Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В процессе расторжения трудового договора работодатель обязан обеспечить выдачу трудовой книжки уволенному сотруднику. Если по какой‑то причине документ не был передан в последний рабочий день, законодательством предусмотрена возможность направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо получить его согласие на отправку книжки почтой.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (обязанность работника представить трудовую книжку при приёме на работу) и ст. 84.1 (порядок выдачи трудовой книжки при увольнении).
Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – уточняет порядок и сроки выдачи документа.
Федеральный закон «О персональных данных» – при передаче трудовой книжки почтой необходимо соблюдать требования конфиденциальности.

Когда требуется направить письмо

Уведомление отправляется в следующих ситуациях:

Работник не получил трудовую книжку в последний рабочий день (например, из‑за отсутствия на работе, болезни, отпуска).
Сотрудник отказался принимать документ лично, но не выразил явного отказа от получения его почтой.
Работник изменил место жительства и не может получить книжку по старому адресу, указанному в трудовом договоре.
По соглашению сторон трудовой книжки направляются почтой, а работник должен подтвердить своё согласие на такой способ получения.

Содержание уведомления

Письмо составляется в свободной форме, но должно включать обязательные реквизиты:

Дата составления – день, месяц, год.
Реквизиты работодателя – наименование организации, юридический адрес, ИНН/КПП (по желанию), контактный телефон и e‑mail.
Данные работника – Ф.И.О., должность (на момент увольнения), последний известный адрес проживания или адрес, указанный в трудовом договоре.
Ссылка на трудовой договор – номер договора, дата его заключения и дата расторжения.
Основание для выдачи – указание, что трудовая книжка не была вручена в последний рабочий день по причине […] (например, отсутствие работника на работе).
Требование – просьба явиться в отдел кадров (или иное указанное место) для получения трудовой книжки в течение определённого срока (обычно 5‑10 рабочих дней) либо дать письменное согласие на отправку книжки почтой.
Реквизиты для отправки почтой – если работник выбирает этот вариант, необходимо указать полный почтовый адрес, куда следует направить документ, и попросить подтвердить получение.
Подпись уполномоченного лица – Ф.И.О., должность, подпись и печать организации (при наличии).

Образец уведомления

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию. Все выделенные части следует заменить на актуальные данные.

[Наименование организации]
Юридический адрес: [адрес]
ИНН: [ИНН] КПП: [КПП]
Тел.: [телефон] E‑mail: [email]

[Дата составления: __.__.20__ г.]

УВЕДОМЛЕНИЕ

Работнику: [Ф.И.О. полностью]
Должность (на момент увольнения): [должность]
Последний известный адрес проживания: [адрес]
Или адрес, указанный в трудовом договоре: [адрес из договора]

В связи с расторжением трудового договора № [номер] от __.__.20__ г. (дата расторжения – __.__.20__ г.) Вы не получили трудовую книжку в последний рабочий день по причине [указать причину: отсутствие на работе, больничный лист и т.п.].

Настоящим уведомляем Вас о необходимости:

Явиться в отдел кадров организации по адресу: [адрес отдела кадров] для получения трудовой книжки в срок до __.__.20__ г. (не более 10 рабочих дней с даты получения данного уведомления);
Либо дать письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой по адресу: [полный почтовый адрес, куда следует направить документ].

При выборе второго варианта просим прислать скан или фото подписанного согласия на адрес электронной почты [email] либо направить его почтой на наш юридический адрес.

С уважением,
[Ф.И;О. уполномоченного лица]
[Должность]
[Подпись]
[М.П.]

Как оформить и отправить уведомление

Подготовьте документ на фирменном бланке (если он есть) или на обычном листе формата А4.
Заполните все обязательные поля, проверьте правильность Ф.И.О., адресов и номеров.
Подпишите документ уполномоченным лицом (руководителем отдела кадров, директором или иным уполномоченным сотрудником). При наличии печати организации поставьте её.
Сделайте копию уведомления для собственного архива.
Отправьте документ одним из следующих способов:
- Заказным письмом с уведомлением о вручении (наиболее надёжно – подтверждает факт получения).
- Курьерской службой с получением подписи получателя.
- Электронной почтой с запросом подтверждения прочтения (только если работник ранее дал согласие на электронный документооборот и это не противоречит внутренним регламентам компании).

Что делать, если работник не явился и не дал согласия на почтовую отправку

В случае отсутствия реакции со стороны сотрудника в установленный срок рекомендуется:

Повторно направить уведомление (можно с указанием последнего срока для ответа).
Зафиксировать все попытки связи (копии писем, уведомления о вручении, журналы звонков).
Если работник продолжает уклоняться от получения трудовой книжки, работодатель имеет право сдать документ в архив организации и уведомить бывшего сотрудника о месте хранения (например, в архиве кадров). Это допустимо в соответствии с п. 2 ст. 84.1 ТК РФ, когда выдача документа невозможна по причинам, не зависящим от работодателя.
При необходимости обратиться в суд для защиты своих прав (например, если работник требует выдать документ лично, несмотря на объективные препятствия).

Ответственность сторон

Работодатель несёт ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки – возможен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
Работник при отказе получить трудовую книжку без законных оснований может лишиться возможности подтвердить свой трудовой стаж при приёме на новую работу, что может повлечь отказ в трудоустройстве или задержку выплаты пособий по безработице.

Письмо работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой – это простой, но юридически значимый документ, который помогает соблюсти требования Трудового кодекса РФ и избежать возможных споров. Главное – чётко указать все requisites, соблюсти сроки и сохранить доказательства отправки и получения уведомления. При правильном оформлении процедура передачи трудовой книжки проходит гладко, а обе стороны защищают свои законные интересы.