Завершение трудовых отношений с сотрудником — это процесс, требующий строгого соблюдения законодательства. Одним из самых критических моментов является своевременная выдача трудовой книжки (или предоставление сведений о трудовой деятельности). Невыдача этого документа в установленный срок может привести к серьезным штрафам для организации и судебным искам со стороны бывшего работника.
Сроки выдачи трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (последний рабочий день). Вместе с книжкой сотруднику выдаются и другие документы, связанные с работой (например, справки о доходах).
Если работник в день увольнения не явился за документами или отказался их принимать, работодатель должен предпринять конкретные действия, чтобы обезопасить себя от обвинений в задержке выдачи документа.
Как правильно уведомить сотрудника о необходимости забрать книжку
Если сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения, работодателю необходимо официально уведомить его о том, что документ готов к выдаче. Это делается для того, чтобы в случае трудовой инспекции или суда доказать, что компания свои обязательства выполнила, а задержка произошла по вине работника.
Алгоритм действий работодателя:
- Составление уведомления. Подготовьте письменное извещение. В нем должно быть четко указано:
- ФИО сотрудника и его адрес регистрации.
- Дата прекращения трудового договора.
- Требование явиться за трудовой книжкой и иными документами.
- Адрес и время, когда можно забрать документы.
- Информация о возможности получения документов почтой.
- Способ отправки. Уведомление необходимо отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Обычное письмо или сообщение в мессенджере не будет иметь юридической силы в суде.
- Сбор доказательств. Сохраните чек с почты и опись вложения. Когда вернется уведомление о вручении с подписью сотрудника, прикрепите его к личному делу уволенного работника.
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
В современных условиях многие сотрудники перешли на электронный формат ведения трудовой деятельности. В этом случае процедура меняется:
- Если ведется только ЭТК: Бумажная книжка не выдается. Работодатель обязан предоставить сотруднику справку СТД-Р (о трудовой деятельности) в день увольнения.
- Если сотрудник выбрал ЭТК, но имеет бумажную книжку: Бумажная книжка хранится у работодателя, а сведения о увольнении передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1.
Что делать, если сотрудник так и не забрал книжку?
Если после отправки уведомления сотрудник не явился за документом и не ответил на письмо, трудовая книжка не может храниться в организации бесконечно.
Порядок действий при длительном хранении:
- Документ хранится в отделе кадров или архиве компании.
- Спустя определенный срок (обычно после нескольких попыток уведомления) работодатель может передать трудовую книжку на хранение в государственный или муниципальный архив.
- Важно помнить: работодатель не имеет права уничтожить трудовую книжку, даже если сотрудник не забирает ее годами.
Резюме для кадровика (чек-лист):
1. Выдать книжку в последний рабочий день $
ightarrow$ Подпись в книге учета выдачи.
2. Сотрудник не пришел $
ightarrow$ Отправить заказное письмо с описью.
3. Сохранить почтовый чек и уведомление о вручении $
ightarrow$ В личное дело.
4. При ЭТК $
ightarrow$ Выдать справку СТД-Р и подать ЕФС-1.
Важное предупреждение
Помните, что задержка выдачи трудовой книжки может быть расценена как препятствование в трудоустройстве. В таком случае суд может обязать работодателя выплатить сотруднику средний заработок за все время вынужденного прогула с момента увольнения до даты фактической выдачи книжки.