Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Вопросы, связанные с её выдачей при увольнении, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). С 1 января 2026 года завершается переходный период к обязательному использованию электронных трудовых книжек (ЭТК), что вносит важные нюансы в процедуру. Данная статья подробно разбирает, как и когда работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении.
Правовая основа: нормы ТК РФ
Основные положения закреплены в следующих статьях ТК РФ:
- Статья 62 «Оформление отношений, связанных с увольнением». Устанавливает, что при увольнении работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку.
- Статья 66 «Трудовая книжка работника». Детально описывает правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
- Статья 67 «Внесение записей в трудовую книжку». Регулирует порядок и содержание записей об увольнении.
Кто имеет право на получение бумажной трудовой книжки?
С 1 января 2026 года ситуация следующая:
- Работники, уволенные до 31 декабря 2025 года включительно — получают традиционную бумажную трудовую книжку (если она у них была) или её дубликат.
- Работники, уволенные с 1 января 2026 года и позже:
- Если у работника уже имеется бумажная трудовая книжка, он вправе получить её с внесённой записью об увольнении. Для этого нужно подать письменное заявление работодателю.
- Если бумажная трудовая книжка отсутствует (например, работник трудился только после 2020 года и был оформлен только в ЭТК), то сведения о его трудовой деятельности будут храниться только в электронном виде в системе Информационного центра ПФР. Работодатель обязан предоставить работнику распечатку сведений из ЭТК (при наличии заявления) или выдать справку по форме СТД-Р или СТД-У.
Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении
ТК РФ чётко определяет временные рамки:
- В день увольнения (в день прекращения трудового договора) работодатель обязан:
- Внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием даты и основания увольнения (ссылка на пункт статьи ТК РФ или иного нормативного акта).
- Произвести окончательный расчёт с работником.
- Выдать трудовую книжку (или её дубликат) в руках под расписку.
- Если в день увольнения получить книжку невозможно (например, из-за болезни работника), стороны могут согласовать иной день выдачи, но это должно быть оформлено письменно.
Обязательные реквизиты записи об увольнении
Запись в трудовой книжке должна содержать:
- Дату увольнения (число, месяц, год).
- Наименование документа, на основании которого происходит увольнение (приказ, распоряжение).
- Номер документа и дату его издания.
- Точное основание увольнения с указанием соответствующей части (пункта) статьи ТК РФ или иного федерального закона. Например: «Уволен по пункту 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации (сокращение численности или штата)».
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать организации.
Что делать, если работодатель нарушает сроки или отказывает в выдаче?
Если в день увольнения книжку не выдали, работник имеет право:
- Обратиться с письменным заявлением к работодателю с требованием выдать документ.
- Если ответа нет или отказ необоснован, подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в суд с исковым заявлением о восстановлении нарушенного права (выдаче трудовой книжки) и взыскании компенсации за задержку (средний заработок за время вынужденного прогула).
Важно! Отказ в выдаче трудовой книжки или внесении корректной записи являеться грубым нарушением трудового законодательства.
Утерянная или испорченная трудовая книжка
Если бумажная трудовая книжка утеряна или испорчена до увольнения, работодатель обязан по заявлению работника выдать дубликат. Порядок:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель на основании приказа выдаёт дубликат, в котором делается отметка «Дубликат».
- Все записи, которые были в оригинале, переносятся в дубликат на основании имеющихся в организации документов (приказы о приёме, увольнении и т.д.).
- Сведения о выдаче дубликата вносятся в книгу учёта выдачи дубликатов трудовых книжек.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки (с )
С 2026 года электронная трудовая книжка (ЭТК) становится основным документом. Ключевые изменения:
- Все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, вводные данные) формируются в электронном виде и передаются в Информационный центр Пенсионного фонда России (ИЦ ПФР).
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в МФЦ.
- Бумажная трудовая книжка по-прежнему может выдаваться по заявлению работника, но только если она у него уже есть. Если её нет — работодатель не обязан её оформлять.
- При увольнении с 2026 года работодатель обязан направить сведения об увольнении в ИЦ ПФР в электронном виде в течение 5 рабочих дней.
Практические рекомендации работнику
Чтобы защитить свои права:
- В день увольнения обязательно проверьте запись в трудовой книжке: дата, основание, подпись, печать.
- Получите документ под свою расписку на последней странице трудовой книжки или в заявлении о выдаче.
- Если книжка не выдана — не уходите с работы до её получения или оформления письменного согласия на другую дату выдачи.
- Сохраняйте все документы, связанные с увольнением (приказ, расписку, заявления).
- Узнайте у работодателя, переданы ли сведения об увольнении в ПФР (особенно актуально для ЭТК).
Трудовой кодекс РФ гарантирует работнику право на получение своей трудовой книжки в день увольнения. Несмотря на переход на электронный формат с 2026 года, бумажный документ сохраняет юридическую силу для тех, кто им уже владеет. Соблюдение работодателем сроков и точности формулировок в записи об увольнении критически важно для корректного исчисления трудового стажа и пенсионных прав. При любых нарушениях работник должен оперативно реагировать, обращаясь в контролирующие органы и суд.
Статья подготовлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и законодательства об электронных трудовых книжках. Дата актуализации: май 2026 года.