Вопрос о передаче трудовой книжки третьему лицу по доверенности часто возникает у работников, которые не могут лично явиться в отдел кадров по причине болезни, переезда, командировки и т.п. Ниже разберём, что предписывает законодательство, какие правила действуют на практике и как правильно оформить доверенность, чтобы избежать конфликтов с работодателем.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные выплаты, причины увольнения и т.д. Она обязательна для всех сотрудников, которые работали в РФ более 3 месяцев. По закону работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения (статья 137 Трудового кодекса РФ).
Законодательные основы передачи трудовой книжки по доверенности
- Постановление Правительства РФ от № 225 – устанавливает порядок выдачи трудовой книжки по доверенности. При получении по доверенности работник не подписывает запись в личной карточке и в книге учета, поэтому эти записи делает лицо, которому выдана доверенность.
- В Трудовом кодексе РФ не предусмотрено прямое право на передачу полномочий по внесению записей в трудовую книжку по доверенности. Это значит, что работодатель может отказать в выдаче, если не будет уверён в законности доверенности.
- Однако статья 185 ГК РФ позволяет получать заработную плату по доверенности, но это не относится к трудовым книжкам.
Практика выдачи трудовой книжки по доверенности
Согласно порталу «Кадровик‑практик» и позиции Роструда, работодатели чаще всего предпочитают:
- Отправлять трудовую книжку по почте после получения от работника уведомления о необходимости явки.
- Не выдавать книжку по доверенности, если не уверены в её законности.
Тем не менее, в некоторых компаниях практикуется выдача по доверенности, особенно если доверенность оформлена в надлежащем порядке и заверена нотариально.
Как правильно оформить доверенность на получение трудовой книжки
Ниже приведён примерный образец доверенности (апрель 2025), который можно адаптировать под свои нужды. Важно, чтобы:
- Доверенность была подписана работником и заверена нотариально.
- В ней указаны точные данные: ФИО, дата и место рождения, паспортные данные.
- Указано конкретное лицо, которому передаются полномочия, и точный перечень действий (получение трудовой книжки, подписывание записи).
- Указана дата и срок действия доверенности.
Пример:
ДОВЕРЕННОСТЬ Я, ФИО работника, паспорт № ___, выдан ___, дата рождения ___, проживающий по адресу ___, настоящей доверенностью уполномочиваю __________________ (ФИО доверенного лица), паспорт № ___, выдан ___, проживающего по адресу ___, получить от меня трудовую книжку, подписать в ней запись о выдаче, а также выполнить все действия, связанные с оформлением данной выдачи в отделе кадров. Доверенность действительна с ___ до ___. Подпись работника _____________________ Нотариус _____________________
После подписания и нотариального заверения доверенность вместе с копией паспорта работника передаётся в отдел кадров.
Что может пойти не так?
- Работодатель может отказать в выдаче, если не увидит нотариального заверения.
- Если в доверенности отсутствует конкретика (не указано, что именно может делать доверенное лицо), работодатель может считать её недействительной.
- При отсутствии подписи работника в личной карточке и в книге учета, работодатель может потребовать от доверенного лица предоставить дополнительные документы.
Как избежать конфликтов с работодателем?
- Убедитесь, что доверенность заверена нотариально.
- Проверьте, что в доверенности указаны все необходимые реквизиты.
- Сохраните копию доверенности и отправьте её работодателю по электронной почте или факсу.
- Если работодатель отказывается, попросите объяснить причину и уточните, можно ли получить книжку через почту.
Трудовая книжка может быть выдана по доверенности, но только при соблюдении всех юридических требований: нотариальное заверение, точный перечень полномочий, наличие всех реквизитов. Работодатель имеет право отказать, если не уверен в законности документа. Поэтому перед тем как оформить доверенность, лучше уточнить у отдела кадров, какие именно документы они принимают.
Если вы планируете воспользоваться этим способом, следуйте приведённому образцу и убедитесь, что все шаги выполнены корректно. Это поможет избежать задержек и конфликтов с работодателем.