Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, когда именно работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику, регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и рядом подзаконных актов. Ниже представлен подробный разбор всех ситуаций, в которых выдача трудовой книжки обязательна, а также сроки и особенности оформления.
Общие положения о ведении и выдаче трудовой книжки
- Работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной (ст. 66 ТК РФ).
- С 1 января 2020 г. в России действует dual‑формат: бумажная и электронная трудовая книжка. Выбор формата делает сам работник (письменное заявление в свободной форме).
- Если работник выбрал электронный формат и отказался от бумажного варианта, работодатель выдаёт ему подтверждение о переходе на электронную трудовую книжку на руки под подпись.
Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
Это наиболее типичная ситуация, когда выдача трудовой книжки обязательна.
- В день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать трудовую книжку с внесённой в неё записью об увольнении (ст. 66 ТК РФ, пункты IV и VII КонсультантПлюс).
- Если последний рабочий день приходится на нерабочий день (выходной, праздничный), выдача производится в первый последующий рабочий день, но не позже трех рабочих дней с момента обращения работника (см. раздел о выдаче по запросу).
- При электронной трудовой книжке работник получает выписку из ЕФРСБ (электронный аналог трудовой книжки) в тот же день – последний день работы.
Выдача трудовой книжки по запросу работника в период работы
Трудовой кодекс допускает выдачу трудовой книжки и в течение действия трудового договора, если работник об этом просит.
- Работник подаёт письменное заявление (в свободной форме) о выдаче трудовой книжки на руки.
- Работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня получения такого заявления (п. VII КонсультантПлюс, «Выдача трудовой книжки работнику»).
- При электронном формате выдаётся выписка из ЕФРСБ, заверенная электронной подписью работодателя.
- Если работник запрашивает бумажную трудовую книжку, а у работодателя ведётся только электронный учёт, необходимо распечатать заверенную выписку и оформить её как бумажный документ (вкладыш к трудовой книжке недействителен без основной записи).
Специфика электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году
С 1 января 2020 г. все работодатели ведут электронные трудовые книжки в системе ЕФРСБ. Однако многие сотрудники по‑прежнему предпочитают бумажный вариант.
- ЭТК считается ведущей формой; бумажная книжка ведётся только по заявлению работника.
- При увольнении работник получает выписку из ЕФРСБ с отметкой о прекращении трудового договора. Эта выписка имеет равную юридическую силу с записью в бумажной трудовой книжке.
- Если работник требует бумажный документ, работодатель обязан распечатать выписку, заверить её печатью и подписью ответственного лица и выдать в течение трёх рабочих дней.
Сроки выдачи трудовой книжки – нормативные требования
| Ситуация | Срок выдачи |
|---|---|
| Увольнение (последний день работы) | В день увольнения (или первый последующий рабочий день, если последний день – выходной/праздник) |
| Запрос работника в период работы | Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления |
| Выдача дубликата при утере/порче | В течение трёх рабочих дней после обращения (по аналогии с запросом) |
Ответственность работодателя за нарушение сроков выдачи
Нарушение установленных сроков может повлечь:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций).
- Возможность взыскания компенсации морального вреда работником через суд.
- При повторных нарушениях – дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трёх лет.
Практические рекомендации для работодателей
- Назначить ответственного лица (например, специалиста отдела кадров) приказом по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек (включая ЭТК).
- Вести журнал учёта issued трудовых книжек и выписок из ЕФРСБ с указанием даты выдачи, ФИО работника и подписи получателя.
- При получении заявления о выдаче трудовой книжки сразу фиксировать дату получения и запускать внутренний процесс подготовки документа.
- Обеспечить наличие шаблонов заявлений и инструкций для сотрудников, чтобы минимизировать количество уточняющих вопросов.
- При работе с электронной формой регулярно проверять корректность данных в ЕФРСБ (СНИЛС, даты приёма/увольнения, наименование организации).
- Обучать кадровый персонал изменениям в законодательстве (например, нововведения 2025‑2026 годов о порядке выдачи выписок из ЕФРСБ).
Выдача трудовой книжки – обязательная процедура, строго регламентированная законодательством. Основные моменты, которые следует помнить:
- При увольнении – выдача в последний рабочий день (или первый последующий рабочий день).
- По запросу работника в период работы – не позднее трёх рабочих дней.
- Сроки одинаковы для бумажной и электронной форм; при электронном формате выдаётся выписка из ЕФРСБ.
- Нарушение сроков влечёт административную ответственность и возможные исковые требования работника.
Соблюдение этих правил не только защищает права работников, но и помогает работодателю избежать штрафов и репутационных потерь. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние нормативные акты и проводить обучение кадрового персонала, чтобы процесс выдачи трудовой книжки оставался прозрачным и своевременным.