Выдача трудовой книжки по доверенности – процедура, регулируемая ТК РФ и нормативными актами Госкомстата. В статье разобраны все нюансы подписи, оформления доверенности и требований к заполнению соответствующих граф в журнале учёта трудовых книжек.
Когда требуется подпись по доверенности?
Подпись в трудовой книжке может ставиться не только работником, но и его доверенным лицом. Это особенно актуально, когда:
- Работник находится в отъезде, на больничном, в отпуске или иначе не может лично посетить отдел кадров.
- Необходимо оформить выдачу книжки в случае расторжения трудового договора.
- Требуется передача книжки третьему лицу (например, новому работодателю).
Кто может выступать в роли доверенного лица?
В доверенности могут быть указаны:
- Физическое лицо – например, руководитель отдела кадров, юрист компании.
- Юридическое лицо – представительство организации, уполномоченное на приём трудовой книжки.
Важно, чтобы в доверенности чётко прописаны полномочия: получение, проверка и подпись трудовой книжки.
Как правильно оформить доверенность?
Ниже – основные реквизиты, которые должны присутствовать в образце доверенности (2025 год):
ДОВЕРЕННОСТЬ № ___ на получение трудовой книжки Я, ______________________ (фамилия, имя, отчество), паспорт: ___ ___ ___ ___ № ________, выдан ____________ (кем), дата ____________, настоящим доверяю ______________________ (ФИО доверенного лица), паспорт: ___ ___ ___ ___ № ________, выдан ____________ (кем), дата ____________, право получать мою трудовую книжку, ставить подпись в ней о получении и вносить соответствующие записи в журнал учёта трудовых книжек. Дата выдачи: ____________ Подпись доверителя: ______________________
В тексте необходимо указать:
- ФИО доверителя и доверительного лица.
- Паспортные данные обеих сторон.
- Место регистрации.
- Дата и место выдачи доверенности.
- Подпись доверителя (работника).
Как оформить подпись в журнале учёта трудовых книжек?
Постановлением Госкомстата от № 1 предусмотрено, что в журнале (или книге) учёта трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» ставится подпись представителя, получившего книжку по доверенности.
Заполнение выглядит так:
- В графе «Подпись работника» ставится подпись доверенного лица.
- Рядом в скобках указываются реквизиты доверителя: ФИО, паспортные данные, дата рождения.
- В графе «Примечание» указывается, что подпись поставлена по доверенности.
Пример оформления:
- Подпись: ___________________ (ФИО представителя)
- Примечание: Подпись поставлена по доверенности № ___ от «__» __________ 2025 г.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие реквизитов доверителя в графе примечания. – Указывайте полностью ФИО, паспорт и дату рождения.
- Подпись без указания, что она поставлена по доверенности. – Это может привести к оспариванию действия.
- Несоответствие дат в доверенности и в журнале. – Дата подписи в журнале должна совпадать с датой получения книжки.
- Отсутствие подписи работника в доверенности. – Доверенность должна быть подписана доверителем.
Ответственность сторон
В случае нарушения процедуры подписи:
- Работодатель может быть привлечён к ответственности за неверное оформление журнала (ст. 318 ТК РФ).
- Доверенное лицо несёт ответственность за достоверность сведений, указанных в журнале.
- Работник, если подпись поставлена без его согласия, имеет право оспорить данное действие.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдать трудовую книжку без доверенности? – Да, если работник лично присутствует в отделе кадров и ставит свою подпись.
- Можно ли оформить доверенность устно? – Нет, доверенность должна быть письменной и нотариально зафиксированной, если иное не предусмотрено договором.
- Кто отвечает за проверку правильности заполнения журнала? – Ответственный за ведение журнала (чаще всего это руководитель отдела кадров) проверяет соответствие подписи и реквизитов.
- Можно ли использовать электронную подпись? – При условии, что электронная подпись соответствует требованиям ФЗ «Об электронной подписи» и подтверждена внутренними нормативными актами организации.
Подпись в трудовой книжке по доверенности – важный юридический акт, который фиксирует передачу документа от работника к его представителю. Правильное оформление доверенности, точное заполнение журнала и соблюдение требований ТК РФ позволяют избежать споров и обеспечить законность всех действий.
При оформлении доверенности и подписи в журнале следуйте рекомендациям выше, а при сомнениях консультируйтесь с юристом или специалистом по трудовому праву.