Выдача трудовой книжки — это не просто формальность, а строго регламентированная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда. Кадровик, как ответственное лицо за хранение и учет трудовых книжек, должен точно соблюдать все этапы выдачи, чтобы избежать административной ответственности, штрафов и судебных споров с работниками. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) стали повсеместными, а бумажные — остаются в обороте для отдельных категорий сотрудников, алгоритм выдачи требует особой внимательности.

Правовая основа выдачи трудовой книжки

Основные нормы регулируются:

• Трудовой кодекс РФ, статья 66 (обязанность работодателя вести трудовую книжку), статья 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении), статья 66.1 (электронная трудовая книжка);
• Приказ Минтруда РФ от № 320н — утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая формы, правила заполнения, исправления ошибок и выдачи;
• Федеральный закон от № 108-ФЗ — вводит электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года;
• Постановление Правительства РФ от № 2250 — утверждает форму выписки из ЭТК.

Когда и зачем выдается трудовая книжка кадровику?

Следует сразу уточнить: трудовая книжка не выдается кадровику как работнику. Кадровик — это сотрудник, ответственный за хранение, учет и выдачу трудовых книжек работникам организации. Однако есть ситуации, когда кадровик получает трудовую книжку от работника:

• При приеме на работу — работник передает кадровику свою трудовую книжку (бумажную или электронную) для внесения записи о приеме;
• При увольнении — кадровик выдает трудовую книжку работнику с записью об увольнении;
• При смене ответственного лица — при увольнении или переводе кадровика, его обязанности передаются другому сотруднику, и происходит передача трудовых книжек с оформлением акта приема-передачи;
• При проверке ГИТ — кадровик предоставляет трудовые книжки для проверки на соответствие требованиям законодательства.

Порядок выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

Это наиболее критичный этап. Нарушение сроков или формы выдачи влечет штрафы и компенсации работнику.

Сроки выдачи

Обязательно — в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Даже если работник не явился за книжкой, работодатель обязан:

• направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
• сохранить книжку до момента получения работником.

Если книжка не выдана вовремя — работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).

Что должно быть в трудовой книжке при выдаче?

• Запись об увольнении с указанием основания (например, «уволен по собственному желанию», «расторгнут по соглашению сторон» и т.д.) — с ссылкой на пункт статьи ТК РФ;
• Подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации (если есть);
• Подпись работника о получении трудовой книжки.

Форма выдачи

Выдача оформляется в Журнале учета движения трудовых книжек (форма по приказу № 320н). В журнале указываются:

1. Дата выдачи;
2. ФИО работника;
3. Номер трудовой книжки;
4. Основание выдачи (увольнение, перевод и т.д.);
5. Подпись получателя;
6. Подпись кадровика.

Особенности выдачи при наличии электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. В 2026 году более 70% новых сотрудников оформляют ЭТК.

Что делать, если работник выбрал ЭТК?

• При приеме на работу работник подает письменное заявление о предоставлении сведений в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ);
• В графе 2 журнала учета трудовых книжек указывается: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Бумажная трудовая книжка не выдается, она остается у работодателя на хранении до момента перехода на ЭТК или до увольнения;
• При увольнении работнику выдается выписка из ЭТК — в бумажном виде или в электронном (с ЭЦП), по его выбору.

Как получить выписку из ЭТК?

Работник может получить выписку через:

• Личный кабинет на Госуслугах;
• Сайт Пенсионного фонда РФ;
• При личном обращении в отделение ПФР;
• Через работодателя — если он подал запрос на выдачу выписки в ПФР.

Кадровик не выдает выписку напрямую — он лишь передает в ПФР сведения о трудовой деятельности работника, а ПФР формирует и отправляет выписку.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки — это документы строгой отчетности. Их хранят:

• В сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченным лицам;
• В Журнале учета движения трудовых книжек — обязательном для всех организаций;
• При наличии большого количества сотрудников — можно вести отдельный журнал выдачи справок (форма СТД-Р) по желанию работодателя (но необязательно).

Важно! Журнал учета ведется в печатной или электронной форме, но должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписан руководителем.

Ошибки при выдаче и последствия

Наиболее частые нарушения:

• Выдача книжки не в день увольнения — штраф от 30 000 до 50 000 руб. для организации, 1 000–5 000 руб. для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Неправильная запись об увольнении — может привести к признанию увольнения незаконным;
• Отсутствие подписи работника в журнале — нарушение учета, штраф;
• Потеря трудовой книжки — обязательна компенсация работнику и восстановление записи в ПФР.

Рекомендации кадровику: чек-лист выдачи

Перед выдачей трудовой книжки работнику проверьте:

1. ✅ Дата увольнения — последний рабочий день?
2. ✅ Запись об увольнении — корректна, с ссылкой на ТК РФ?
3. ✅ Подпись руководителя и печать — есть?
4. ✅ В журнале учета — запись с датой, ФИО, подписью работника?
5. ✅ Если ЭТК — подтверждено заявление? Выписка подготовлена?
6. ✅ Работник подписан под получением книжки?
7. ✅ Книжка передана лично или отправлена заказным письмом с уведомлением?

Образцы документов

Рекомендуется использовать утвержденные формы:

• Журнал учета движения трудовых книжек — форма по приказу № 320н;
• Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — образец есть в приложении к приказу № 320н;
• Заявление о переходе на ЭТК — можно разработать в организации по образцу ПФР;
• Акт приема-передачи трудовых книжек — при смене кадровика.

Выдача трудовой книжки — это не рутинная задача, а юридически значимый акт, от которого зависит правовая защита работника и репутация работодателя. Кадровик должен быть не просто «бумажником», а профессионалом, знающим Трудовой кодекс, приказы Минтруда и умеющим работать как с бумажными, так и с электронными документами.

Помните: в день увольнения — книжка в руках работника. Любая задержка — это риск штрафа, компенсации и судебного иска. Внедрите внутренние чек-листы, регулярно обучайте кадровый персонал и используйте электронные системы учета, это снизит риски и повысит эффективность работы отдела кадров.

Следите за обновлениями: с 2026 года ПФР планирует автоматизировать передачу данных о трудовой деятельности напрямую от работодателя в реальном времени — это сделает выдачу трудовых книжек еще более прозрачной и безопасной.