Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Именно с ее помощью можно подтвердить периоды работы для назначения пенсии, получения социальных выплат и оформления на новое место работы. Вопрос о том, имеют ли право выдать трудовую книжку на руки сотруднику, является одним из самых частых как у работников, так и у кадровиков.
Кому принадлежит трудовая книжка?
Существует распространенное заблуждение, что трудовая книжка, это собственность работника. Однако, согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка является собственностью работодателя, пока сотрудник состоит с ним в трудовых отношениях. Именно поэтому выдача оригинала документа на руки сотруднику в период работы строго регламентирована и, по общему правилу, не предполагается.
У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки на руки за исключением четко оговоренных законом ситуаций.
В каких случаях работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки?
Законодательство предусматривает два основных случая, когда оригинал трудовой книжки должен быть передан работнику:
- При увольнении работника. Это самый важный и обязательный момент. Наниматель обязан выдать документ в день увольнения и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Если работник подал заявление менее чем за три рабочих дня до своего увольнения, трудовая книжка все равно выдается не позднее дня увольнения (согласно п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
- Для предоставления сведений о трудовой деятельности в органы социального страхования. Если сотруднику необходимо предоставить оригинал трудовой книжки в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (например, для назначения пенсии или социальных выплат), работодатель обязан выдать документ по заявлению работника.
Особенности выдачи для целей социального страхования
Если трудовая книжка выдается не при увольнении, а для предоставления в соцорганы, действует строгое правило возврата. Работник, получивший оригинал на руки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе социального страхования вернуть ее работодателю.
Что делать, если нужна выписка или копия?
Если работнику необходимо подтвердить свой стаж или опыт работы для банка, визового центра или других учреждений, выдача оригинала не требуется. В таких случаях работодатель обязан:
- Выдать заверенную копию трудовой книжки.
- Выдать выписку из трудовой книжки.
- Предоставить сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (выписка из электронной трудовой книжки).
Для получения этих документов работнику также необходимо написать соответствующее заявление. Срок предоставления копий и выписок обычно составляет не более 3 рабочих дней.
Как составить заявление на выдачу трудовой книжки?
Чтобы получить оригинал документа (для соцорганов) или заверенную копию, работник должен написать заявление. В заявлении необходимо указать:
- Цель выдачи документа (например, «для предоставления в Пенсионный фонд РФ»).
- Просьбу выдать оригинал (если это предусмотрено законом) или копию/выписку.
- Дату и личную подпись сотрудника.
Работодатель не имеет права отказать в выдаче документа по такому заявлению, если цель его получения соответствует требованиям законодательства.
Можно ли получить трудовую книжку через доверенное лицо?
Бывают ситуации, когда уволенный сотрудник не может лично забрать свою трудовую книжку (например, переехал в другой город или заболел). В этом случае документ можно передать через представителя.
Для этого потребуется:
- Доверенность, оформленная в установленном законом порядке (лучше нотариальная), в которой четко прописано право доверенного лица на получение трудовой книжки.
- Паспорт доверенного лица;
Выдача трудовой книжки доверенному лицу полностью снимает ответственность с работодателя за задержку выдачи документа.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или социальных выплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки. Для этого работник также подает заявление, а работодатель вносит в дубликат сведения о стаже и местах работы на основании имеющихся документов (приказов, справок и т.д.).
Настоящий Порядок устанавливает строгие правила ведения и хранения трудовых книжек. Главное, что нужно помнить работнику:
- Просто так забрать оригинал трудовой книжки «на руки» на время работы нельзя — это собственность работодателя.
- При увольнении книжку обязаны выдать в последний рабочий день без задержек.
- Для предоставления в фонды социального страхования оригинал выдают по заявлению, но его нужно вернуть в течение 3 рабочих дней.
- Во всех остальных случаях (банки, визы и т.д.) достаточно заверенной копии или выписки.
- Забрать документ при увольнении может доверенное лицо по нотариальной доверенности.
Соблюдение этих простых правил поможет избежать конфликтов с работодателем и гарантирует сохранность вашего трудового стажа.