Увольнение сотрудника — это сложный процесс‚ который требует от работодателя строгого соблюдения норм трудового законодательства. Одним из ключевых моментов при прекращении трудовых отношений является оформление и возврат персональных документов работника. Самое главное помнить‚ что работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в случае увольнения в последний день его работы. Это правило строго регламентировано Трудовым кодексом РФ и не подлежит игнорированию.

Нормативная база: что говорит закон?

Обязанность работодателя по выдаче документов при увольнении четко прописана в статье 84.1 ТК РФ. Согласно данной норме‚ в день прекращения трудового договора работодатель обязан вернуть сотруднику его трудовую книжку с уже внесенной записью об увольнении.

Помимо трудовой книжки‚ в 2026 году полный пакет обязательных документов включает:

• Бумажную трудовую книжку (если она велась) или выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р;
• Справку о доходах и суммах НДФЛ;
• Справку для расчёта больничного (о заработке для исчисления пособий);
• Иные документы‚ связанные с работой‚ по письменному заявлению сотрудника.

При этом важно отметить: работодатель обязан полностью произвести расчет и выплатить все причитающиеся работнику денежные средства в тот же день.

Сроки выдачи: когда выдавать документ?

Закон устанавливает жесткие временные рамки. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку. Задержка даже на один день является нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой серьезные последствия для компании‚ включая обязанность возместить работнику неполученный заработок за время задержки.

Особенности выдачи в 2026 году: бумажная и электронная книжки

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) процедура выдачи документов приобрела новые нюансы. Сегодня действует следующее правило:

1. Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка‚ и он от ее ведения не отказывался‚ работодатель при увольнении обязан выдать именно ее на руки с внесенной записью об увольнении. Выдавать форму СТД-Р в этом случае работодатель не обязан.
2. Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (отказался от ведения бумажной)‚ то в день увольнения работодатель должен выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
3. Если на работника бумажная трудовая книжка не заводилась (например‚ он впервые устроился на работу после введения ЭТК)‚ то выдается только форма СТД-Р.

Правила внесения записи об увольнении

Просто отдать бланк недостаточно. В трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт‚ часть или статью ТК РФ. Запись об увольнении в трудовые книжки вносит ответственный кадровый специалист.

Требования к оформлению записи:

• Запись должна точно соответствовать формулировке приказа об увольнении и Трудовому кодексу РФ.
• Кадровый специалист заверяет внесенную запись своей подписью и печатью организации (при наличии).
• Работник обязательно должен быть ознакомлен с записью об увольнении в своей трудовой книжке под роспись.

Стоит отметить важный нюанс: знакомить сотрудника с запиской-расчетом (документом для бухгалтерского расчета выплат) работодатель не обязан‚ в отличие от ознакомления с приказом об увольнении и записью в трудовой.

Что делать‚ если работник не явился за документом?

Нередки ситуации‚ когда в последний день работы сотрудник отсутствует на рабочем месте (например‚ находится на больничном или просто не пришел). В таком случае работодатель обязан обеспечить выдачу трудовых книжек на руки в месте исполнения трудовых обязанностей‚ но если это невозможно‚ закон предлагает следующий алгоритм:

• Работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
• Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
• Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.

Ответственность работодателя за невыдачу

Невыдача трудовой книжки в день увольнения — это прямое нарушение прав работника. Без этого документа он не может устроиться на новую работу‚ что лишает его возможности зарабатывать. Если работнику не выдали при увольнении трудовую книжку‚ работодатель обязан:

1. Возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки (согласно ст. 234 ТК РФ).
2. Изменить дату увольнения на дату фактической выдачи трудовой книжки‚ если работник потребует этого.
3. Выплатить компенсацию морального вреда‚ если работник обратится с таким требованием в суд;

Процедура увольнения требует от отдела кадров максимального внимания. Выдача трудовой книжки или формы СТД-Р — это не просто формальность‚ а важная юридическая обязанность. Своевременное оформление записей‚ ознакомление сотрудника под роспись и возврат документа в последний день работы позволят избежать судебных разбирательств и финансовых потерь для компании.