Вопрос о том‚ в какие именно ситуации работодатель обязан выдать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки‚ регулируется Трудовым кодексом РФ‚ Федеральным законом «О труде» и рядом нормативных актов. Ниже – подробный разбор правовых оснований‚ процедуры выдачи и особенностей оформления.
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64‚ ст. 84.1) – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Федеральный закон № 166‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части регулирования отношений‚ связанных с трудовыми книжками» (в редакции от 2024 г.) – уточняет сроки и формы выдачи.
- Постановления Правительства РФ и разъяснения Министерства труда и социальной защиты.
Когда выдача обязательна?
Оригинал бумажной трудовой книжки выдается в следующих случаях:
- Увольнение (прекращение трудового договора) – в день увольнения или в течение 3‑х рабочих дней после подачи заявления сотрудника.
- Отказ от ведения электронной трудовой книжки – если работник не написал заявление об отказе‚ выдача осуществляется одновременно с электронной записью.
- Получение пенсии – при переходе сотрудника на пенсионный режим.
- По требованию работника в течение срока действия трудового договора (например‚ при необходимости предоставить копию в сторонних организациях).
Порядок выдачи при увольнении
Основные шаги
- Сотрудник подает заявление об увольнении (или об отказе от электронной формы).
- Работодатель оформляет акт приема‑передачи оригинала трудовой книжки.
- Сотруднику выдается копия (ксерокопия) страниц‚ где отражаются сведения о работе‚ а также расписка о получении оригинала.
- Если в день увольнения сотрудник отсутствует‚ работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой или соглашается на её отправку по почте.
Сроки
Согласно ст. 84.1 ТК РФ‚ выдача должна произойти не позднее 3‑х рабочих дней со дня подачи заявления. При отсутствии сотрудника в день увольнения выдача откладывается‚ но не более 10‑ти календарных дней.
Документы‚ необходимые для выдачи
- Заявление работника (в произвольной форме) о выдаче оригинала трудовой книжки.
- Акт приема‑передачи (образец заполняется в соответствии с Приказом Минтруда № 695 от 2020 г.).
- Расписка о получении – подпись сотрудника в журнале/реестре.
- Копия (ксерокопия) страниц трудовой книжки‚ где фиксированы сведения о трудовой деятельности.
Особенности выдачи в случае отсутствия сотрудника
Если в день увольнения сотрудник не вышел на работу‚ работодатель обязан:
- Отправить ему письмо‑уведомление о необходимости явиться за книжкой.
- Получить письменное согласие на отправку оригинала по почте (с указанием адреса и способа получения).
- Сохранить копию уведомления и подтверждения отправки в деле.
Электронная vs. бумажная трудовая книжка
С 2022 г. в РФ допускается ведение электронной версии трудовых книжек в ПФР. При этом:
- Если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы‚ работодатель может одновременно вести обе версии.
- Оригинал бумажной книжки выдается только по запросу работника или при увольнении.
- В случае отправки по почте оригинал считается выданным в день получения подписи о получении.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать оригинал книжки‚ если сотрудник продолжает работать? – Да‚ по запросу сотрудника (например‚ для подачи в другую организацию) выдача возможна в любой момент‚ но не реже одного раза в 3 года.
- Какие сроки хранения копий в ПФР? – Копии в ПФР хранятся до 75 лет‚ но оригинал в бумажном виде должен быть выдан в установленные сроки.
- Что делать‚ если сотрудник отказывается принимать оригинал? – Работодатель сохраняет копию и подпись в журнале; в случае дальнейшего спора можно потребовать возврат книжки в течение 3 рабочих дней.
- Нужен ли акт при выдаче по почте? – Да‚ в сопроводительном письме указываются реквизиты‚ сроки и способ отправки; копия акта хранится в деле.
Главное правило – выдача оригинала бумажной трудовой книжки обязательна в день увольнения или в течение 3‑х рабочих дней после подачи заявления. При отсутствии сотрудника работодатель обязан обеспечить его получение через почтовое отправление или уведомление. Соблюдение этих требований позволяет избежать споров и ответственности перед контролирующими органами.
Для полного соответствия законодательству рекомендуется:
- Вести должный учет всех заявлений и актов.
- Сохранять копии всех документов в электронном виде не менее 5 лет.
- Регулярно консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делу.
Автор: кадровый консультант‚ 2025 год.