Выдача трудовой книжки при увольнении – одна из ключевых обязанностей работодателя, закреплённая в Трудовом кодексе РФ. Однако в некоторых ситуациях передать документ непосредственно в день прекращения трудового договора невозможно. В таких случаях закон допускает направление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (или о согласии на её отправку по почте). Ниже подробно рассмотрено, когда и как следует оформить такое уведомление, какие нормативные акты это регулируют и какие последствия возникают для работодателя.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки), ст. 127 (выдача документов, связанных с работой).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) – п. 37.
• Определение Конституционного Суда РФ от № 131‑О‑О – подтверждает обязанность работодателя обеспечить получение трудовой книжки работником.
• Письма Роструда:
  • от № 5277‑6‑1;
  • от № 1449‑6‑1.

Как указано в источниках [1] и [2], Трудовой кодекс РФ не конкретизирует точный срок направления уведомления. Поэтому на практике ориентируются на рекомендации, изложенные в официальных разъяснениях и судебной практике.

Когда направлять уведомление

Согласно разъяснениям Роструда и судебной практике, уведомление следует отправлять в следующих случаях:

1. В день увольнения (прекращения трудового договора) – если работник не может получить трудовую книжку непосредственно в этот день (например, отсутствует на рабочем месте).
2. В последний день работы – когда работнику предоставлен ежегодный отпуск с последующим увольнением. В этом случае последний фактически отработанный день считаеться днём, с которого начинается отсчёт срока.
3. При нахождении работника на больничном в день прекращения трудового договора – выдача трудовой книжки невозможна, поэтому направляется уведомление о необходимости явиться за документом либо согласие на её отправку по почте.

После направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 3, 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Это означает, что если работник не явится за книжкой в разумный срок, вина за задержку уже не лежит на работодателе.

Сроки выдачи трудовой книжки после обращения работника

Если работник, получив уведомление, обращается к работодатору с письменным запросом о выдаче трудовой книжки (или связанных с работой документов), работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня получения такого обращения;
• бесплатно выдать копии документов, связанных с работой, или их надлежащим образом заверенные копии также не позднее трёх рабочих дней;
• при отсутствии трудовой книжки у работника (например, она не велась) – предоставить сведения о трудовой деятельности тем же способом и в те же сроки.

Важно, что работник не обязан обосновывать причину своей нужды в этих документах.

Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию. Все обязательные реквизиты выделены жирным шрифтом.

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
(или о согласии на её отправку по почте)

Наименование организации: _______________________________
Юридический адрес: ______________________________________
ИНН/КПП: ________________________________________________


Кому: _________________________________________________
(ФИО работника, табельный номер, должность)

Суть уведомления:
В связи с прекращением трудового договора с «__» __________ 20__ г. (дата увольнения) вы не получили трудовую книжку в день увольнения. В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек вы обязаны явиться в отдел кадров организации по адресу: _______________________________ для получения трудовой книжки.

Либо вы можете дать письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением по вашему почтовому адресу:
_______________________________
(указать полный почтовый адрес)

Сроки:
При получении вашего письменного обращения о выдаче трудовой книжки мы обязуемся выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.

Дата составления уведомления: «__» __________ 20__ г.
Подпись уполномоченного лица: ______________________
Расшифровка подписи: _______________________________

При необходимости можно добавить пункт о возможности получения сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронном виде (заверенные копии).

Таким образом, отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой является законным способом исполнения обязанности работодателя по выдаче этого документа, когда непосредственная передача в день увольнения невозможна. Ключевые моменты, которые следует помнить:

• Уведомление направляется в день увольнения или в последний день работы (при отпуске с последующим увольнением).
• После направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
• При письменном обращении работника выдача трудовой книжки (или связанных документов) должна осуществляться не позднее трёх рабочих дней.
• В случае больничного в день увольнения также допускается направление уведомления или отправка документов по почте.

Соблюдение этих правил не только обеспечивает соблюдение трудового законодательства, но и защищает работодателя от возможных претензий и штрафов со стороны инспекции труда.

Статья актуальна на 23 мая 2026 года.