Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его права в сфере трудового законодательства. Вопрос о том, кто именно отвечает за её выдачу, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у работников. В настоящей статье разберёмся, какие юридические нормы регулируют этот процесс, кто несёт ответственность за его правильность и какие последствия могут возникнуть при нарушении правил;
Правовое основание выдачи трудовой книжки
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в статье 239 определяет, что трудовая книжка должна быть выдана работнику в течение 3 рабочих дней со дня его приёма на работу.
- Статья 240 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать трудовую книжку при увольнении работника.
- Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23 июня 2015 г. (п. 63) уточняет порядок уведомления работника о необходимости забрать трудовую книжку, если адрес изменился.
Кто отвечает за выдачу?
Работодатель
Основная ответственность лежит на работодателе. Он обязан:
- Выдать трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня приёма на работу.
- Выдать трудовую книжку при увольнении в течение 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора.
- Уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку, если она не может быть передана лично.
- Обеспечить правильное ведение, хранение и учёт трудовых книжек.
Ответственное должностное лицо работодателя
Внутри организации ответственным за выдачу может быть:
- Служба кадров.
- Директор по персоналу.
- Уполномоченное лицо, назначенное руководителем.
Если в день увольнения отсутствует лицо, ответственное за выдачу, это считается виной работодателя, а не работника.
Работник
Работник обязан:
- Предоставить работодателю актуальный адрес для уведомления.
- Своевременно забрать трудовую книжку, если она выдана лично.
- Согласовать письменно пересылку трудовой книжки по почте, если лично не может забрать.
Процедура выдачи трудовой книжки
При приёме на работу
В течение 3 рабочих дней работодатель выдает работнику трудовую книжку. При этом:
- Заполняется запись о приёме на работу.
- Указывается дата выдачи.
- Подписывается работник и ответственное лицо.
При увольнении
В течение 3 рабочих дней со дня увольнения работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку.
- Заполнить запись о прекращении трудового договора.
- Подписать обе стороны.
Если работник не забрал трудовую книжку, работодатель должен:
- Отправить письменное уведомление (обычно заказным письмом) о необходимости забрать её.
- Получить согласие работника на пересылку по почте.
- После направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку.
Пересылка по почте
Пересылка возможна только с письменного согласия работника. Он может:
- Написать заявление заранее.
- Отправить заявление заказным письмом или телеграммой.
После отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Ответственность за неправильную выдачу
Материальная ответственность работодателя
В соответствии со статьей 234 ТК РФ, при незаконном лишении работника возможности трудиться работодатель может быть привлечён к материальной ответственности за причинённый ущерб.
Административная ответственность
Если работодатель не выдал трудовую книжку в срок, риск привлечения к административной ответственности высок; Это может включать штрафы, а также обязательства исправить нарушение.
Ответственность за неправильное ведение, хранение и учёт
Работодатель обязан вести учёт трудовых книжек, хранить их в надёжном месте и обеспечивать их целостность. Нарушения могут привести к:
- Потерям данных о стаже.
- Невозможности подтверждения трудового стажа.
- Юридическим спорам с работниками.
Как избежать конфликтов при выдаче трудовой книжки?
- Проверьте актуальность адреса работника для уведомлений.
- Назначьте ответственное лицо в отделе кадров.
- Ведите журнал выдачи и получения трудовых книжек.
- Соблюдайте сроки выдачи согласно ТК РФ.
- При необходимости пересылки оформляйте письменное согласие работника.
- Сохраняйте копии всех уведомлений и документов.
Выдача трудовой книжки — обязательное действие, регулируемое Трудовым кодексом РФ. Основная ответственность лежит на работодателе и его ответственном должностном лице. При правильной организации процесса можно избежать материальной и административной ответственности, а также недоразумений с работниками. Важно помнить, что своевременная и надёжная выдача трудовой книжки — это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к правам и стажу сотрудника.