Одним из самых распространенных заблуждений в сфере трудовых отношений является мнение, что трудовую книжку (ТК) можно выдать работнику только в день его увольнения. На самом деле, законодательство (Трудовой кодекс РФ) предусматривает возможность её выдачи и в период действия трудового договора. Однако это исключительная мера, требующая соблюдения строгих условий. Давайте разберемся, когда, кому и как можно вручить главный документ о трудовой деятельности до прекращения работы.

Основной принцип: выдача только при увольнении

Согласно статье 67 ТК РФ, основное правило гласит: трудовая книжка работника хранится у работодателя и выдается работнику только в день увольнения (при прекращении трудового договора) или в случае его временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Это правило призвано гарантировать актуальность и полноту записей в документе.

Исключения: когда можно выдать ТК до увольнения

Законодательство выделяет несколько ситуаций, когда выдача трудовой книжки до фактического увольнения не только возможна, но и необходима. К ним относятся:

Временное отсутствие работника

Это самое частое и законное основание. Если работник находится в:

• ежегодном оплачиваемом отпуске;
• командировке;
• временной нетрудоспособности (больничный);
• отсутствии по иным уважительным причинам (например, по уходу за ребенком).

В этих случаях работник может запросить трудовую книжку для её предъявления в иные организации (например, для оформления кредита, визы, поступления в учебное заведение). Работодатель обязан выдать документ на время отсутствия работника.

Утрата (повреждение) трудовой книжки работником

Если работник утратил или повредил свою трудовую книжку, он обязан незамедлительно сообщить об этом работодателю. В этом случае работодатель:

1. Оформляет заявление работника об утрате.
2. Вносит в новую (заменяющую) трудовую книжку все имеющиеся в ней записи на основании имеющихся у работодателя документов (приказы, личные карточки).
3. Выдает новую книжку работнику до момента его увольнения, так как необходимость в ней возникла в период работы.

Замена трудовой книжки в связи с её заполнением

Если все поля в трудовой книжке заполнены, работодатель обязан оформить новую. Процедура аналогична случаю с утратой: на основании архивных данных в новую книжку переносятся все записи. Новая книжка выдается работнику сразу после оформления, то есть до увольнения.

Намерение работника уволиться по собственному желанию (по соглашению сторон)

Это спорный и рискованный для работодателя момент. Если работник подал заявление об увольнении по собственному желанию (или стороны договорились о расторжении по соглашению), но ещё не отработал срок предупреждения (обычно 2 недели), он может попросить выдать ему трудовую книжку досрочно.

Важно! Закон не запрещает такую выдачу, но:

• Работодатель рискует, что работник, получив книжку, может не отработать оставшийся срок, а найти новую работу и уволится «по факту», не завершив процедуру.
• В книжке на дату выдачи будет стоять последняя запись. Если после этой даты произойдут события (выдача премии, взыскание, изменение оклада), их уже не отразить.

Рекомендация: В такой ситуации лучше дождаться дня фактического увольнения. Если же работник настаивает, необходимо оформить расписку о том, что он получил трудовую книжку с последней записью на текущую дату и понимает, что последующие записи в неё вноситься не будут; Это защитит работодателя от претензий.

Правильная процедура выдачи трудовой книжки до увольнения

Чтобы избежать проблем, при любой выдаче трудовой книжки до прекращения трудового договора необходимо соблюдать следующий алгоритм:

1. Письменное заявление работника. Работник должен написать заявление с просьбой выдать ему трудовую книжку, указав причину (например, «для предоставления в банк» или «в связи с утратой»).
2. Оформление расписки. На отдельном листе или в самом заявлении работник расписывается в получении своей трудовой книжки. В расписке обязательно должна быть дата выдачи. Это ключевой документ для работодателя, подтверждающий, что книжка находилась у работника в определенный период.
3. Проверка актуальности. Перед выдачей работодатель (или уполномоченное лицо) должен убедиться, что в книжке нет неподписанных записей, все вкладыши на месте, нет повреждений.
4. Срок возврата (если важен). Если выдача связана с временным отсутствием (отпуск, командировка), можно дополнительно оговорить с работником срок возврата книжки. Хотя закон прямого срока не устанавливает, это поможет избежать долгого «зависания» документа у работника.

Типичные ошибки работодателей и их последствия

• Выдача без заявления и расписки. Это самая частая и опасная ошибка. Если после этого работник, например, уволится и предъявит новому работодателю старую книжку без записи об увольнении, или заявит, что потерял её, восстановление будет очень сложным. Работодатель не сможет доказать, что передал документ.
• Выдача по устной просьбе. Устные просьбы не имеют юридической силы. Все должно быть оформлено письменно.
• Выдача при увольнении по соглашению сторон без расписки. Риск, что работник не уведомит нового работодателя об увольнении и продолжит числиться на старом месте, а потом предъявит «чистую» книжку для трудоустройства.
• Невнесение записи о выдаче. В самой трудовой книжке запись о её выдаче не делается. Доказательством является только расписка.

Последствия для работодателя: за нарушение порядка выдачи трудовой книжки предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и юридических лиц). Кроме того, работник может потребовать возмещения ущерба, если из-за отсутствия книжки он не смог устроиться на работу.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если работник дал согласие на ведение ЭТК, то:

• Бумажная трудовая книжка не оформляется (или, если была, после первого внесения сведений в ЭТК она возвращается работодателю для хранения).
• Все сведения о работе и увольнении вносятся в электронный реестр.
• При увольнении (или временном отсутствии) работник может получить выписку из электронной трудовой книжки (на бумаге или в электронном виде).

Ключевой момент: Выдача выписки из ЭТК до увольнения также регулируется теми же правилами. Нужно заявление и расписка о получении документа. Но сама «книжка» физически у работодателя не хранится, что упрощает процедуру и снижает риски её потери.

1. Главное правило: Трудовую книжку выдают по окончании трудовых отношений. Выдача до увольнения — это исключение.
2. Законные причины: временное отсутствие работника (отпуск, больничный), утрата/повреждение документа, его полная заполненность.
3. Обязательное условие: Любая выдача, особенно досрочная, должна быть оформлена письменным заявлением работника и его распиской о получении. Без этого работодатель действует на свой страх и риск;
4. При увольнении по соглашению или по заявлению работника лучше не выдавать книжку досрочно. Если же работник настаивает — только с подробной распиской, где он подтвердит, что получил документ с последней актуальной записью и понимает, что новые записи в него вноситься не будут.
5. Для электронных трудовых книжек процедура аналогична: выдаем выписку только по заявлению с распиской.

Соблюдение этих простых правил защитит и работодателя от административных штрафов и судебных споров, и работника — от потери важнейшего документа, подтверждающего его трудовой стаж.

Статья подготовлена на основе анализа норм Трудового кодекса Российской Федерации и разъяснений контролирующих органов. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом.