Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника; При увольнении работодатель обязан своевременно и правильно вернуть её владельцу․ Нарушение сроков или правил выдачи может привести к серьезным юридическим и финансовым последствиям для компании․ В этой статье мы подробно разберем, как именно, в какие сроки и в каком порядке должна происходить выдача трудовой книжки при увольнении․
Сроки выдачи: когда должны отдать трудовую книжку?
Согласно статье 84․1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора․ Это последний рабочий день сотрудника․ Получить трудовую в этот день сотрудник должен в отделе кадров без подготовки с его стороны каких-либо дополнительных документов или заявлений․
Есть важное исключение, касающееся отпуска с последующим увольнением․ Если сотрудник увольняется прямо из отпуска, то днем увольнения считается последний отпускной день․ В этом случае работодатель должен издать приказ об увольнении и выдать трудовую книжку перед отпуском (Определение Конституционного Суда РФ от N 131-О-О)․
Пошаговый алгоритм выдачи бумажной трудовой книжки
При выдаче бумажной трудовой книжки кадровику следует придерживаться четкого алгоритма действий:
- Внесение записи об увольнении․ Запись вносится на основании текста приказа о расчете сотрудника․ Необходимо строго соблюдать заголовки граф:
- Номер записи по порядку (арабскими цифрами);
- Дата увольнения (с нулем, если число до 10-го, например: )․ Проследите, чтобы дата совпадала с последним днем на рабочем месте;
- Причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ;
- Реквизиты приказа об увольнении (дата и номер)․
- Простановка подписей и печати․ Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, увольняемый сотрудник должен заверить своей подписью․ Также запись заверяет подписью лицо, ответственное за ведение трудовых книжек․ При наличии печати проставляется печать (Приказ Минтруда России от N 589н)․
- Ознакомление работника․ Сотрудник должен быть ознакомлен с внесенной записью об увольнении․
- Выдача на руки․ Когда сотрудник получает трудовую книжку при увольнении, он обязательно должен расписатся в книге по учету движения трудовых книжек и вкладышей․
- Выдача копии приказа․ Вместе с трудовой книжкой работнику выдается копия приказа об увольнении․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности выдачи
С введением электронных трудовых книжек процедура немного изменилась․ Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка ему больше не выдается при увольнении․ Вместо этого:
- В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․
- Сотрудник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки по форме СТД-Р для подтверждения своего трудового стажа․
- Если в день увольнения сотрудник выбрал переход на электронную трудовую книжку, работодатель должен оформить соответствующие документы и выдать бумажную трудовую на руки с пометкой о подаче заявления о переходе на ЭТК․
- В остальном процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой стандартна: оформляется приказ, вносятся сведения в личную карточку․
Документы при увольнении можно отдавать как в бумажной, так и в электронной форме, если это предусмотрено внутренним регламентом и согласием работника․
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Часто возникают ситуации, когда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ․ В таком случае работодатель обязан предпринять следующие шаги:
- Направить уведомление; В день увольнения необходимо отправить работнику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения․ Лучше сделать это заказным письмом с описью вложения․
- Составить акт․ Если работник лично явился, но отказывается получать трудовую книжку, составляется Акт об отказе от получения трудовой книжки․ В акте фиксируется факт отказа, присутствуют свидетели․
- Пересылка по почте․ Отправить трудовую книжку по почте можно только с письменного согласия работника, указанного в уведомлении или отдельном заявлении․
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Особый случай: смерть работника
Если работник скончался, трудовая книжка выдается его родственникам․ Для этого родственник должен написать заявление о выдаче трудовой книжки умершего работника․ Выдача производится под роспись в книге учета движения трудовых книжек․
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки
Задержка выдачи трудовой книжки — серьезное нарушение трудового законодательства․ Если работодатель не выдал документ в срок, он несет ответственность:
- Материальная ответственность․ Работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки (ст․ 234 ТК РФ)․ День увольнения в таком случае переносится на день фактической выдачи трудовой книжки․
- Вынужденное восстановление․ Если работник обратится в суд из-за задержки, его могут вынужденно восстановить на работе на период задержки, а работодателя обяжут оплатить время вынужденного прогула․
- Административная ответственность․ Трудовая инспекция может выписать штраф по ч; 1 ст․ 5․27 КоАП РФ․
Выдача трудовой книжки при увольнении — процедура, не терпящая халатности․ Главное правило: выдать документ в последний рабочий день под роспись сотрудника в книге учета․ Если сотрудника нет на месте, отправьте уведомление․ Для сотрудников с электронной трудовой книжкой вместо бумажного бланка выдается форма СТД-Р․ Строгое соблюдение этих правил защитит работодателя от штрафов и судебных разбирательств․