Дата актуальности информации: 22 мая 2026 года.
Вопрос о возможности передачи трудовой книжки уволенного работника не ему самому, а другому лицу (родственнику, коллеге, представителю), возникает достаточно часто. Ситуации бывают разные: болезнь, командировка, проживание в другом городе или просто отсутствие возможности лично явиться. Законодательство на этот счет имеет свои нюансы, а судебная практика неоднозначна. Данная статья подробно разбирает, можно ли и как правильно оформить выдачу трудовой книжки третьему лицу.
Правовая основа: что говорит закон?
Основной документ, регулирующий этот вопрос,, Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 77) и Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225).
Ключевой принцип, заложенный в законодательстве, — личное получение трудовой книжки работником при увольнении. Однако закон не запрещает реализацию этого права через законного представителя. Прямого запрета на выдачу по доверенности в тексте Правил № 225 нет, что и порождает разночтения.
Позиция контролирующих органов и судов
Позиция Минтруда России (Консультация 2023 г.) и Роструда сходится в следующем:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку лично работнику.
- Если работник не явился, работодатель должен направить ему уведомление с требованием явиться за документом или дать согласие на отправку по почте.
- Выдача третьему лицу возможна только по нотариально заверенной доверенности.
Судебная практика (например, Апелляционное определение Мосгорсуда от № 33-49250/2019) подтверждает правомерность выдачи по такой доверенности. Суды считают, что нотариальная доверенность является достаточным основанием для передачи документа представителю, так как удостоверяет волю и подпись работника.
Условия и порядок выдачи трудовой книжки третьему лицу
Чтобы процесс прошел законно и без рисков для обеих сторон, необходимо соблюдать строгий порядок.
Подготовка доверенности
Доверенность должна быть:
- Нотариально заверенной. Это ключевое требование. Доверенность, заверенная по месту работы (например, в отделе кадров того же предприятия, где работал доверитель), как правило, не принимается работодателем при выдаче трудовой книжки. Только нотариус дает гарантию подлинности подписи и идентичности личности.
- Специальной. В тексте должно быть четко указано полномочие на «получение трудовой книжки» (или «для получения трудовой книжки и совершения всех действий, связанных с этим»). Общие формулировки («для представления моих интересов») могут быть отклонены.
- С указанием срока действия. Обычно выдают на срок до 3 лет, но можно и на 1 год.
- С реквизитами доверителя и доверенного лица. Полные ФИО, паспортные данные.
Образец (кратко):
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 1234 № 567890, выдан …, доверяю Горбунову Андрею Петровичу, паспорт серии 9876 № 123456, выдан …, получить в Администрации Октябрьского сельского поселения мою трудовую книжку серии … № …, выданную … (название бывшего работодателя). Доверенность действительна с по .
Подпись доверителя: _____________ / Иванов И.И. /
Удостоверил нотариус: [подпись, печать, дата]
Действия доверенного лица при получении
Доверенное лицо должно представить работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию):
- Оригинал нотариальной доверенности.
- Свой паспорт для проверки личности.
- Паспортные данные доверителя (желательно иметь при себе копию паспорта работника для сверки).
Работодатель (его представитель) должен:
- Проверить подлинность доверенности (отсутствие помарок, наличие нотариальной подписи и печати).
- Сверить данные в доверенности с паспортом доверенного лица.
- Взять копию доверенности для своих документов.
- В трудовой книжке (если она оформлена) сделать запись об увольнении (если она еще не сделана) и заверить ее печатью предприятия.
- Выдать оригинал трудовой книжки доверенному лицу.
- В личном деле (если оно сохраняется) сделать отметку о выдаче трудовой книжки по доверенности с указанием даты, ФИО доверенного лица и номера доверенности.
Что делать работодателю, если доверенность вызывает сомнения?
Если у работодателя есть обосненные сомнения в подлинности доверенности или полномочиях доверенного лица, он вправе:
- Отказать в выдаче до устранения сомнений.
- Направить официальный запрос нотариусу, удостоверившему доверенность, для подтверждения ее действительности (через систему межведомственного электронного взаимодействия).
- Настоять на личном получении работником, направив ему заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за документом.
Риски и частые ошибки
Для работодателя:
- Выдача по не нотариальной доверенности (например, заверенной в отделе кадсов) — риск оспаривания передачи документа. Если работник заявит, что доверенность поддельная или его подпись не его, ответственность ляжет на работодателя.
- Отсутствие отметки в личном деле о выдаче по доверенности — сложности при доказывании факта передачи.
Для работника (доверителя):
- Выдача неспециальной доверенности (например, «для решения всех вопросов с бывшим работодателем») — риск, что доверенное лицо совершит и другие действия, не входящие в планы доверителя.
- Отсутствие у доверенного лица оригинала доверенности — работодатель вправе отказать.
Альтернативные варианты (если доверенность не вариант)
Закон предусматривает и другие способы:
- Отправка трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении. Это возможно только с письменного согласия работника. Работодатель должен получить от него заявление или иной документ, подтверждающий согласие на отправку почтой. В этом случае документ считается переданным с даты получения почтовым отделением.
- Личное получение по предварительной договоренности. Самый простой и безопасный способ.
Можно ли передать трудовую книжку родственнику без доверенности?
Нет, нельзя. Ни ТК РФ, ни Правила № 225 не предусматривают исключения для близких родственников (супруг, дети, родители). Без нотариальной доверенности передача трудовой книжки любому третьему лицу, даже самому близкому, является нарушением. Некоторые эксперты и суды считают такую передачу недопустимой, так как она не обеспечивает должной гарантии воли работника.
Чтобы выдача трудовой книжки третьему лицу была законной и защитила все стороны от рисков, необходимо помнить невероятно важные правила:
- Единственное законное основание — нотариально заверенная доверенность с четким указанием полномочия на получение трудовой книжки.
- Доверенность, заверенная по месту работы (в т.ч. по совместительству), не является достаточным основанием для большинства работодателей и судов.
- Работодатель обязан проверить паспорт доверенного лица и сделать копию доверенности для своих документов.
- Если работник не явился, работодатель должен направить ему официальное уведомление (заказное письмо) с предложением явиться лично или дать согласие на отправку по почте.
- Передача родственнику без доверенности — прямое нарушение.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать конфликтов, претензий и судебных споров, связанных с передачей такого важного документа, как трудовая книжка.