Трудовая книжка — это основной документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Обычно она выдается лично сотруднику в день увольнения; Однако в жизни возникают различные ситуации‚ при которых забрать документ должен родственник работника․ Чаще всего это происходит в случае смерти сотрудника‚ реже — при невозможности работника забрать документ лично (например‚ при тяжелой болезни или при увольнении дистанционного работника)․
В данной статье мы подробно разберем‚ каков законный порядок получения трудовой книжки родственниками‚ какие документы для этого необходимы и на что следует обратить внимание работодателю и самому родственнику․
Основания для выдачи трудовой книжки родственникам
Трудовое законодательство Российской Федерации определяет два основных сценария‚ когда документ может быть передан третьим лицам:
- Смерть работника․ В этом случае трудовая книжка выдается ближайшим родственникам умершего․
- Невозможность личного получения работником․ В этом случае родственник или иное лицо действует на основании доверенности․
Выдача трудовой книжки в случае смерти работника
Смерть сотрудника — это самая частая причина‚ по которой за трудовой книжкой обращаются родственники․ Согласно пункту 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ в случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников․
Пошаговый порядок действий
- Обращение родственника и подача заявления․
Родственник должен предоставить письменное заявление о выдаче трудовой книжки и причитающихся выплат․ К заявлению прилагаются документы‚ подтверждающие родство․ - Предоставление подтверждающих документов․
Работодатель обязан удостовериться‚ что перед ним действительно находится близкий родственник умершего․ Для этого запросите у него документы‚ подтверждающие родство с умершим работником (например‚ свидетельство о браке‚ свидетельство о рождении)‚ а также свидетельство о смерти работника․ - Ознакомление с приказом об увольнении․
Выдача трудовой книжки одному из родственников должна сопровождаться его ознакомлением с приказом об увольнении (прекращении трудового договора в связи со смертью)‚ а также его подписью о получении трудовой книжки в книге учета и движения трудовых книжек․ - Выдача документа под расписку․
Родственник ставит подпись в книге учета․ Расписка в данной ситуации составляется аналогично обычной процедуре‚ но с учетом особенностей: в расписке (или в книге учета) обязательно указываются фамилия‚ имя и отчество родственника‚ которому передается трудовая книжка‚ а также его паспортные данные и адрес регистрации и проживания․
Варианты получения документа
Законодательство предусматривает два варианта передачи документа родственникам:
- Вариант 1․ Родственник лично обращается в организацию за трудовой книжкой․ В этом случае происходит описанная выше процедура с проверкой документов и подписями․
- Вариант 2․ Родственник направляет заявление почтой‚ и работодатель высылает трудовую книжку почтовым отправлением․ В этом случае пересылка осуществляется заказным письмом с уведомлением․
Что делать‚ если родственники не могут приехать лично?
Если родственники не могут приехать за трудовой книжкой лично (например‚ они проживают в другом городе)‚ они могут заполнить доверенность на своего представителя и отправить его за трудовой․ В этом случае представитель должен предоставить нотариально заверенную доверенность‚ в которой прямо указано полномочие на получение документов за умершего․ Только после этого представитель подписывает заявление‚ а работодатель‚ если согласен с ним‚ ставит печать и выдает трудовую․
Хранение невостребованных документов
Трудовые книжки‚ не полученные в случае смерти работника его ближайшими родственниками‚ хранятся до востребования у работодателя (п․ 43 Порядка)․ Ранее действовавшее правило о хранении таких книжек в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных отменено․ Сейчас они хранятся в общем порядке невостребованных документов, до востребования․
Получение трудовой книжки по доверенности (при жизни работника)
Часто возникают ситуации‚ когда живой и трудоспособный работник (например‚ увольняющийся дистанционный сотрудник) не может лично явиться за документом и просит переслать трудовую книжку своему родственнику․
Важно отметить‚ что выдача трудовой книжки по доверенности родственнику или иному третьему лицу нормами трудового законодательства напрямую не регламентируется․ Таким образом‚ законодательством РФ определен порядок получения при увольнении трудовой книжки только работником․
Однако на практике работодатели идут навстречу‚ руководствуясь гражданским законодательством․ Возможность выдачи трудовой книжки и документов зависит от формулировок доверенности․ Если доверенность включает в себя полномочие по получению всех документов‚ связанных с работой‚ то работодатель может выдать документ․
Требуется ли нотариальная доверенность?
Согласно консультациям экспертов Минтруда России (2024 г․)‚ работодатель вправе требовать представить нотариально заверенную доверенность на родственника дистанционного работника‚ которому он просит переслать его трудовую книжку в связи с увольнением․ Простая письменная доверенность в данном случае не гарантирует работодателю защиту от возможных претензий со стороны работника в будущем․
Процедура получения трудовой книжки родственниками требует от кадровика или работодателя особой внимательности․ Главное правило, строго соблюдать порядок и не выдавать документ без письменного заявления‚ удостоверения личности и документов‚ подтверждающих родство (или нотариальной доверенности)․ Это позволит избежать правовых рисков и гарантировать‚ что важный документ попадет в руки надлежащего лица․