Трудовая книжка — один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника. В ней фиксируются все изменения в трудовом отношении: приём на работу‚ перевод‚ увольнение‚ повышение квалификации и т.д. Для того чтобы запись в книжке была действительной‚ она должна быть подписана уполномоченным лицом. Вопрос о том‚ кто именно имеет право подписывать трудовую книжку‚ часто вызывает недоразумения как у работодателей‚ так и у сотрудников.

Законодательная база

Основные правила подписания трудовых книжек закреплены в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и в Нормативных актах‚ регулирующих кадровую деятельность:

• Статья 107 ТК РФ: «Записи в трудовой книжке оформляются приказом о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении и т.д. Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом».
• Постановление Правительства РФ № 1000 «Об утверждении правил ведения трудовых книжек» (с 2021 г.) уточняет‚ что запись в трудовой книжке должна быть подтверждена подписью руководителя либо его полномочного представителя.
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (№ 114-ФЗ от 1 января 2020 г.) предусматривает‚ что в электронном виде запись подтверждается электронной подписью уполномоченного лица.

Кому разрешено подписывать?

В соответствии с законодательством‚ в трудовой книжке может подписывать:

Руководитель организации

Самый распространённый вариант. Руководитель (директор‚ начальник отдела‚ руководитель подразделения) подписывает приказ о приёме‚ переводе‚ увольнении и т.д.‚ а также заверяет запись в трудовой книжке.

Уполномоченное лицо

Если руководитель отсутствует (отпуск‚ командировка‚ болезнь)‚ он может передать полномочия другому сотруднику. Это может быть:

• Заместитель руководителя (заместитель директора‚ начальник отдела).
• Сотрудник отдела кадров (HR‑менеджер‚ специалист по кадрам).
• Конкурсный управляющий (в случае банкротства).
• Другой уполномоченный сотрудник‚ которому руководитель дал письменное поручение.

Важно‚ чтобы полномочия были оформлены в письменной форме (поручение‚ протокол собрания и т.д.) и хранились в кадровом отделе.

Специалист по кадрам (HR‑менеджер)

В большинстве компаний HR‑менеджер является тем‚ кто оформляет приказ о приёме‚ переводе‚ увольнении и подписывает запись в трудовой книжке. Это возможно‚ если в компании есть штатный кадровый отдел и HR‑менеджер имеет официальные полномочия.

Инспектор по кадрам (если он имеет соответствующие полномочия)

Инспектор по кадрам обычно занимается контролем за соблюдением трудового законодательства‚ но в большинстве случаев он не имеет права подписывать трудовые книжки. Как отмечено в источниках‚ «всем увольняющимся на руки приказ о праве инспектора по кадрам подписывать трудовые книжки не выдашь». Это связано с тем‚ что инспектор не является руководителем организации и не имеет прямых полномочий в кадровом деле.

Электронная подпись

С 1 января 2020 г. в Трудовом кодексе внесены поправки‚ предусматривающие электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае запись в трудовой книжке подтверждается электронной подписью уполномоченного лица. Это может быть:

• Руководитель организации.
• Уполномоченный сотрудник‚ имеющий квалификацию для использования электронной подписи.

Электронная подпись должна быть квалифицированной и зарегистрирована в Федеральной службе по надзору в сфере связи‚ информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

Как правильно оформить подписку в трудовой книжке?

Бумажная трудовая книжка

1. Подготовьте приказ (форму ЕФС‑1) о приёме‚ переводе‚ увольнении и т.д.
2. Подпишите приказ руководителем или уполномоченным лицом.
3. Запишите данные в трудовой книжке: дату‚ причину‚ должность‚ оклад и т.д.
4. Подпишите запись в трудовой книжке подписью того же лица‚ которое подписало приказ.
5. Сохраните копию приказа и запись в кадровом архиве.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. Подготовьте электронный приказ (форма ЕФС‑1) и подпишите его квалифицированной электронной подписью.
2. Заполните данные в системе ПФР (или в системе работодателя)‚ которые автоматически передаются в ЭТК.
3. Подтвердите запись в ЭТК квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
4. Сохраните электронный документ в архиве компании.

Практические рекомендации

• Всегда храните в кадровом отделе письменные поручения о полномочиях.
• Проверяйте‚ что у сотрудника‚ подписывающего запись‚ есть действующая квалифицированная электронная подпись (если используется ЭТК).
• Не допускайте подписания записей сотрудниками‚ не имеющими официальных полномочий.
• При отсутствии руководителя в офисе‚ используйте заместителя или HR‑менеджера.
• В случае банкротства организации‚ запись может подписывать конкурсный управляющий.

Часто задаваемые вопросы

Может ли инспектор по кадрам подписывать трудовую книжку?

Нет. Инспектор по кадрам не имеет прямых полномочий в кадровом деле. Он может проверять правильность оформления‚ но подписывать запись в трудовой книжке не может.

Что делать‚ если руководитель в отпуске?

Поручите подпись уполномоченному сотруднику (заместителю‚ HR‑менеджеру) и оформите письменное поручение. Это гарантирует законность записи.

Как оформить запись в трудовой книжке‚ если работник работает впервые?

В 2021 г. введено правило‚ что при первом приёме на работу бумажную трудовую книжку выдавать не требуется. Работник может получить выписку из ПФР (формы СТД‑Р или СТД‑СФР) через Госуслуги. Однако‚ если компания предпочитает бумажную форму‚ она должна оформить запись в соответствии с вышеописанным порядком.

Какие документы нужны для перехода на электронную трудовую книжку?

Нужно подать заявление руководителю организации‚ которое должно быть оформлено в форме ЕФС‑1 и подписано квалифицированной электронной подписью. После утверждения‚ данные автоматически передаются в ПФР и становятся доступными в системе ЭТК.

Подписывать трудовую книжку может только уполномоченное лицо: руководитель организации‚ его заместитель‚ специалист по кадрам‚ конкурсный управляющий или любой другой сотрудник‚ которому руководитель дал письменное поручение. Инспектор по кадрам в этом процессе не участвует. При переходе на электронную трудовую книжку все подписи выполняются квалифицированной электронной подписью. Соблюдение этих правил гарантирует законность и корректность кадровой документации.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации‚ рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам вашей организации или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.