Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж․ При завершении трудового договора работодатель обязан оформить и передать её работнику․ Ниже разберём, какие требования к этому процессу предъявляет законодательство РФ, как правильно оформить выдачу, какие документы нужны и какие последствия могут возникнуть при нарушении правил․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава 11, статья 84․1․ В ней говорится: «При увольнении работника (прекращении трудового договора) работодатель обязан выдать трудовую книжку и произвести с ним расчёт в день прекращения трудового договора»․
- Приказ Минтруда РФ от № 589н – регламентирует порядок внесения записей о прекращении трудового договора, включая печать и подпись руководителя․
- Постановление Правительства РФ от № 351 – уточняет сроки выдачи трудовой книжки и порядок ведения журнала выдачи․
Сроки и порядок выдачи
Согласно ТК РФ, трудовую книжку необходимо выдать:
- В последний рабочий день сотрудника (день, когда заканчивается трудовой договор)․
- Если сотрудник увольняется из отпуска, то в день последнего дня отпуска (чтобы не было разрыва в учёте стажа)․
- При увольнении по собственному желанию сроки не меняются – работодатель обязан выдать её в день расторжения договора․
Алгоритм выдачи
- Подготовка приказа о расчёте и увольнении․ В приказе фиксируется дата увольнения, номер и дата записи в журнале выдачи трудовых книжек․
- Внесение записи в журнал выдачи трудовых книжек (если ведётся)․ В журнале фиксируется дата, ФИО работника, дата выдачи и подпись руководителя․
- Внесение записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку․ Запись оформляется в соответствии с шаблоном, печатается печать и подписывается руководитель․
- Проверка, что в книжке нет ошибок, и выдача оригинала работнику․
- Сотрудник подписывает расписку о получении трудовой книжки (необязательно, но рекомендуется для подтверждения факта выдачи)․
Что должно быть в трудовой книжке при увольнении
- Запись о прекращении трудового договора с датой увольнения․
- Печать работодателя (если применимо)․
- Подпись руководителя, который оформил запись․
- В случае электронных трудовых книжек – отметка о переходе на электронный формат․
Дополнительные документы, которые работодатель обязан выдать
Помимо трудовой книжки, работодатель должен передать сотруднику:
- Справку о доходах (форма 2‑НДФЛ) за последний год․
- Справку о стаже работы (форма СТД‑Р)․
- Сертификат о прохождении обучения (если применимо)․
- Список начисленных и уплаченных налогов и отчислений․
- Копии всех документов, подтверждающих трудовую деятельность (приказ о приёме на работу, договор, акты о выполненных работах)․
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку
Если сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан:
- Провести поиск и вернуть документ в течение 10 календарных дней․
- Писать письмом с уведомлением о возврате и сроках․
- Если работник не возвращает книгу, можно обратиться в суд за принудительным возвратом․
Последствия нарушения обязательств по выдаче трудовой книжки
- Нарушение ТК РФ может повлечь за собой штрафы в размере до 10 000 руб․ (статья 84․2)․
- Работник может оспорить увольнение в суде, если не получил трудовую книжку․
- Нарушение может привести к судебным издержкам и репутационному ущербу для работодателя․
Практические рекомендации для работодателя
- Ведите журнал выдачи трудовых книжек и обновляйте его ежедневно․
- Используйте шаблоны записей из КонсультантПлюс и Гарант․
- Проверьте, чтобы в трудовой книжке была печать и подпись руководителя․
- Соберите все документы в пакет «Увольнение» и передайте их работнику в последний день․
- Проведите инструктаж для кадрового отдела о сроках и порядке выдачи․
Пример записи в трудовой книжке при увольнении
«Выписано: – Увольнение по собственному желанию․ Работник: Иванов Иван Иванович․ Дата увольнения: ․ Печать: ООО «РосТруд»․ Подпись: Петров Петр Петрович»
Выдача трудовой книжки в день увольнения – это не просто формальность, а юридически обязательный акт, подтверждающий законность прекращения трудового договора․ Соблюдение сроков, правильное оформление записей и предоставление всех сопутствующих документов защищают как права сотрудника, так и интересы работодателя от возможных судебных разбирательств․
Если вы сомневаетесь в правильности оформления, обратитесь к специалисту по трудовому праву или воспользуйтесь проверенными шаблонами из официальных источников․