работы, какие документы необходимы, какие сроки установлены и какие нюансы следует учитывать работодателю и сотруднику.

Когда выдаётся трудовая книжка?

• При приёме на работу впервые – если у сотрудника ещё нет трудовой книжки (например, выпускник вуза, человек, впервые устраивающийся на работу).
• При утере или порче документа – выдаётся дубликат.
• При переходе на другую работу – текущая трудовая книжка передаётся новому работодателю, а старый работодатель делает запись об увольнении.
• При выходе на пенсию – трудовая книжка остаётся у работника и может быть использована для подтверждения стажа.

Важно: выдача трудовой книжки по месту работы означает, что документ оформляется и передаётся сотруднику непосредственно в отделе кадров (или уполномоченном лице) организации, где он трудоустроен.

Порядок выдачи трудовой книжки при приёме на работу

1. Проверка наличия трудовой книжки у кандидата. Если она отсутствует, кадровая служба оформляет новую.
2. Заполнение ьного листа. Вносятся данные: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, профессия (должность), серия и номер документа.
3. Внесение записи о приёме на работу; Указывается дата приёма, название организации, структурное подразделение, должность, основание (трудовой договор, приказ).
4. Подпись и печать. Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации.
5. Передача документа сотруднику. Трудовая книжка выдаётся на руки под расписку в личной карточке сотрудника или в журнале учёта трудовых книжек.

При выдаче новой трудовой книжки необходимо также оформить извещение в Пенсионный фонд РФ (форма СЗВ‑ТД) о приёме на работу, если это первый документ сотрудника.

Выдача дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или украдена, сотрудник должен:

• Написать заявление о выдаче дубликата (в свободной форме, с указанием обстоятельств утраты).
• Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов, выписки из трудовой книжки, если она частично сохранилась).
• Дождаться проверки сведений кадровой службой (обычно не более 10 рабочих дней).
• Получить дубликат, в котором будут сделаны все записи, подтверждённые документами.

В дубликате делается пометка «Дубликат» и указывается дата выдачи. Оригинал считается недействительным.

Сроки выдачи трудовой книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку в день увольнения (или в следующий рабочий день, если день увольнения приходится на выходной или праздничный).
• При приёме на работу – выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с момента поступления заявления о приёме на работу (если документ оформляется впервые).

Нарушение этих сроков может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей).

Особенности ведения и хранения трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в специальном сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом.
• Ведение журнала учёта трудовых книжек обязательно: фиксируются даты выдачи, получения, движения документа.
• При переводе сотрудника в другое подразделение той же организации трудовая книжка остаётся у работника; делается лишь внутренняя запись о переводе.
• При ликвидации организации трудовая книжка выдаётся сотруднику под расписку, а копия всех записей передаётся в архив организации на срок 75 лет.

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 1 января 2021 года в России введена возможность ведения трудовых книжек в электронном виде через систему ПФР. Однако:

• Электронная трудовая книжка не заменяет бумажную, а дополняет её.
• Сотрудник может выбрать один из двух вариантов ведения: только бумажная, только электронная или обе одновременно.
• Выдача бумажной трудовой книжки по месту работы сохраняется в полном объёме для тех, кто предпочитает бумажный формат.

Работодатель обязан ежемесячно передавать в ПФР сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников (форма СЗВ‑ТД), независимо от выбранного формата трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить трудовую книжку в день увольнения, если я работаю удалённо?

Да. Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день, независимо от места выполнения трудовой функции. Если вы не можете лично получить документ, работодатель может отправить его почтой с уведомлением о вручении.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?

Сначала направьте письменную претензию с требованием выдачи документа в течение трёх рабочих дней. При отсутствии ответа – обратитесь в трудовую инспекцию или суд. Задержка выдачи трудовой книжки является нарушением ТК РФ.

Нужно ли нотариально заверять трудовую книжку?

Нет. Трудовая книжка заверяется только подписью уполномоченного лица и печатью организации. Нотариальное заверение требуется только для копий документа, если они нужны для подачи в какие‑либо органы.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке самостоятельно?

Нет. Все записи вносятся только уполномоченным лицом отдела кадров (или иным сотрудником, имеющим соответствующее право). Самостоятельные изменения считаются недействительными и могут повлечь ответственность.

Выдача трудовой книжки по месту работы – это важная кадровая процедура, требующая точного соблюдения законодательных норм и внутренних регламентов организации. Правильное оформление документа не только защищает права сотрудника, но и снижает риски для работодателя, связанные с возможными штрафами и трудовыми спорами.

Следует помнить о ключевых моментах:

• Выдача новой трудовой книжки – при первом трудоустройстве или утере оригинала.
• Сроки выдачи строго регламентированы (день увольнения, до трёх рабочих дней при приёме).
• Необходимо вести журнал учёта и обеспечивать надёжное хранение документов.
• Электронная трудовая книжка дополняет, но не заменяет бумажный вариант.
• При нарушении порядка выдачи сотрудник имеет право на защиту своих интересов через трудовую инспекцию и суд.

Соблюдение этих правил гарантирует прозрачность трудовых отношений и законную защиту интересов обеих сторон.