С 1 января 2020 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки․ Тем не менее, многие работники и работодатели продолжают пользоваться бумажным вариантом․ Ниже подробно рассматриваем, как происходит выдача новых трудовых книжек, какие правила действуют и что важно помнить обеим сторонам․

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Согласно Порядку, установленному Федеральным законом, трудовые книжки могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде․ При этом:

• Электронная трудовая книжка формируется в системе СФР (Фонд социального и пенсионного страхования России)․
• Переход на электронный формат является добровольным․
• Работник имеет право в любой момент запросить переход обратно к бумажному варианту․

После подачи заявления о переходе на электронную форму работодатель обязан выдать подтверждающий документ в течение 3 рабочих дней․

Что содержит электронная трудовая книжка?

Электронная запись включает:

1. ФИО работника․
2. Дата рождения․
3. Сведения о местах работы и периодах занятости․
4. Дата и основание увольнения (если применимо)․
5. Подпись работодателя или уполномоченного лица․
6. Печать организации (при наличии)․

Выдача оригинала трудовой книжки

По закону, работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника․ При этом:

• Если заявление оформлено в электронном виде, выдача происходит в электронном формате․
• Если работник предпочитает бумажный вариант, он получает оригинал на бумаге․

Важно помнить, что в бумажной книжке теперь ставится только подпись работодателя (или лица, ответственного за её ведение) и печать организации․

Как оформить заявление о выдаче новой трудовой книжки

Заявление может быть подано в любой удобной форме (бумажный лист или электронное письмо)․ В нём необходимо указать:

1. ФИО работника․
2. Номер и серия текущей (или предыдущей) трудовой книжки․
3. Тип выдаваемого документа (бумажный оригинал, электронный файл, дубликат)․
4. Сроки и способ получения (лично, по почте, электронной почтой)․

После подачи заявления работодатель оформляет выдачу в течение установленного срока․

Что делать, если требуется дубликат?

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

• Потеря оригинала․
• Повреждение документа․
• Требование работника о замене (например, при ошибке в записи)․

Для получения дубликата работник также подаёт заявление, после чего работодатель оформляет выдачу в течение 3 рабочих дней․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную версии трудовой книжки?
Ответ: Да․ Закон позволяет работнику хранить оба формата одновременно․ Электронный вариант хранится в системе СФР, а бумажный – в личных бумажных документах․

Вопрос: Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Ответ: Выписку можно получить через личный кабинет на портале СФР или запросить в отделении Фонда․

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать оригинал?
Ответ: В этом случае работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или в суд для защиты своих прав․

Рекомендации для работодателей

Для соблюдения требований законодательства рекомендуется:

• Ведить журнал учёта трудовых книжек (образец заполнения доступен на сайте СФР)․
• Обеспечить своевременное оформление заявлений работников․
• Сохранять электронные копии всех выдаваемых документов не менее 5 лет․
• Регулярно обновлять информацию в системе СФР․

Выдача новых трудовых книжек – процесс, регулируемый строгими нормами Трудового кодекса и Федерального закона․ Соблюдение установленных сроков и правил позволяет как работникам, так и работодателям избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовой деятельности․ При необходимости всегда можно перейти от бумажного к электронному формату, а также наоборот, сохранив при этом все права, закреплённые законодательством․

Для более подробного ознакомления с нормативно-правовыми актами, формами и консультациями экспертов рекомендуем посетить официальный портал СФР России․