Обновлено: 22 мая 2026 года

Почему эта тема актуальна?

Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно статье 66 ТК РФ, она является
главным доказательством трудовой деятельности. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению
электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажные аналоги продолжают действовать для определенных категорий работников.

Что говорит закон о выдаче трудовой книжки?

Основные нормативные акты, регулирующие этот вопрос:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 84.1, 234) — определяет порядок ведения и выдачи трудовых книжек;
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ) — устанавливают процедуры учета и хранения;
3. Порядок 320н (Приказ Минтруда России № 320н от ) — регулирует электронные трудовые книжки;
4. Гражданский кодекс РФ (ст. 234), предусматривает возмещение ущерба в случае нарушения прав работника.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно части 4 статьи 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку:

• В последний день работы (если работник присутствует на рабочем месте);
• В день, следующий за днем получения письменного обращения работника (если он отсутствовал в последний день работы).

Важно! Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок, работодатель должен:

1. Направить работнику уведомление о необходимости получения документа (по почте или лично);
2. Указать в уведомлении срок (как правило, 15 дней);
3. После истечения этого срока — отправить трудовую книжку по почте заказным письмом с описью вложения;

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

Работодатель должен предпринять следующие шаги:

Уведомление работника

Вручить или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении письменное уведомление с указанием:

• Причины необходимости получения трудовой книжки;
• Срока явки (обычно 15 дней);
• Последствий неявки (например, отправка по почте).

Документальное оформление

Необходимо зафиксировать:

• Дата и способ направления уведомления;
• Ответ работника (или его отсутствие);
• Дата отправки трудовой книжки по почте (если не явился).

Отправка по почте (при необходимости)

Если работник не явился в установленный срок, трудовая книжка отправляется заказным письмом с описью вложения по адресу,
указанному в трудовом договоре или личном деле.

Ответственность работодателя за нарушение правил

Если работодатель не выполнил свои обязанности по выдаче трудовой книжки, он может быть привлечен к:

Административной ответственности

• Штраф до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) за нарушение правил ведения трудовых книжек;
• Штраф до 200 000 рублей для должностных лиц (руководителей).

Материальной ответственности

Согласно статье 234 ТК РФ и пункту 35 Правил ведения трудовых книжек, работодатель обязан возместить:

• Не полученный работником заработок;
• Ущерб, причиненный задержкой выдачи трудовой книжки;
• Компенсацию морального вреда (если работник обратился в суд).

Уголовная ответственность (в редких случаях)

При систематическом нарушении прав работников возможно привлечение к уголовной ответственности по статье 145.1 УК РФ
(невыплата заработной платы).

Что делать работнику, если ему не отдали трудовую книжку?

Если работодатель нарушил сроки или не выдал документ, работник вправе:

Обратиться к работодателю с письменным требованием

Направить претензию с указанием нарушенных прав и требованием выдать трудовую книжку. К претензии приложить копии документов
(трудовой договор, приказ об увольнении и т.д.).

Обратиться в трудовую инспекцию

Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (онлайн через портал онлайнинспекция.рф).
Инспекция проведет проверку и может привлечь работодателя к ответственности.

Обратиться в суд

Если мирное урегулирование не помогло, работник может подать иск в суд с требованиями:

• О выдаче трудовой книжки;
• О взыскании компенсации за задержку;
• О возмещении морального вреда.

Новые правила с апреля 2026 года

С 1 апреля 2026 года вступают в силу обновленные правила ведения трудовых книжек, касающиеся:

• Учета бланков трудовых книжек;
• Порядка внесения записей о награждениях;
• Электронного документооборота.

Особое внимание уделяется работникам, трудившимся в 1991–1999 годах, так как именно в этот период были внесены изменения
в трудовое законодательство.

Часто задаваемые вопросы

❓ Может ли работодатель удерживать трудовую книжку до погашения долгов работника?

Нет! Согласно статье 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана в последний день работы, независимо от наличия
задолженности. Удержание документа является грубым нарушением закона.

❓ Что делать, если работник утерял трудовую книжку?

Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель обязан:

1. Выдать дубликат трудовой книжки;
2. Внести все необходимые записи;
3. Указать, что это дубликат.

❓ Можно ли получить трудовую книжку через представителя?

Да! Работник может оформить доверенность на получение трудовой книжки своему представителю
(родственнику, коллеге, юристу).

Несмотря на то, что работник не явился за трудовой книжкой, работодатель несет полную ответственность за ее сохранность
и своевременную выдачу. Нарушение этих обязанностей может привести к:

• Административным штрафам;
• Материальной компенсации работнику;
• Судебным разбирательствам.

Чтобы избежать проблем, работодателю необходимо:

1. Своевременно уведомлять работника о необходимости получения трудовой книжки;
2. Документально фиксировать все действия;
3. Соблюдать установленные законом сроки;
4. В случае неявки — отправлять документ по почте.

Работнику, в свою очередь, важно:

1. Следить за сроками получения трудовой книжки;
2. Обращаться к работодателю с письменными требованиями;
3. При необходимости — защищать свои права через трудовую инспекцию или суд.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Государственной инспекции труда
• Портал «Работа в России»
• Министерство труда и социальной защиты РФ

Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на май 2026 года.
В случае изменения нормативных актов рекомендуется уточнять информацию у специалистов.