Вопрос выдачи трудовой книжки (ТК) остаётся актуальным для большинства работодателей, особенно в случаях, когда сотрудник продолжает работать в организации после перерыва (например, после отпуска без сохранения места работы, командировки, временного увольнения или перевода). В статье рассмотрим нормативную базу, порядок действий работодателя, сроки и типичные ошибки.

Нормативно-правовая база

Основные документы, регулирующие выдачу трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 67, 71, 79, 80.
• Постановление Правительства РФ от № 618 «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении порядка ведения и оформления трудовых книжек».
• Коллективный договор (если имеется) – могут быть уточнены дополнительные процедуры.

Ключевые положения ТК РФ

1. Статья 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
2. Статья 67 – порядок заполнения и выдачи ТК.
3. Статья 71 – порядок передачи ТК работнику при приёме на работу.
4. Статья 79 – обязательный порядок заполнения записей о приёме, переводе, увольнении.
5. Статья 80 – ответственность за нарушение правил ведения ТК.

Когда требуется выдача ТК «на руки»?

Трудовая книжка должна быть передана работнику в следующих ситуациях:

• При приёме на работу (в т.ч. повторный приём после перерыва).
• При переводе в другое подразделение, если в новой структуре ведётся отдельная ТК.
• После восстановления в должности (например, после временного увольнения).
• При возвращении из отпуска без сохранения места работы (если ТК была изъята).
• При изменении формы занятости (частичная занятость → полная и т.п.), если в организации ведётся отдельный учёт.

Кто отвечает за выдачу трудовой книжки?

Ответственность возлагается на работодателя (юридическое лицо) или на уполномоченного представителя (например, HR‑специалиста, руководителя отдела кадров). Если в организации нет отдельного отдела кадров, обязанность может выполнять главный бухгалтер или директор.

Пошаговый порядок выдачи ТК

Шаг 1. Подготовка документации

1. Убедиться, что у работника есть собственный экземпляр трудовой книжки, соответствующий форме, утверждённой приказом Минтруда.
2. Проверить наличие всех необходимых документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, заявление о приёме (если требуется).
3. Сформировать приказ о приёме (или восстановлении) работника с указанием даты начала работы, должности, условий труда.

Шаг 2. Заполнение первой записи

4. Внести в ТК запись о приёме (или восстановлении) согласно п. 1 ст. 79 ТК РФ:
   • Дата приёма.
   • Наименование организации, её ИНН, ОКПО.
   • Должность, разряд (если есть).
   • Условия труда (полный/неполный рабочий день, режим работы).
   • Основание приёма (договор, приказ).
5. Подписать запись работодателем (руководителем или уполномоченным лицом) и поставить печать организации.

Шаг 3. Передача ТК работнику

6. Назначить встречу с работником (обычно в день подписания трудового договора).
7. Передать ТК лично работнику, получив от него подпись в графе «Получил(а)» (см. образец в приказе).
8. Составить акт приема‑передачи ТК (форма по образцу приказа Минтруда) и подписать обе стороны.

Шаг 4. Ведение учёта

9. Внести запись о выдаче ТК в журнал учёта кадров (если такой журнал ведётся).
10. Обновить электронный реестр (если в организации используется электронный документооборот).

Сроки и сроки ответственности

Трудовая книжка должна быть передана работнику не позднее 5 рабочих дней со дня начала работы (ст. 71 ТК РФ). При нарушении этого срока работодатель может быть привлечён к административной ответственности:

• Штраф для юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.
• Штраф для должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей.

Типичные ошибки работодателей

Что делать, если ТК утеряна или повреждена?

В случае утери или порчи трудовой книжки работнику необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров о необходимости выдачи новой ТК.
2. Предоставить копии всех записей (приём, переводы, увольнения) – их можно получить из кадровой документации.
3. Получить новую ТК и оформить в ней записи заново (восстановление записей подтверждается подписью работодателя).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли выдать ТК по почте?

Трудовая книжка должна быть передана на руки работнику. Передача по почте допускается лишь в исключительных случаях (например, при невозможности личной встречи) и только после подписания согласия работника и подтверждения получения (квитанция, подпись получателя).

Вопрос 2: Нужно ли заполнять ТК, если работник работает по договору подряда?

Трудовая книжка заполняется только при наличии трудового договора (ст. 67 ТК РФ). При договоре подряда (гражданско‑правовом) ТК не ведётся.

Вопрос 3: Как оформить запись о «продолжении» работы после отпуска без сохранения места?

В записи указывается:

• Дата начала отпуска без сохранения места.
• Дата возвращения к работе.
• Основание – приказ о предоставлении отпуска.
• Подпись работодателя и печать.

Вопрос 4: Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

С 2023 года в России вводится электронный формат ТК, однако его использование пока добровольно и требует согласия работника. При этом порядок заполнения и сроки остаются теми же.

Выдача трудовой книжки – важный элемент кадрового процесса, который напрямую влияет на правовую защищённость работника и репутацию работодателя. Чтобы избежать штрафов и конфликтов, рекомендуется:

• Разработать внутренний регламент выдачи ТК с чётким чек‑листом.
• Обучить ответственных лиц (HR, бухгалтерию) правилам заполнения и срокам.
• Регулярно проверять актуальность формы ТК и нормативных актов.
• Вести электронный реестр записей для быстрой проверки и восстановления данных.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете законность оформления трудовых отношений и создаёте надёжную основу для дальнейшего развития компании.

Статья подготовлена в соответствии с действующим законодательством РФ на 2026 год.