Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК), однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для многих работников, особенно тех, кто трудился до введения ЭТК или оформил заявление на сохранение бумажного варианта. В связи с этим вопрос оформления выдачи трудовой книжки на руки остаётся одним из самых важных в кадровой практике.

Важно помнить: согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель не вправе произвольно выдавать трудовую книжку на руки работнику. Это допускается только в строго определённых случаях, и каждый из них требует правильного оформления документов. В противном случае работодатель может нести административную ответственность за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Когда можно выдать трудовую книжку на руки?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и разъяснениям Минтруда, трудовая книжка может быть выдана на руки работнику только в следующих случаях:

При увольнении — это основное и наиболее частое основание;
По письменному заявлению работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) — например, для оформления пенсии, кредита, загранпаспорта, участия в программе «Материнский капитал» и т.п.;
При передаче трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ (если работник сам подаёт документы на пенсию и требует оригинал);
При смене работодателя, если новый работодатель требует оригинал для внесения записи (но это редкий случай — обычно достаточно копии).

Важно! Выдача трудовой книжки на руки в период трудовых отношений (не при увольнении) возможна только по заявлению работника и только в целях предоставления сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Любая иная выдача — например, «для сдачи в банк» или «для подтверждения стажа» — без соответствующего заявления — является нарушением.

Пошаговая инструкция по оформлению выдачи трудовой книжки на руки

Шаг 1: Получение письменного заявления от работника

Работник должен подать заявление в произвольной форме, но с обязательным указанием:

ФИО, должность, подразделение;
Просьбу о выдаче трудовой книжки на руки;
Причину выдачи (например: «для оформления пенсии», «для предоставления в ПФР», «для получения кредита»);
Дата и подпись.

Образец заявления:

<b>Заявление</b>

Я, Иванов Иван Иванович, работник отдела продаж, прошу выдать мне на руки трудовую книжку в целях оформления пенсии в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: ___________ /Иванов И.И./

Шаг 2: Проверка и регистрация заявления

Кадровый отдел проверяет заявление на соответствие требованиям, регистрирует его в журнале входящей корреспонденции и направляет на подпись руководителю.

Шаг 3: Подготовка трудовой книжки к выдаче

Перед выдачей необходимо:

Убедиться, что все записи в трудовой книжке сделаны правильно, без ошибок и зачеркиваний;
Внести последнюю запись об увольнении (если выдача происходит при увольнении);
Сделать копию трудовой книжки (обязательно!), для архива работодателя;
Проверить наличие печати организации на всех записях (если книжка бумажная).

Шаг 4: Оформление расписки о получении

Расписка — обязательный документ! Без неё работодатель остаётся ответственным за хранение трудовой книжки, даже если она передана работнику.

Расписка может быть оформлена:

От руки на простом листе;
На фирменном бланке организации;
В виде отдельного бланка, утверждённого внутренними локальными актами;

Образец расписки:

<b>Расписка в получении трудовой книжки</b>

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 00 № 123456, выдан ОВД г. Москвы, получил от ООО «Пример» трудовую книжку № 1234567, выданную в 2018 году, в целях оформления пенсии.

Дата получения: 
Подпись: ___________ /Иванов И.И./
ФИО полностью: Иванов Иван Иванович

Важно: расписка должна содержать:

ФИО получателя;
Номер трудовой книжки;
Дата выдачи;
Цель выдачи (по заявлению);
Подпись получателя и расшифровка.

Шаг 5: Фиксация в учётных документах

Все действия по выдаче трудовой книжки должны быть зафиксированы:

В журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма № Т-49, утверждённая Росстатом);
В журнале регистрации заявлений работников;
В личной карточке работника (если используется).

В журнале учёта делается запись:

Дата выдачи;
ФИО работника;
Номер трудовой книжки;
Основание («по заявлению от » или «при увольнении»);
Подпись ответственного лица (кадровика);
Подпись работника (если выдача производится в присутствии).

Особенности выдачи при увольнении

При увольнении трудовая книжка выдаётся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник в этот день отсутствует:

Работодатель направляет ему письменное уведомление (по почте или электронно) с просьбой явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте;
Если работник не явится в течение 3 дней — книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении;
Ответственность за хранение книжки снимается только после её фактической передачи работнику или отправки по почте с подтверждением вручения.

Что делать, если работник требует выдать книжку «для сдачи в банк»?

Если работник просит выдать трудовую книжку не в рамках ст. 66.1 ТК РФ (например, для получения кредита), работодатель не обязан выдавать оригинал. Вместо этого:

Работник может подать заявление на выдачу копии трудовой книжки;
Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение 3 рабочих дней;
Копия заверяется печатью организации и подписью руководителя или уполномоченного лица;
На копии ставится надпись: «Копия верна» и дата выдачи.

Образец заявления на копию:

<b>Заявление на выдачу копии трудовой книжки</b>

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в банк «Сбербанк» при оформлении ипотечного кредита.

Подпись: ___________ /Иванов И.И./

Ответственность работодателя

Нарушение порядка выдачи трудовой книжки влечёт за собой:

Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации;
Риск судебных исков от работников, если книжка утеряна или повреждена после выдачи без расписки;
Потерю права на снятие ответственности за хранение книжки, даже если она «отдана» работнику, но без расписки, работодатель остаётся ответственным.

Выдача трудовой книжки на руки порядок оформления