В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов, выдача трудовой книжки происходит только после получения от работника письменного заявления. Это правило действует как для оформления новой книжки, так и для её дублирования, переоформления или перевода в электронный формат.

Правовая основа

Основным источником является ст. 66 ТК РФ, а также ст. 62 ТК РФ о выдаче документов, связанных с работой. Кроме того, в 2026 году действуют дополнительные уточнения, опубликованные в официальных источниках (например, ГАРАНТ.РУ, интерактивный портал службы занятости и др.).

Кто обязан оформить трудовую книжку

• Все работодатели, за исключением физических лиц‑незарегистрированных ИП, ведут трудовые книжки для сотрудников, проработавших у них более пяти дней.
• Если труд relationship является основной (т. е. не временной или сезонной), книжка обязана вестись независимо от формы занятости.

Когда и как оформляется трудовая книжка

1. Заявление работника. Сотрудник подаёт письменное заявление о необходимости выдачи, дублирования или перевода в электронный формат.
2. Подтверждение основания. При первом оформлении новичку предоставляется только электронный документ (отчёт ЕФС‑1). При необходимости он может получить справку СТД‑Р или обратиться в Соцфонд за справкой СТД‑СФР.
3. Обработка заявления. Работодатель в течение трёх рабочих дней готовит необходимые документы и оформляет запись в системе.
4. Внесение записи. В книжку вносятся сведения о начале работы, месте и дате трудоустройства, а также сведения о стаже, если они требуются для расчёта пенсии.

Электронная vs бумажная трудовая книжка

С 2026 года возможна выдача как бумажной, так и электронной версии. При выдаче в бумажном виде в неё могут быть внесены записи как от руки, так и печатным шрифтом, а также штампом. Электронная форма оформляется в системе СФР и позволяет быстро передавать данные в пенсионный фонд.

Сроки выдачи

• Не позднее трёх дней со дня подачи письменного заявления работник получает копию трудовой книжки или заверенную выписку.
• При переводе документации в электронный формат срок выдачи дубликата увеличивается, но не превышает установленного норматива.

Что делать, если трудовая книжка потеряна

В случае утраты, порчи или невозможности предоставить оригинал, работник имеет право по письменному заявлению (с указанием причины) получить новую бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан оформить её в соответствии с требованиями ТК РФ и выдать в установленный срок.

Порядок внесения записей в трудовую книжку

• Записи вносятся в порядке, установленном внутренними документами организации.
• В случае необходимости исправления ошибок вносится отметка об исправлении с подписью работника и уполномоченного лица.
• Все изменения фиксируются в журнале учёта трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли оформить трудовую книжку без личного присутствия работника? – Нет, оформление возможно только после получения подписи работника в заявлении.
2. Какие документы требуются для первой выдачи? – Заявление, копия паспорта и, при необходимости, справка из ПФР о страховых взносах.
3. Как узнать, что книжка уже переведена в электронный формат? – Система СФР автоматически отправляет уведомление работодателю, а работник получает доступ к электронной версии через личный кабинет.
4. Что делать, если работодатель отказывается выдать копию? – По ст. 62 ТК РФ работник может подать запрос в трудовую инспекцию или суд.

Таким образом, выдача трудовой книжки строго регулируется законом и происходит только после получения от работника письменного заявления. Соблюдение установленных сроков и правил позволяет обеспечить юридическую корректность процесса и защитить интересы как работодателя, так и работника.