В процессе оформления труда в России трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовое право. Ее выдача может возникнуть в нескольких ситуациях: при первом трудоустройстве, при замене утраченной книжки, либо при увольнении и последующей передаче нового документа. Ниже – пошаговое руководство, основанное на действующем законодательстве и практике.

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 и ст. 66.1 регулируют порядок выдачи и оформления трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 1030 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовой книжки» уточняет форматы и требования к оформлению.
• С 2021 г. допускается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные формы остаются обязательными для большинства работодателей;

Кто обязан вести трудовые книжки?

Все работодатели, за исключением физических лиц‑незарегистрированных ИП, обязаны вести трудовые книжки каждому работнику, проработавшему более пяти дней, если занятость является основной.

Что фиксируется в книге?

В графе 1 – порядковый номер записи;
графа 2 – дата выдачи;
графа 3 – запись о поднесенном письменном заявлении о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
графа 4 – заявление работника с датой и номером его регистрации.

Когда выдается новая трудовая книжка?

1. Первое трудоустройство (отсутствует трудовой стаж и книжка).
2. Потеря или порча старой книжки.
3. Переход на электронный формат.
4. Выдача при увольнении (для оформления новых записей).

Первый раз: порядок оформления

Если сотрудник впервые подписывает трудовой договор, работодатель обязан в течение недели после приема:

• Попросить сотрудника предоставить заявление об оформлении новой трудовой книжки (образец – см. ниже).
• В присутствии работника вручную заполнить графики 1‑4 согласно требованиям КонсультантПлюс.
• Подписать оба экземпляра (работодатель и работник).

Электронные трудовые книжки

Переход на ЭТК возможен по инициативе работодателя или работника. При этом:

• Необходимо согласовать формат с ФЛСС (Федеральный листок безопасного хранения).
• Сроки перехода – не более 6 месяцев с даты решения.
• При приёме сотрудника с ЭТК проверяется наличие записи в базе данных Росреестра/ФНС.

Оформление заявления на выдачу новой книжки

Заявление – обязательный документ, который фиксируется в графе 3 и 4 трудовой книжки. Ниже – типовой образец.

Образец заявления (2023‑2025)

Заявление
о выдаче новой трудовой книжки

Я, ________________________ (ФИО), паспорт: _______________ выдан _______________ (кем), ИНН _____________,
заявил(а) о необходимости оформить новую трудовую книжку в связи с:

□ первым трудоустройством;
□ потерей (порчей) предыдущей книжки;
□ переходом на электронный формат.

Прошу выдать мне новую трудовую книжку _____________ (дата) и внести соответствующую запись в графе 1‑4;

Подпись: ______________________

В графе 4 указываются дата и номер регистрации заявления, а также подпись работника.

Особенности при увольнении

При прекращении трудового договора выдача новой книжки происходит в тот же день, когда производится запись об увольнении. При этом:

• Работодатель оформляет приказ (распоряжение) об увольнении.
• В книжке в графу 1 вносится номер записи о выдаче новой книжки.
• В журнал учёта выдачи документов вносится запись о передаче книжки (даже если отправка производится почтой).

Пошаговый алгоритм выдачи новой книжки

1. Сбор документов – паспорт, ИНН, копия предыдущей книжки (если есть).
2. Получение заявления от работника (образец выше).
3. Заполнение трудовой книжки вручную или в электронном виде.
4. Подпись сторон – работодатель и работник.
5. Внесение записи в графы 1‑4.
6. Фиксация в журнале учёта (номер, дата, способ передачи).
7. Передача книжки работнику (вручную или по почте).
8. Контрольный звонок/письмо с подтверждением получения.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника – без подписи запись считается недействительной.
• Неправильное заполнение графа 3 – требуется указать основание (первое трудоустройство, потеря и т.д.).
• Неучтённый переход на ЭТК – при переходе необходимо обновить внутренние регламенты и обучить персонал.
• Отсутствие записи в журнале учёта – даже при отправке документов по почте требуется отметка о почтовой отправке.
• Несоответствие даты выдачи и даты увольнения – при увольнении дата выдачи должна совпадать с датой прекращения труда.

Практические рекомендации работодателю

1. Разработайте внутренний регламент выдачи трудовой книжки, включающий все пункты из раздела 4.
2. Обучите HR‑специалистов работе с заявлениями и заполнению графа 3/4.
3. Храните образцы заявлений и формы трудовой книжки в электронном виде для быстрого доступа.
4. При переходе на электронные формы заранее согласуйте процедуру с ФСС и проверьте совместимость программного обеспечения.
5. Регулярно проверяйте соответствие записей в журнале учёта и в книжках во время внутренних аудитов.

Грамотная выдача новой трудовой книжки – важный элемент юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником. Соблюдение требований Трудового кодекса, правильного заполнения граф 1‑4, своевременное оформление заявления и ведение журнала учёта позволяют избежать споров и штрафов. При переходе на электронные формы необходимо учитывать особенности их хранения и передачи, но основной алгоритм работы остаётся прежним.

Соблюдая описанный выше порядок, вы обеспечите прозрачность процесса, защитите интересы своей организации и создадите комфортные условия для новых сотрудников.