Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника․ Именно на основе записей в ней в дальнейшем начисляется пенсия․ По закону работодатель обязан хранить трудовые книжки своих сотрудников у себя, выдавая их на руки только в строго определенных случаях․ Чтобы обезопасить себя от претензий и снять ответственность за сохранность документа во время его нахождения вне территории предприятия, работодателю необходимо брать с работника расписку о получении трудовой книжки на руки․
В каких случаях выдается трудовая книжка на руки?
Существуют две основные ситуации, когда оригинал трудовой книжки покидает сейф отдела кадров:
- Увольнение работника, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (ст․ 84․1 ТК РФ)․
- Временная выдача — для предоставления в Социальный фонд России (СФР) с целью оформления пенсии, а также для оформления загранпаспорта или иных целей․ В этом случае работник обязан вернуть документ в установленный срок․
- Выдача родственникам — в случае смерти работника, трудовая книжка выдается под расписку члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти․
Нужно ли писать расписку при увольнении?
Здесь существует важный юридический нюанс․ Согласно Трудовому кодексу РФ, наниматель не вправе требовать от увольняемого работника отдельную расписку о получении трудовой книжки, так как ее составление не является обязательным по ТК РФ․ Подтверждением выдачи документа служит подпись работника в Книге учета движения трудовых книжек․ Тем не менее, многие кадровики перестраховываются и просят написать отдельную расписку, чтобы избежать штрафов и споров в случае утери документа бывшим сотрудником․
Как правильно составить расписку?
Расписка может быть оформлена как от руки, так и в печатном виде на компьютере (на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия)․ Если документ пишется от руки, это дополнительно подтверждает подлинность подписи работника․
Обязательные реквизиты расписки:
- Наименование документа — «Расписка»․
- Дата и место составления․
- Ф․ И․ О․ работника, получающего документ․
- Паспортные данные работника․
- Наименование работодателя (например, ООО «Профессиональные решения»)․
- Обстоятельства выдачи — причина, по которой книжка выдана на руки (при увольнении, для оформления пенсии в СФР, для загранпаспорта и т․д․)․
- Обязательство возврата — если документ выдается на время, обязательно указывается дата, до которой работник обязуется вернуть трудовую книжку․
- Подпись служащего, получившего трудовую․
- Данные и подпись кадрового работника, ответственного за хранение книжек․
Образцы расписок на разные случаи (2026 год)
Ниже представлены шаблоны расписок для самых частых ситуаций․
Образец расписки при увольнении
Настоящей распиской, составленной [Ф․ И․ О․ работника] в соответствии со ст․ 84․1 Трудового кодекса Российской Федерации, подтверждается, что в связи с увольнением им получены на руки от [Наименование организации, например: ООО «Профессиональные решения»] следующие документы:
- Трудовая книжка, серия [серия], номер [номер];
- Справка о сумме заработка;
- Иные документы (по запросу)․
Трудовую книжку получил и претензий не имею․
Подпись: ______________ / [Ф․ И․ О․] /
Образец расписки для оформления пенсии (в СФР)
РАСПИСКА
Я, [Ф․ И․ О․], паспорт серии [серия] номер [номер], выданный [кем и когда выдан], работающий в [Наименование организации], настоящей распиской подтверждаю получение на руки оригинала моей трудовой книжки (серия [серия], номер [номер]) для предоставления в Социальный фонд России (СФР) с целью оформления пенсии․
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров [Наименование организации] не позднее [дата возврата]․
Подпись: ______________ / [Ф․ И․ О․] /
Образец расписки для оформления загранпаспорта
РАСПИСКА
Я, [Ф․ И․ О․], паспорт серии [серия] номер [номер], настоящим подтверждаю, что получил(а) на время оригинал трудовой книжки (серия [серия], номер [номер]) из [Наименование организации] для предоставления в [наименование органа, например: МВД/МФЦ] для оформления загранпаспорта․
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров в течение [количество] рабочих дней с момента получения, но не позднее [дата]․
Подпись: ______________ / [Ф․ И․ О․] /
Образец расписки родственника о получении трудовой книжки умершего работника
РАСПИСКА
Я, [Ф․ И․ О․ родственника], паспорт серии [серия] номер [номер], проживающий по адресу: [адрес], настоящей распиской подтверждаю получение надлежащим оформленной трудовой книжки серия [серия] N [номер] моего [степень родства, например: мужа/отца], [Ф․ И; О․ умершего работника], для оформления соответствующих выплат и пособий․
К расписке прилагаю копию свидетельства о смерти и документ, подтверждающий родство․
Подпись: ______________ / [Ф․ И․ О․] /
Ответственность и важные советы для работодателя
Выдавая оригинал документа, работодателю следует не только сделать его ксерокопию, но и взять с работника расписку․ Это снимает с компании ответственность в случае, если документ будет утерян сотрудником․ Если трудовая книжка выдана на время (например, для СФР или загранпаспорта), а работник ее не вернул, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости возврата документа․ В случае невыплаты или утери документа по вине работника, работодатель не будет оштрафован при наличии должным образом оформленной расписки․
Расписка, это простой, но крайне эффективный инструмент защиты интересов работодателя․ В 2026 году правила ведения и хранения трудовых книжек продолжают действовать, и грамотное оформление расписки (особенно при временной выдаче документа) поможет избежать кадровых споров, штрафов от трудовой инспекции и судебных разбирательств․