Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Процесс ее выдачи при увольнении строго регламентирован законодательством, и любое нарушение сроков или порядка может привести к серьезным штрафам для работодателя, а также к обязанности компенсировать работнику неполученный заработок. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить выдачу трудовой книжки в 2025-2026 годах, какие документы подготовить и как действовать в нестандартных ситуациях.
Сроки выдачи: когда отдавать документ?
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Это правило является императивным и не допускает задержек ни на один день без веских законных оснований.
В день прекращения трудового договора работодатель должен выдать увольняемому:
- Оригинал бумажной трудовой книжки с уже внесенной записью об увольнении;
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (для тех, кто перешел на электронную трудовую книжку);
- Копию приказа об увольнении;
- Письменное уведомление о суммах, начисленных и выплаченных при увольнении;
- Иные справки и документы (например, справку 2-НДФЛ), если работник письменно запросил их.
Пошаговый алгоритм выдачи бумажной трудовой книжки
Чтобы избежать ошибок, кадровикам и предпринимателям рекомендуется соблюдать следующий алгоритм действий:
-
Внесение записи об увольнении
Запись вносится на основании текста приказа о расторжении трудового договора. Обязательно проверьте правильность заполнения граф:
- Номер записи, проставляется по порядку арабскими цифрами.
- Дата увольнения — указывается с нулем (например, или ). Важно: дата увольнения должна совпадать с последним рабочим днем сотрудника. Если работник увольняется прямо из отпуска, указывают последний отпускной день.
- Основание увольнения — строго в соответствии с формулировкой ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт.
- Реквизиты приказа — дата и номер приказа об увольнении.
Все записи заверяются подписями лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и самого работника, а также печатью работодателя (при наличии).
-
Ознакомление работника
Работник должен ознакомиться со всеми внесенными записями, в т.ч. с записью об увольнении, и расписаться в личной карточке и в самой трудовой книжке (в разделе сведений о работе).
-
Подтверждение получения документа
При получении оригинала трудовой книжки на руки сотрудник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее. Это главный документ, подтверждающий факт возврата книжки владельцу.
Дополнительно работодатель может попросить сотрудника написать расписку о получении трудовой книжки. В расписке указываются ФИО работника, дата получения, реквизиты документа. Расписка подшивается в личное дело сотрудника и служит дополнительной страховкой от необоснованных претензий.
Особенности выдачи электронной трудовой книжки (СТД-Р)
Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, бумажный вариант ему не выдается (если он ранее не был сохранен). Вместо этого в последний рабочий день работодатель предоставляет выписку по форме СТД-Р.
Рекомендуется вести отдельный журнал учета выдачи сведений по форме СТД-Р, аналогичный журналу учета бумажных трудовых книжек. В нем работник также должен поставить подпись при получении документа на руки.
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?
Нередки ситуации, когда в день расторжения трудового договора сотрудника нет на рабочем месте (например, он заболел, прогулял или уже уехал в другой город). В таком случае работодатель не может просто оставить документ у себя и ждать, он должен предпринять активные действия:
- Отправить уведомление. В тот же день необходимо направить работнику заказное письмо с уведомлением о вручении. В тексте нужно сообщить о необходимости забрать трудовую книжку лично либо дать письменное согласие на отправку документа по почте.
- Снять с себя ответственность. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Отправка по почте. Выслать трудовую книжку ценным письмом с описью вложения можно только после получения от работника письменного согласия (в любом виде: на бумаге, сканом, по электронной почте).
Нестандартные ситуации
Отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник берет отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска. Однако выдать трудовую книжку и все связанные с увольнением документы нужно в последний рабочий день перед уходом в отпуск.
Смерть сотрудника
В случае смерти работника трудовая книжка также должна быть оформлена по всем правилам. В нее вносится запись о прекращении трудового договора в связи со смертью. Выдача документа производится родственникам умершего. Для получения книжки родственник должен написать заявление, а при выдаче работодатель может взять с него расписку.
Ответственность за задержку выдачи
Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя — серьезное правонарушение. Если работник не смог трудоустроиться на новую работу из-за того, что вовремя не получил документ, работодатель обязан:
- Возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (согласно ст. 234 ТК РФ);
- Изменить дату увольнения на день фактической выдачи трудовой книжки (по заявлению работника);
- Выплатить компенсацию морального вреда, если работник заявит такое требование в суде.
Соблюдение сроков и правильное документальное оформление (через журнал учета и расписки) — это надежная защита работодателя от возможных судебных исков и финансовых потерь.