Увольнение сотрудника — это процедура, которая строго регламентирована трудовым законодательством. Один из самых важных и ответственных этапов для работодателя — это выдача документов, связанных с работой, и в первую очередь трудовой книжки. Нарушение сроков выдачи может привести к серьезным штрафам и судебным разбирательствам. В этой статье мы подробно разберем, когда именно нужно отдать трудовую книжку при увольнении, что делать в нестандартных ситуациях и как изменения законодательства влияют на этот процесс.

Общее правило: в какой срок выдается документ?

Согласно общим правилам, закрепленным в трудовом законодательстве (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ), работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника.

Это означает, что в день увольнения работник должен получить на руки свою трудовую книжку, в которой уже будет внесена соответствующая запись об увольнении с указанием основания и ссылки на статью Трудового кодекса РФ.

Что выдается вместе с трудовой книжкой?

В день увольнения выдача трудовой книжки — это не единственная обязанность работодателя. Вместе с ней сотруднику должны быть переданы:

• Сведения о трудовой деятельности (выписка из электронной трудовой книжки — по отдельному заявлению работника);
• Расчет (все причитающиеся выплаты: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходные пособия и т.д.);
• Прочие документы, связанные с работой (справки о зарплате, копии приказов и др. — выдаются по письменному заявлению работника в срок не более 3 рабочих дней).

Электронные трудовые книжки: важный нюанс с 2025 года

С 2025 года ситуация с трудовыми книжками претерпела изменения. Все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки — это касается тех, кто сделал такой выбор ранее, а также тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года.

Для таких сотрудников работодатель не ведет бумажный бланк. Однако закон не отменяет обязанности предоставить сведения о трудовой деятельности. В день увольнения работодатель обязан:

• Внести сведения об увольнении в систему электронного документооборота;
• По заявлению работника предоставить бумажную выписку из электронной трудовой книжки или направить ее в электронном виде (подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью).

Что делать, если выдать книжку в день увольнения невозможно?

На практике часто возникают ситуации, когда выдать документ в последний рабочий день не представляется возможным. Законодательство предусматривает разные сценарии:

Работник отсутствует на рабочем месте

Если в день увольнения сотрудник отсутствует (например, находится на больничном, в отпуске или прогуливает), работодатель должен:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
2. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Работник отказывается от получения

Если сотрудник присутствует на работе, но по каким-либо причинам отказывается забирать трудовую книжку (например, не согласен с формулировкой увольнения), работодатель должен:

1. Составить акт об отказе подписать документ и получить его на руки.
2. Направить уведомление по адресу регистрации работника.

Работник запросил документ после увольнения

Бывает так, что сотрудник забыл забрать документ или сделал это намеренно, а потом обратился за ним. В этом случае работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Ответственность за задержку выдачи

Задержка выдачи трудовой книжки — это серьезное нарушение прав работника. Если работодатель не выдал документ в срок по своей вине (не направил уведомление, забыл, не успел оформить), он несет материальную ответственность:

• Возмещение неполученного заработка. Работодатель обязан оплатить работнику все дни задержки выдачи трудовой книжки по среднему заработку. Днем увольнения в таком случае будет признан день фактической выдачи документа, а прежняя запись об увольнении признается недействительной.
• Административный штраф. По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства предусмотрены штрафы для должностных лиц и юридических лиц.

Рекомендации для работодателя

Чтобы избежать проблем, кадровикам и руководителям стоит соблюдать несколько простых правил:

1. Заблаговременно готовьте трудовые книжки к выдаче (вносите записи, подписывайте).
2. Если есть подозрения, что работник не явится в последний день, подготовьте уведомление заранее и отправьте его заказным письмом с описью вложения в день увольнения.
3. Всегда фиксируйте факт выдачи документа подписью сотрудника в Книге учета движения трудовых книжек и в его личной карточке.
4. При отказе работника от получения не пытайтесь уговорить его силой — составляйте акт.