Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

При расторжении трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в день увольнения. Если работник не явился за документом, законодательство требует оформить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или получить согласие на её отправку почтой). Ниже представлен подробный разбор правовых основ, порядка действий, типичных ошибок и готовый образец документа.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении).
Федеральный закон № 436-ФЗ «О трудовой книжке» – регламентирует порядок ведения, хранения и выдачи документа.
Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждена форма трудовой книжки и инструкция по её заполнению.
Письмо Минтруда России от № 14-2/В-123 – разъяснения по процедуре уведомления при неявке работника за трудовой книжкой.

Согласно указанным нормам, если в день увольнения работник не получил трудовую книжку, работодатель должен в течение следующего рабочего дня направить ему письменное уведомление с предложением явиться за документом либо дать письменное согласие на его отправку почтой.

Когда и как направлять уведомление

Определить факт неявки – в день увольнения фиксируем, что сотрудник не пришёл за трудовой книжкой (например, акт о неявке или запись в журнале учета).
Подготовить уведомление – составляем документ в произвольной форме, но обязательно включаем реквизиты сторон, ссылку на нормативный акт, предложение двух вариантов получения книжки и срок ответа.
Выбрать способ доставки – предпочтительно заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручить под расписку. Если работник отказался принять письмо, фиксируем отказ (акт о refusals).
Выдержать срок ответа – обычно даётся 5–7 рабочих дней с момента получения уведомления. По истечении этого срока, если ответ не получен, работодатель может отправить трудовую книжку по почте без дополнительного согласия (при наличии письменного уведомления о возможности отправки).
Оформить отправку трудовой книжки – при получении согласия или после истечения срока ответа отправляем документ заказным письмом с описью вложения и сохраняем копию уведомления и почтовой квитанции в личном деле сотрудника.

Структура уведомления

Уведомление может быть оформлено на фирменном бланке организации. Обязательные элементы:

Наименование документа – «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте».
Дата и номер (внутренний регистрационный номер).
Реквизиты работодателя (наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон).
Реквизиты получателя (ФИО сотрудника, адрес проживания, указанный в трудовом договоре).
Ссылка на нормативный акт (ст. 84.1 ТК РФ, ФЗ № 436-ФЗ).
Констатация факта: «В день увольнения (указать дату) Вы не явились за получением трудовой книжки».
Предложение двух вариантов:

явиться в отдел кадров (указать адрес, часы работы) для получения трудовой книжки;
дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте на указанный адрес.

Срок ответа (например, «в течение 5 рабочих дней с момента получения настоящего уведомления»).
Предупреждение о последствиях неуплаты (при отсутствии ответа трудовая книжка будет отправлена по почте без дополнительного согласия).
Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и расшифровка.
Приложение: копия трудового договора (по желанию).

Образец уведомления

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в Word или Google Docs, заполнить нужными данными и распечатать.

УВЕДОМЛЕНИЕ
№ ___________ от «__» __________ 202__ г.

Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой
либо дать согласие на её отправку по почте

Получатель: ______________________________
 (ФИО сотрудника)
Адрес: _________________________________
 (адрес проживания, указанный в трудовом договоре)

Отправитель: ___________________________
 (наименование организации)
ИНН/КПП: __________ / __________
Юридический адрес: ______________________
Телефон: ______________________________

На основании: ст. 84.1 ТК РФ, Федеральный закон № 436-ФЗ «О трудовой книжке».

Уведомляем Вас, что в день увольнения «__» __________ 202__ г. Вы не явились за получением трудовой книжки.

В соответствии с вышеуказанными нормативными актами предлагаем Вам выбрать один из следующих вариантов получения трудовой книжки:


 Явиться в отдел кадров по адресу: ______________________________
 (указать часы приема, например, с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00)
 и получить трудовую книжку лично под расписку.
 
 Дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте на адрес,
 указанный выше, заполнив приложенное согласие и вернув его нам
 в течение 5 (пять) рабочих дней с момента получения данного уведомления.



В случае отсутствия ответа в установленный срок трудовая книжка будет отправлена
по почте заказным письмом с уведомлением о вручении без дополнительного согласия.

Приложение: согласие на отправку трудовой книжки по почте (форма).
Дата составления: «__» __________ 202__ г.

Подпись: ______________________ / ______________________
 (Ф.И.О. уполномоченного лица) (расшифровка)

М.П. (при наличии печати)

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие ссылки на нормативный акт – без указания ст. 84.1 ТК РФ уведомление может быть признано необоснованным. Всегда включайте правовое основание.
Неуказание срока ответа – без чёткого срока работник может затягивать процесс. Указывайте конкретное количество рабочих дней (обычно 5–7).
Отправка обычным письмом без уведомления о вручении – риск недоказательства факта получения. Используйте заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении;
Несоответствие адреса – отправляйте на адрес, указанный в трудовом договоре или в последнем известном месте проживания. При сомнении сделайте запрос на подтверждение адреса.
Отказ работника принять письмо без фиксирования отказа – если работник отказался получить письмо, составьте акт о refusals с подписью свидетелей.
Отправка трудовой книжки без согласия и без выдержки срока – может привести к спорам о нарушении права на получение документа. Соблюдайте порядок: уведомление → срок ответа → отправка.

Практические рекомендации для кадровой службы

Создайте шаблон уведомления в корпоративном хранилище (например, в SharePoint) с полями для автоматической подстановки данных из кадровой системы (ФИО, дата увольнения, адрес).
Ведите журнал учета отправленных уведомлений (номер, дата отправки, способ доставки, дата получения ответа).
При отсутствии ответа направляйте повторное уведомление (напоминание) за 2 дня до истечения срока, фиксируя факт отправки.
Храните копии уведомлений, почтовых квитанций и согласий в личном деле сотрудника минимум 50 лет (как требует законодательство о трудовых книжках).
Обучайте сотрудников отдела кадров правилам заполнения уведомлений и работе с почтовыми отправлениями – это снижает риск ошибок и последующих трудовых споров.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой при увольнении – обязательный элемент корректного расчёта с работником. Соблюдение установленной процедуры защищает права обеих сторон: работник получает возможность своевременно получить документ, а работодатель избегает претензий и возможных штрафов за нарушение трудового законодательства. Используйте представленный выше образец, адаптируйте его под внутренние регламенты вашей организации и всегда фиксируйте факт отправки и получения документов.

Если у вас остались вопросы по оформлению уведомления или нужна помощь в автоматизации этого процесса – обращайтесь к юристу по трудовому праву или специалисту по кадровому документообороту.