Выдача трудовой книжки – обязательный этап при увольнении, переводе, а также при передаче книги родственнику умершего работника. В большинстве случаев документ передаётся сотруднику под подпись акта приема‑передачи. Однако в ряде ситуаций (выдача книги представителю, получение книги на руки без акта и т.п.) работодателю необходимо оформить расписку о получении трудовой книжки. В статье подробно рассмотрены правовые основы, требования к содержанию расписки, порядок её оформления и учёта.

Правовое регулирование

• Трудовой кодекс РФ (ст. 67, 69) обязывает работодателя передать трудовую книжку работнику при прекращении трудового договора.
• Постановление Правительства РФ № 99 от «Об утверждении Положения о ведении и хранении трудовых книжек» (далее – Положение) определяет форму и порядок выдачи книги.
• Приказ Минтруда России № 1н от ввёл обязательный журнал учёта движения трудовых книжек (КУДТК), в котором фиксируется каждый факт выдачи, в т.ч. по расписке.
• Судебная практика (дела Казань, г. Москва, 2023‑2025 гг.) подтверждает, что расписка является достаточным доказательством передачи книги, если в ней указаны все обязательные реквизиты.

Когда выдавать трудовую книжку по расписке?

По расписке трудовую книжку обычно выдают в следующих случаях:

1. Работник получает книгу на руки без оформления отдельного акта (например, при небольших предприятиях).
2. Книга передаётся представителю работника по нотариально заверенной доверенности.
3. Трудовая книжка выдаётся родственнику умершего сотрудника (свидетельство о смерти и доверенность).
4. Выдача книги происходит в нерабочее время (выходные, праздничные дни) – в этом случае акт может быть не подписан, а расписка фиксирует факт передачи.
5. Работник просит получить книгу на время (например, для подачи в Пенсионный фонд) – в расписке указывается срок возврата.

Что должно быть указано в расписке?

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и образцам, расписка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• Полное наименование организации и её юридический адрес.
• Дата и место выдачи (город, дата).
• ФИО работника (или представителя) и его паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан).
• Серия и номер выдаваемой трудовой книжки.
• Основание выдачи (например, «по заявлению работника при увольнении», «по доверенности №… от …»).
• Подтверждение получения книги: фраза «Трудовую книжку получил(а)».
• Подпись получающего (или представителя) и подпись лица, выдающего книгу (должность, ФИО).
• Печать организации (по желанию, но рекомендуется).

Если книга выдаётся представителю, в расписке дополнительно указываются:

• Нотариально заверенная доверенность (номер, дата, нотариус).
• ФИО и паспортные данные представителя.

Образец расписки о получении трудовой книжки

РАСПИСКА

Город ____________ «___» __________ 2026 г.

Я, ____________ (ФИО полностью), паспорт: серия ___ № ________, выдан ____________, 
зарегистрированный(ая) по адресу: _______________________________, 
получил(а) от работодателя ____________ (наименование организации, ИНН/КПП, адрес) 
трудовую книжку серии ___ № ____________, выданную в соответствии с Трудовым кодексом РФ 
и Положением о ведении и хранении трудовых книжек.

Основание выдачи: _______________________________ (например, «по заявлению работника при увольнении», 
«по доверенности № ___ от ___»).

Подтверждаю, что трудовая книжка получена в полном комплекте, без повреждений, и обязуюсь 
сохранить её в надлежащем виде.

_____________________/_____________________
(Подпись получающего) (Подпись представителя работодателя, должность)

М.П.

Для выдачи представителю добавьте в текст следующую строку:

Представитель получил книгу на основании доверенности № ___ от ___ г., выданной ____________.

Порядок выдачи и подписания расписки

1. Подготовка документа. Расписку можно оформить на бланке организации или на обычном листе А4, но обязательно указываются реквизиты работодателя.
2. Проверка данных. Сотрудник (или представитель) предъявляет паспорт, а работодатель проверяет серию и номер книги.
3. Подписание. Получатель подписывает расписку в присутствии ответственного лица (например, начальника отдела кадров). Если получатель не может присутствовать, подпись ставится в присутствии свидетеля.
4. Регистрация в КУДТК. В журнале фиксируется:
   • Дата выдачи;
   • ФИО получателя;
   • Серия и номер книги;
   • Номер и дата расписки;
   • Подпись ответственного лица.
5. Копия расписки. Работнику (или представителю) выдаётся копия расписки, оригинал хранится в кадровом отделе.

Учёт в книге учёта движения трудовых книжек (КУДТК)

Согласно п. 40 Положения о ведении и хранении трудовых книжек, каждая выдача книги должна быть зафиксирована в КУДТК. Запись в журнале обязательна, даже если книга передана по расписке. Пример записи:

Выдача представителю по доверенности

Если работник не может лично получить книгу, он может оформить нотариально заверенную доверенность. В расписке необходимо указать:

• Номер и дату доверенности;
• ФИО и паспортные данные доверенного лица;
• Фразу «Книга выдана представителю в соответствии с доверенностью № … от …».

Пример формулировки:

Представитель ____________ (ФИО, паспорт: серия ___ № ________) получил трудовую книжку 
по доверенности № ___ от «___» __________ 2025 г., заверенной нотариусом ____________.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли обойтись без расписки, если есть акт приема‑передачи?

Да. При наличии подписанного акта приема‑передачи расписка не требуется. Однако в небольших организациях часто используют только расписку, так как она проще в оформлении.

Что делать, если работник отказывается подписать расписку?

Работодатель обязан зафиксировать факт выдачи в КУДТК и составить акт о невозможности получения книги с подписью свидетеля. В дальнейшем это будет служить доказательством.

Нужно ли ставить печать организации на расписку?

Печать не является обязательной, но её наличие повышает юридическую силу документа и упрощает проверку в случае спора.

Как оформить расписку, если книга выдается на время (например, для ПФР)?

В расписке указывается срок возврата книги (например, «на срок до 30 дней») и обязательство вернуть её в том же состоянии.

Можно ли использовать электронную подпись в расписке?

С 2021 года допускается электронный документооборот, однако в большинстве компаний сохраняют бумажный вариант расписки, особенно если книга передаётся в физическом виде.

Выдача трудовой книжки по расписке – простой, но важный процесс, который позволяет работодателю документально зафиксировать факт передачи книги и снять с себя ответственность за её сохранность. Правильное оформление расписки, её регистрация в КУДТК и соблюдение требований Положения о ведении трудовых книжек гарантируют юридическую чистоту процедуры и защищают интересы обеих сторон.

Помните: даже самая короткая расписка, если в ней указаны все обязательные реквизиты, имеет силу доказательства в суде. Поэтому уделяйте внимание каждому пункту и храните оригиналы документов в надёжном месте.

Дата публикации: