Смерть сотрудника, это тяжелое событие, которое требует от работодателя не только человеческой поддержки, но и строгого соблюдения законодательных норм. Одним из ключевых вопросов в процессе оформления прекращения трудового договора является выдача трудовой книжки. Кому именно работодатель имеет право передать этот документ? Что делать, если родственников несколько? Можно ли отправить книжку почтой? В этой статье мы подробно разберем все нюансы, опираясь на актуальное трудовое законодательство и практику 2026 года.
Правовые основания выдачи трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ (в частности, ст. 84.1 и ст. 83), трудовой договор прекращается в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В день издания приказа об увольнении работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку умершего.
Главное правило, которое необходимо помнить: трудовая книжка не остается у работодателя и не передается в архив безвозвратно. Она должна быть выдана на руки законным получателям или отправлена по почте.
Кто имеет право получить трудовую книжку?
Законодательство четко определяет круг лиц, которым может быть выдан документ умершего сотрудника. Это члены семьи (родственники) работника.
Важно понимать следующие нюансы:
- Приоритет родства: Закон не устанавливает строгой очередности между родственниками (например, что жена важнее матери или детей). Если в организацию обратились несколько родственников (например, мать и супруга) с требованием выдать трудовую книжку, работодатель должен проявить деликатность. Рекомендуется выдавать документ тому из родственников, кто первым обратился с письменным заявлением, либо предложить им решить вопрос между собой и предоставить документ от одного лица.
- Бывшие супруги: Бывшая жена (или бывший муж) также может считаться родственником в контексте получения документов, особенно если есть общие дети или имущественные вопросы, но приоритет обычно отдается близким родственникам на момент смерти (супруг/супруга, родители, дети).
- Наследники по завещанию: Если трудовая книжка требуется для оформления наследства, право на ее получение имеют лица, предъявившие нотариально заверенные документы, подтверждающие их статус наследников.
Алгоритм действий работодателя при выдаче документа
Процесс выдачи трудовой книжки родственникам умершего сотрудника должен быть документально зафиксирован, чтобы избежать претензий в будущем.
- Издан приказ об увольнении. Основанием служит свидетельство о смерти (оригинал или заверенная копия) или решение суда о признании работника умершим.
- Внесена запись в трудовую книжку. Запись вносится в обычном порядке со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
- Обращение родственника. Родственник должен обратиться в организацию с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки.
- Проверка документов. Получатель обязан предъявить:
- Свой паспорт (для идентификации личности).
- Свидетельство о смерти работника (оригинал или заверенную копию).
- Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.), хотя на практике часто достаточно заявления и свидетельства о смерти, если факт родства очевиден или не оспаривается.
- Выдача под расписку. Трудовая книжка выдается лично в руки. Факт выдачи обязательно фиксируется:
- В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (делается отметка о выдаче со ссылкой на документ о смерти).
- В личной карточке работника (форма Т-2).
- Получатель ставит свою подпись в специальной ведомости или журнале выдачи, подтверждая получение оригинала документа.
Что делать, если родственники не приходят за трудовой?
Ситуация, когда родственники умершего сотрудника не спешат забирать трудовую книжку, встречается нередко. Работодатель не имеет права просто выбросить документ или хранить его вечно.
Порядок действий в этом случае:
Если трудовая книжка не была получена родственниками в день увольнения (что при смерти сотрудника происходит почти всегда), работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Уведомление направляется по последнему известному месту жительства умершего.
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если и после этого документ не забрали, его можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу, указанному в личных данных сотрудника, либо хранить у себя до обращения родственников (срок хранения документов по личному составу составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа, но саму книжку лучше отправить почтой, если есть точный адрес).
Частые вопросы и спорные ситуации
Можно ли выдать трудовую книжку не родственнику?
Без доверенности, заверенной нотариусом, выдавать трудовую книжку третьим лицам (друзьям, коллегам, дальним знакомым) категорически нельзя. Если родственник не может прийти лично, он должен оформить нотариальную доверенность на представителя.
Нужно ли заверять копии записей?
Да, по требованию родственников работодатель обязан выдать им заверенные копии записей из трудовой книжки или справку о периодах работы умершего. Это часто требуется для оформления пенсии по потере кормильца или наследства.
Электронная трудовая книжка
Стоит помнить, что с 2020 года трудовые книжки ведутся в электронном виде. В случае смерти сотрудника сведения в его электронную трудовую уже внесены работодателем. Родственникам бумажный вариант на руки не выдается (так как его может не быть), они могут получить выписку из ПФР (СФР) или через портал Госуслуг, если имеют доступ к аккаунту умершего (через механизм наследования цифрового профиля) или заказав справку через МФЦ.
Выдача трудовой книжки после смерти работника — это процедура, требующая внимательности и соблюдения формальностей. Главное, о чем должен помнить работодатель: документ выдается только членам семьи (родственникам) под личную расписку при предъявлении свидетельства о смерти. Правильное оформление этого процесса защитит организацию от возможных юридических рисков и поможет семье умершего сотрудника своевременно решить вопросы, связанные с наследством и социальными выплатами.
Помните: даже в сложных ситуациях человеческое отношение и четкое следование закону — лучшие инструменты работы кадровой службы;