Вопрос о том, имеет ли работодатель право выдать оригинал трудовой книжки сотруднику для подачи в Пенсионный фонд РФ (ПФР), остаётся актуальным как для бухгалтеров, так и для кадровых служб. Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок действий, возможные риски и практические рекомендации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 определяет обязанность работодателя вести и хранить трудовую книжку; выдача на руки допускается только в случаях, прямо предусмотренных законом.
- Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» – регулирует взаимодействие работодателя и ПФР при подтверждении стажа и заработка.
- Приказ Минтруда России от № 713н – утверждает форму сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику, и порядок их заполнения.
- Приказ Минтруда России от № 320н – устанавливает форму бумажной трудовой книжки и порядок её ведения.
- ФЗ от № 439‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – п. 5 ст. 2 предоставляет работнику право в любое время перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Из указанных норм следует, что трудовая книжка является документом, находящимся на хранении у работодателя. Выдача её сотруднику возможна только по конкретным основаниям, а не по желанию работника.
Когда допустима выдача трудовой книжки на руки?
Закон допускает временную выдачу оригинала трудовой книжки в следующих ситуациях:
- По письменному запросу Пенсионного фонда РФ (или другого органа, уполномоченного получать сведения о трудовой деятельности). Запрос должен быть оформлен официально, содержать реквизиты организации‑запрашивающей и цель предоставления документа.
- Для подачи документов в другие государственные органы (например, суд, органы соцзащиты) при наличии соответствующего официального требования.
- При переходе на электронную трудовую книжку – работник пишет заявление о переходе на ЭТК; после внесения сведений в электронный реестр работодатель выдаёт бумажную книжку на руки для личного хранения (ст. 5 ФЗ‑439).
- Получить и зарегистрировать запрос – зафиксировать дату получения, номер и содержание запроса;
- Проверить наличие трудовой книжки у работника – убедиться, что документ ведётся и находится в личном деле сотрудника.
- Подготовить сопроводительное письмо – указать, что документ предоставляется временно по запросу ПФР, приложить копию запроса.
- Выдать трудовую книжку сотруднику под расписку – в акте приёма‑передачи фиксируются ФИО сотрудника, дата выдачи, условие возврата документа после использования.
- Контролировать срок возврата – обычно документ возвращается в течение трёх рабочих дней после получения подтверждения от ПФР о приёме сведений (по согласованию с фондом).
- Сделать отметку в личном деле – о факте выдачи и возврата трудовой книжки.
- Потеря или повреждение документа – если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан восстановить её за свой счёт (ст. 65 ТК РФ).
- Нарушение конфиденциальности – доступ к сведениям о трудовой деятельности получает не только ПФР, но и третьи лица, если документ передан без контроля.
- Административные штрафы – по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек возможно наложение штрафа на должностное лицо и организацию.
- Трудовые споры – сотрудник может оспорить действия работодателя в суде, требуя восстановления нарушенного права на сохранность трудовой книжки.
- Работодатель продолжает вести бумажную книжку до момента подачи заявления о переходе.
- После получения заявления делается закрывающая запись в бумажной книжке, а сведения передаются в ПФР через электронный взаимодействующий канал.
- Бумажная книжка выдаётся сотруднику на руки один раз для личного хранения; дальнейшее хранение и предоставление сведений осуществляется в электронном виде.
- Ведите реестр запросов от ПФР и других органов – фиксируйте дату, номер, цель и срок возврата документа.
- Оформляйте выдачу трудовой книжки только под расписку с чётким указанием условия возврата.
- Информируйте сотрудников о порядке получения справок и выписок из трудовой книжки (например, заверенные копии) вместо выдачи оригинала.
- Рассмотрите переход на ЭТК для сотрудников, часто требующих документы для ПФР – это упростит взаимодействие и снизит риски.
- Обучайте кадровую службу основам трудового законодательства по ведению и хранению трудовых книжек.
В случае, когда сотрудник просит трудовую книжку для подачи в ПФР без официального запроса со стороны фонда, выдача оригинала считается неправомерной.
Порядок действий при получении запроса от ПФР
Если Пенсионный фонд направил организации письменный запрос о предоставлении подлинника трудовой книжки, работодатель должен выполнить следующие шаги:
Важно: выдача на руки без расписки и без фиксированного срока возврата считается нарушением ст. 66 ТК РФ и может повлечь административную ответственность.
Ограничения и риски при незаконной выдаче
Альтернатива: электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года работник имеет право перейти на ЭТК. При этом:
Переход на ЭТК значительно снижает необходимость выдачи оригиналов на руки, так как большинство запросов ПФР удовлетворяются через электронный обмен данными.
Практические рекомендации для работодателя
Выдача оригинальной трудовой книжки сотруднику на руки во время его работы допускается только в случаях, прямо предусмотренных законом: по официальному запросу Пенсионного фонда РФ (или другого уполномоченного органа) либо при переходе на электронную трудовую книжку. Любая иная выдача без соответствующего основания считается нарушением трудового законодательства и влечёт риски для работодателя.
Соблюдение установленного порядка – получение письменного запроса, оформление выдачи под расписку, контроль срока возврата и документирование всех действий – позволит избежать штрафов, трудовых споров и потери важного кадрового документа.
При наличии возможности рекомендуется переводить сотрудников на электронную трудовую книжку, что существенно упрощает взаимодействие с ПФР и обеспечивает сохранность данных о трудовой деятельности.