Выдача трудовой книжки при увольнении, один из самых важных и ответственных этапов прекращения трудовых отношений. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему имеет юридическую силу и требует строгого соблюдения правил документооборота. В этой статье мы подробно разберем, как правильно отдать трудовую книжку на руки, чтобы избежать штрафов от ГИТ и конфликтов с бывшим сотрудником.
Общие правила выдачи при увольнении
Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (то есть в последний рабочий день). В этот же день с сотрудником производится полный финансовый расчет.
В документе необходимо заполнить раздел «Сведения о работе»:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи;
- В графе 2, дата увольнения;
- В графе 3 — причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ;
- В графе 4 — дата и номер приказа об увольнении.
Все записи должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (при ее наличии) и подписью самого работника. Обязательно ознакомьте сотрудника с внесенной записью под роспись в личной карточке или в книге учета движения трудовых книжек.
Пошаговая процедура передачи документа на руки
Чтобы процедура выдачи была оформлена безупречно, следуйте данному алгоритму:
- Внесение записи, впишите сведения об увольнении в трудовую книжку.
- Заверение — поставьте подпись и печать (если используется).
- Ознакомление — работник проверяет запись и ставит свою подпись в трудовой книжке, книге учета движения трудовых книжек и личной карточке формы Т-2.
- Непосредственная выдача — передайте документ на руки работнику.
Ситуации, когда работник не может забрать документ лично
Часто бывает так, что в последний рабочий день сотрудник отсутствует на рабочем месте (например, заболел, ушел в отпуск с последующим увольнением или просто не явился). В этом случае работодатель обязан:
- В день увольнения направить работнику заказное письмо с уведомлением о вручении. В тексте уведомления необходимо попросить сотрудника явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку документа почтой (ценным письмом с описью вложения).
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Если работник дал согласие на пересылку — отправьте документ почтой.
Выдача по доверенности
Если уволенный сотрудник не может прийти лично, он имеет право поручить забрать трудовую книжку своему представителю. В этом случае документ можно выдать третьему лицу при соблюдении следующих условий:
- Предоставлена нотариально заверенная доверенность, в которой прямо указано право на получение трудовой книжки;
- Представитель предъявляет паспорт;
- В книге учета движения трудовых книжек делается отметка о том, кто именно забрал документ (ФИО представителя, реквизиты паспорта, реквизиты доверенности).
Выдача трудовой книжки действующему сотруднику
Может ли работник получить трудовую книжку на руки, не увольняясь? Да, но только в одном случае — для обязательного социального страхования (например, для назначения пенсии или получения пособия по безработице).
Для этого сотрудник должен написать заявление. Работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления. При этом важно:
- Зафиксировать факт выдачи в книге учета движения трудовых книжек;
- Взять с работника расписку о получении документа на руки с указанием даты;
- Работник обязан вернуть трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней после возвращения документа из органа, куда он его предоставлял.
Ответственность за задержку выдачи
Несвоевременная выдача трудовой книжки — серьезное нарушение. Если работодатель виновен в задержке:
- Дата увольнения аннулируется, и днем прекращения трудового договора считается день выдачи трудовой книжки;
- Работодатель обязан выплатить бывшему сотруднику средний заработок за все время вынужденного прогула;
- Трудовая инспекция может выписать штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 рублей для юрлиц).
Важно: работодатель не несет ответственности за задержку, если последний день работы совпадает с днем увольнения, но сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и работодатель направил уведомление о необходимости забрать документ.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. Однако бумажный вариант не отменен. Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести ее параллельно с электронной. При увольнении такому сотруднику на руки выдается именно бумажная трудовая книжка с актуальными записями.
Если же работник выбрал только электронный формат, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки при первом же увольнении после подачи такого заявления, и работодатель больше не несет за нее ответственности.
Краткие выводы
Выдача трудовой книжки — процедура, не терпящая халатности. Главное правило: всегда фиксируйте факт передачи документа. Будь то подпись в книге учета, расписка о получении на время для соцстраха или заказное письмо с уведомлением и описью вложения — эти бумаги защитят работодателя от необоснованных претензий и штрафных санкций.