Дата актуализации: (по информации из сети).
Выдача трудовой книжки сотруднику – одна из процедур, которую работодатель обязан выполнить, когда гражданин обращается за назначением страховой пенсии. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания и практические рекомендации, которые помогут избежать ошибок и споров с Пенсионным фондом РФ.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – право работника получить сведения о своей трудовой деятельности (в т.ч. выдать трудовую книжку или её копию).
- Федеральный закон «О страховых пенсиях» – требует подтверждения трудового стажа для начисления пенсии.
- Постановление Правительства РФ от № 2124 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует учёт движения трудовых книжек.
Когда требуется выдача трудовой книжки
Сотрудник может попросить выдать трудовую книжку:
- Для подачи заявления о назначении страховой пенсии в ПФР.
- Для получения выписки из электронной трудовой книжки (если работник предпочитает электронный формат).
- В случае утраты или повреждения оригинала – для восстановления документа.
Важно помнить, что временная выдача подлинника трудовой книжки допускается только для оформления пенсии и не должна превышать три рабочих дня с момента получения заявления работника.
Пошаговая инструкция по выдаче трудовой книжки
Приём заявления работника
Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но рекомендуется указать:
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение;
- Цель выдачи (например, «для назначения страховой пенсии»);
- Дата подачи заявления;
- Подпись сотрудника.
Внесение записи в трудовую книжку
Согласно ст. 66.1 ТК, в трудовую книжку делается запись о подаче заявления:
Заявление о предоставлении сведения о трудовой деятельности
(для назначения страховой пенсии) принято __.__.2026 г.
Подпись _____________Запись производится ручкой синего или чёрного цвета, после чего ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, бухгалтер или руководитель).
Отметка в книге учёта движения трудовых книжек
В отдельном журнале (или электронном реестре) фиксируем:
- Дата выдачи;
- ФИО сотрудника;
- Номер трудовой книжки;
- Цель выдачи;
- Подпись ответственного лица.
Временная выдача подлинника
Если Пенсионный фонд настаивает на представлении оригинала, выдаём трудовую книжку сотруднику под расписку. Срок – не более трёх рабочих дней. По истечении этого срока сотрудник обязан вернуть документ.
Изготовление заверенной копии (альтернатива)
Если работодатель предпочитает не расставаться с оригиналом, можно сделать заверенную копию:
- Скопировать все листы трудовой книжки.
- На каждой копии поставить надпись «Копия верна» или «Верно».
- Подпись и печать организации (если есть).
- Указать дата заверения.
Заверенная копия имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, для целей подтверждения трудового стажа в ПФР.
Информирование сотрудника о порядке возврата
При выдаче подлинника напомнить работнику о необходимости вернуть трудовую книжку в указанный срок и о возможных последствиях за её утерю или повреждение (в соответствии с внутренними локальными актами организации).
Альтернативный способ: выписка из электронной трудовой книжки
С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК). Сотрудник может получить выписку через портал Госуслуги без обращения к работодателю:
- Войти на Госуслуги (подтверждённая учётная запись).
- Выбрать раздел «Справки и выписки» → «Работа и пенсия».
- Нажать «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Оформить запрос и получить документ в электронном виде (PDF) либо распечатать его.
Выписка содержит все сведения о приёмах, переводах, увольнениях и периодах работы, достаточные для расчёта пенсии. Если Пенсионный фонд требует оригинал, можно приложить к выписке сопроводительное письмо с объяснением, что выписка является официальным подтверждением трудовой деятельности.
Что делать, если работник отказывается вернуть трудовую книжку
В случае задержки возврата:
- Сделать письменное напоминание (можно в виде служебной записки).
- При необходимости – применить дисциплинарные меры, предусмотренные внутренними локальными актами (выговор, замечание).
- В крайнем случае – обратиться в суд с требованием возврата документа (ст. 12 ТК РФ о защите прав работника и работодателя).
Однако на практике такие ситуации редки, так как большинство сотрудников осознают важность timely возврата трудовой книжки.
Полезные ссылки и образцы
- Статья 66.1 ТК РФ – право на получение сведений о трудовой деятельности.
- Госуслуги – выписка из электронной трудовой книжки.
- Образец заявления о выдаче трудовой книжки (можно скачать в формате .docx на сайте Минтруда).
- Шаблон записи в трудовой книжке о подаче заявления (см; пункт 2 выше).
Выдача трудовой книжки для оформления пенсии – процедура, регламентированная трудовым законодательством. Соблюдение следующих принципов гарантирует законность действий работодателя и защищает права сотрудника:
- Получить письменное заявление с чётко указанной целью.
- Внести запись в трудовую книжку согласно ст. 66.1 ТК.
- Сделать отметку в книге учёта движения трудовых книжек.
- Выдать подлинник не более трёх рабочих дней или оформить заверенную копию.
- При возможности воспользоваться электронной выпиской через Госуслуги.
Соблюдая данный алгоритм, вы минимизируете риски споров с Пенсионным фондом и обеспечите своевременное назначение пенсии вашему сотруднику.