Отдел кадров, находящийся в другом городе, часто сталкивается с вопросом выдачи трудовой книжки сотруднику в день увольнения. Ниже подробно описаны все юридические нюансы, порядок действий и варианты получения документа, основанные на актуальной информации (по состоянию на 22 мая 2026 г.)
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Роструда Онлайн‑инспекция, работодатель обязан обеспечить работнику выдачу оригинала бумажной трудовой книжки в день увольнения, независимо от того, где находится сотрудник. При этом:
- Требовать от сотрудника явиться в другой город за документом нельзя.
- Обязанность по передаче трудовой книжки лежит исключительно на работодателе.
- Если сотрудник находится в другом городе, работодатель должен обеспечить получение документа в этом месте (почта, курьер, электронная подпись и т.п.).
Какие варианты получения трудовой книжки?
Приезд в офис работодателя
Если сотрудник может physically присутствовать в месте нахождения организации, он может самостоятельно забрать документ. Однако в большинстве случаев это неудобно, особенно при удалённой работе.
Отправка по почте
Работодатель может оформить почтовую отправку оригинала трудовой книжки. При этом:
- В заявлении указывается полный адрес получателя.
- Отправление оформляется с уведомлением о вручении.
- Сроки доставки обычно составляют от 5 до 15 рабочих дней.
Если посылка задерживается, сотрудник имеет право потребовать у работодателя ускорения процесса или замены на дубликат;
Курьерская доставка
Для срочных случаев (например, когда увольнение происходит в последний день) рекомендуется использовать курьерские службы. Работодатель может оплатить доставку и предоставить трек‑номер для отслеживания.
Электронная передача (при наличии электронного документа)
В случае, если в компании используется электронный документооборот, трудовую книжку можно отправить в виде скан‑копии или PDF‑файла на корпоративный почтовый ящик сотрудника. При этом оригинал всё равно должен быть выдан в бумажном виде в течение 15 рабочих дней после подачи заявления.
Что делать, если трудовая книжка не пришла в срок?
Если в течение 15 рабочих дней с момента увольнения документ не получен, сотрудник вправе:
- Подать в отдел кадров официальное заявление о выдаче дубликата (см. пункт 4).
- Обратиться в Роструд или в суд с требованием исполнения обязанности работодателя.
- Требовать компенсацию за расходы, связанные с поездкой в другой город.
Оформление дубликата трудовой книжки
В случае потери оригинала сотрудник должен:
- Подать в отдел кадров заявление о выдаче дубликата.
- Подписать его, указав причину (потеря, кража и т.п.).
- Организация обязана оформить дубликат в течение 15 рабочих дней с даты получения заявления.
Дубликат имеет такой же юридический статус, как и оригинал, и может быть использован при устройстве в новую компанию.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли потребовать от сотрудника явиться в другой город за книжкой? – Нет, это противоречит Трудовому кодексу.
- Сколько времени работодатель может откладывать выдачу трудовой книжки? – Не более 15 рабочих дней с даты увольнения.
- Нужно ли получать подпись в журнале при выдаче? – Да, подпись в журнале подтверждает факт получения документа.
- Можно ли оформить передачу через электронную почту? – Да, если это предусмотрено внутренними регламентами компании, но оригинал всё равно должен быть выдан в бумажном виде.
Практический чек‑лист для сотрудника
- Сразу после увольнения запросите у работодателя план передачи трудовой книжки (почта, курьер, электронная копия).
- Уточните сроки и способ доставки.
- Если документ не пришёл в течение 15 рабочих дней, направьте заявление о выдаче дубликата.
- Сохраните подтверждения отправки (трек‑номер, уведомление о вручении).
- При необходимости обратитесь в Роструд или в суд.
Трудовая книжка – важный документ, который должен быть выдан в день увольнения, независимо от того, в каком городе находится сотрудник. Работодатель обязан обеспечить её получение, а сотрудник имеет право требовать своевременной передачи. При возникновении задержек следует действовать в соответствии с вышеописанными нормами, чтобы избежать юридических конфликтов и сохранить свои трудовые права.