Сегодня всё больше компаний используют дистанционный формат работы, а сотрудники могут проживать в разных регионах. При увольнении такого работника возникает вопрос: как правильно передать трудовую книжку, соблюдая требования трудового законодательства и обеспечив подтверждение получения документа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении), ст. 62 (право на получение копий документов), ст. 312.2 (дистанционные работники).
• Федеральный закон № 436-ФЗ «О трудовой книжке» – регулирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – «О порядке ведения трудовых книжек и хранения их в организациях».
• Письма и разъяснения Роструда и Минтруда о выдаче трудовой книжки почтой и курьерской связью.

Согласно указанным нормам, при увольнении работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку под роспись в журнале движения трудовых книжек. Если работник находится в другом городе, допустимы альтернативные способы передачи, при условии получения подтверждения получения документа.

Варианты передачи трудовой книжки при удалённом расположении сотрудника

1. Отправка почтой России с уведомлением о вручении (заказное письмо с описью вложения);
2. Курьерская служба (например, ДПД, СДЭК, Boxberry) с требованием подписи получателя.
3. Передача через доверенное лицо (сотрудника компании, родственника, нотариуса) при наличии доверенности на получение трудовой книжки.
4. Электронный документооборот с последующей выдачей дубликата (если у работника есть электронная трудовая книжка и он согласен на её использование).
5. Личная встреча в нейтральном месте (например, в офисе партнёра в городе сотрудника) – редко используется, но допустимо.

Выбор способа зависит от внутренних регламентов компании, наличия договоров с курьерскими службами и предпочтений работника.

Пошаговая инструкция для работодателя

Подготовка документов

• Подготовить трудовую книжку с последними записями о работе, датой увольнения и формулировкой «уволен по собственному желанию» (или иной основание).
• Составить акт приёма‑передачи трудовой книжки (образец ниже).
• Подготовить заявление работника о способе получения трудовой книжки (если работник инициатор отправки).
• Сделать копию трудовой книжки для внутреннего архива (обязательно).

Оформление журнала движения трудовых книжек

В журнале делается запись:

• Дата выдачи (день, когда документ передаётся почтой/курьером).
• ФИО работника.
• Номер и серия трудовой книжки.
• Примечание: «Отправлено заказным письмом № … с уведомлением о вручении» (или иной способ).
• Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (если используется).

Отправка документа

1. Упаковать трудовую книжку в конверт, обеспечив её защиту от повреждений.
2. Вложить опись вложения (наименование документа, количество экземпляров).
3. Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или передать курьерской службой с требованием подписи получателя.
4. Сохранить квитанцию об отправке и трек‑номер для отслеживания.

Получение подтверждения от работника

• После вручения работнику необходимо получить подписанный экземпляр акта приёма‑передачи (или скан/фото подписи).
• Если используется почтовое уведомление, приложить к делу копию уведомления о вручении.
• В случае отказа работника подписать акт – зафиксировать факт отказа (акт об отказе) и направить претензию с требованием получения документа.

Закрытие вопроса в кадровом учёте

После получения подтверждения о получении трудовой книжки:

• Сделать отметку в журнале о дате получения подтверждения.
• Архивировать все сопроводительные документы (квитанция, уведомление, акт, копия трудовой книжки).
• Уведомить бухгалтерию о завершении расчётов с работником (если требуется).

Что должен сделать работник

1. Получить уведомление о отправке трудовой книжки (трек‑номер, дата отправки).
2. При получении проверить целостность конверта и соответствие данных трудовой книжки (ФИО, номер, записи).
3. Подписать акт приёма‑передачи (или подтвердить получение в электронном виде, если согласовано).
4. Вернуть подписанный акт работодателю (по почте, сканом на email или через курьера).
5. При отсутствии претензий к содержанию трудовой книжки – сохранить документ для будущего трудоустройства.

Если работник обнаружит ошибки или неполные записи, он имеет право потребовать их исправления в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Сроки и ответственность

• Срок выдачи – в день прекращения трудового договора. При отправке почтой день отправки считается днём выдачи, если подтверждается документально (квитанция, трек‑номер).
• Ответственность за нарушение – ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 50 000 до 100 000 руб. для организаций) за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
• Ответственность за утерю – возмещение реального ущерба (стоимость восстановления трудовой книжки, возможные упущенные выгоды).

Образцы документов

Акт приёма‑передачи трудовой книжки

АКТ № __
г. ___________ «__» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся, ______________________________ (ФИО работника),
паспорт ___ № ___________, выдан ____________, residing at ______________________,
и ______________________________ (ФИО представителя работодателя),
должность ___________________, действующий на основании ___________________,

составили настоящий акт о том, что:

Работодатель передал работнику трудовую книжку серии ___ № ___________,
 содержащую записи о работе с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.,
 с отметкой об увольнении «__» __________ 20__ г. по основанию ____________.
Работник подтверждает получение трудовой книжки без замечаний.
 При наличии замечаний – они указаны в отдельном листе, приложенном к акту.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Подписи:
Работник ___________________ /___________________/
Представитель работодателя ___________________ /___________________/

Заявление работника о способе получения трудовой книжки

Заявление
Я, ______________________________ (ФИО), работавший(ая) в должности ___________
в организации ______________________________ (ИНН/ОГРН), прошу выдать мне
трудовую книжку следующим способом:

☐ Заказным письмом с уведомлением о вручении (адрес: ______________________)
☐ Курьерской службой ______________________ (адрес: ______________________)
☐ Лично в офисе организации по адресу ______________________
☐ Иным способом: ________________________________________________

Дата ___________ Подпись ___________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку простым письмом?

Нет. Для подтверждения факта получения необходимо использовать отправление с уведомлением о вручении или курьерскую доставку с подписью получателя.

Что делать, если работник отказался подписывать акт?

Составьте акт об отказе от получения трудовой книжки, приложите к нему копию уведомления о отправке и направьте работнику претензию с требованием получить документ в течение 5 рабочих дней. При дальнейшем уклонении можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Нужно ли заверять копию трудовой книжки, оставляемую у работодателя?

Копия не требует заверения, но должна быть храниться в личном деле работника не менее 50 лет после увольнения (ст. 66 ТК РФ).

Можно ли использовать электронную трудовую книжку для дистанционных работников?

Да, если работник согласился на ведение электронной трудовой книжки и у работодателя есть доступ к соответствующей системе (например, через Госуслуги или корпоративный ЭДО). В этом случае передача бумажного документа не требуется.

Передача трудовой книжки сотруднику, находящемуся в другом городе, полностью регулируется трудовым законодательством и допускает несколько надёжных способов доставки. Главное – обеспечить документальное подтверждение факта получения (подписанный акт, уведомление о вручении, трек‑номер) и соблюсти срок выдачи (день увольнения). Следуя предложенной пошаговой инструкции и используя приведённые образцы документов, работодатель minimизирует риски штрафов и споров, а работник получит свой трудовой документ вовремя и без лишних хлопот.

Помните: чёткое соблюдение процедуры не только защищает права сторон, но и поддерживает репутацию компании как надёжного и законопослушного работодателя.