Смерть сотрудника, трагическое событие, требующее от работодателя не только человеческого сочувствия, но и строгого соблюдения трудового законодательства. Одной из ключевых задач в такой ситуации является правильная выдача трудовой книжки умершего работника его родственникам. Нарушение процедуры может повлечь административную ответственность, споры с наследниками или отказ в оформлении пенсий и иных социальных выплат. Ниже, подробная, юридически обоснованная инструкция, актуальная на 2026 год.
Основание для выдачи трудовой книжки
Согласно пункту 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Постановлением Правительства РФ от № 225, трудовая книжка умершего работника выдается его родственникам или назначенным наследникам на основании письменного заявления.
Важно! Работодатель не вправе выдавать трудовую книжку без заявления от родственника, даже если он явно является ближайшим родственником (например, супруг или ребенок). Отсутствие заявления — основание для удержания книжки до предъявления документов.
Кто имеет право получить трудовую книжку?
Право на получение трудовой книжки умершего сотрудника имеют следующие лица:
- Супруг(а) — на основании свидетельства о браке;
- Дети, на основании свидетельства о рождении;
- Родители — на основании свидетельства о рождении работника;
- Братья и сестры — при отсутствии вышестоящих наследников, на основании свидетельства о рождении как работника, так и заявителя;
- Наследники по завещанию — при наличии нотариально удостоверенного завещания;
- Представитель наследников — при наличии нотариально удостоверенной доверенности.
Важно: Другие родственники (дедушки, бабушки, двоюродные братья и т.д.) не имеют автоматического права на получение книжки, если нет нотариально оформленной доверенности от наследников или решения суда.
Документы, необходимые для получения трудовой книжки
Родственник, желающий получить трудовую книжку, должен предоставить в отдел кадров следующие документы:
- Заявление о выдаче трудовой книжки умершего работника (образец ниже).
- Паспорт заявителя (оригинал).
- Свидетельство о смерти работника (копия, заверенная нотариально или с отметкой органа ЗАГС).
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.).
- Нотариально удостоверенная доверенность — если заявление подает представитель.
Копии документов прилагаются к заявлению. Оригиналы предъявляются для сверки.
Образец заявления родственника
Заявление пишется от руки или печатается на бланке организации. Ниже, типовой образец:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Руководителю [Наименование организации]
[Ф.И.О. руководителя]
от [Ф.И.О. заявителя]
паспорт: серия [XXXX] № [XXXXXX],
выдан [Кем выдан], [Дата выдачи]
проживающего(ей) по адресу: [Полный адрес]
телефон: [Номер телефона]
Прошу выдать трудовую книжку моего [родственника: супруга/супруги, отца, матери, сына, дочери и т.д.] — [Ф.И.О. умершего работника], умершего [число, месяц, год], в связи с его смертью.
Цель получения: [указать цель: например, «для оформления пенсии», «для наследственных процедур», «для подтверждения трудового стажа»].
Прилагаю:
- Копию свидетельства о смерти [номер, дата выдачи];
- Копию свидетельства о браке/рождении;
- Копию паспорта.
Порядок действий работодателя
После получения заявления и документов работодатель должен выполнить следующие шаги:
- Проверить полноту и подлинность документов — убедиться, что все необходимые бумаги представлены, а родство подтверждено.
- Оформить приказ об увольнении работника в связи со смертью, на основании свидетельства о смерти. Форма приказа — по форме Т-8 или Т-8а. Основание: «Умер [Ф.И.О.]».
- Внести запись в трудовую книжку — в раздел «Сведения о работе» внести запись: «Уволен в связи со смертью [Ф.И.О.] [число, месяц, год года]». Запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Сделать запись в книге учета движения трудовых книжек — в графе «Основание выдачи» указать: «Выдана родственнику умершего работника на основании заявления от [дата] и свидетельства о смерти».
- Выдать трудовую книжку под расписку — родственник расписывается в специальном бланке (см. ниже) и получает книжку.
- Отправить копию трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ — по желанию родственника или по требованию ПФР (в случае оформления пенсии).
Расписка о получении трудовой книжки
Расписка — обязательный документ. Без нее выдача книжки считается неправомерной. Ниже — образец расписки:
РАСПИСКА
Я, [Ф.И.О. полностью], паспорт серия [XXXX] № [XXXXXX], выдан [Кем и когда], зарегистрированный(ая) по адресу: [Полный адрес], настоящим подтверждаю получение от [Наименование организации] трудовой книжки серии [XX] № [XXXXXX], принадлежащей умершему [Ф.И.О. умершего работника], умершему [число, месяц, год], в качестве [родственника: супруга/супруги, сына, дочери и т.д.].
Трудовая книжка получена в надлежащем виде, без повреждений, с полной и корректной записью о смерти.
Выдача трудовой книжки по почте
Если родственник не может лично явиться в организацию, трудовая книжка может быть выслана заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
Условия:
- Родственник должен направить заявление с просьбой о высылке по почте;
- К заявлению приложить копии всех необходимых документов (можно скан-копии по электронной почте, но оригинал должен быть подан позже или заверен нотариально);
- Работодатель обязан сохранить копию заявления, копии документов и почтовую квитанцию.
После вручения письма работодатель должен получить уведомление о вручении — это подтверждение выполнения обязанности.
Что делать, если родственники не обращаються?
Если в течение 3 лет после смерти работника никто не обратился за трудовой книжкой, организация обязана передать ее в архив по месту нахождения организации.
В книге учета делается запись: «Трудовая книжка передана в архив организации в связи с отсутствием обращений родственников в течение 3 лет со дня смерти работника».
После этого книжка хранится в архиве не менее 50 лет, после чего подлежит уничтожению по акту.
Юридические риски и ошибки
Наиболее частые нарушения, ведущие к штрафам и судебным искам:
- Выдача книжки без заявления, нарушение п. 38 Постановления № 225. Штраф до 50 000 руб. для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Отсутствие записи о смерти в книжке — нарушение порядка ведения трудовых книжек. Может повлечь отказ ПФР в начислении пенсии.
- Неправильное указание родства, если в расписке указано «брат», а подтверждения нет — это основание для оспаривания выдачи.
- Отказ в выдаче книжки родственнику — если документы полны, отказ незаконен. Родственник может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Выдача трудовой книжки умершего работника — это не просто формальность, а важный этап, обеспечивающий правопреемство трудового стажа, право на пенсию и наследственные права. Работодатель должен действовать в рамках закона, с уважением к чувствам семьи и с полной документальной фиксацией всех действий.
Помните: трудовая книжка — это не просто бланк, а история профессиональной жизни человека. Ее выдача — акт ответственности, достоинства и соблюдения прав человека даже после его смерти.
Рекомендуем всегда консультироватся с юристом по трудовому праву при сложных случаях (например, при отсутствии родственников, спорах о наследстве, международных связях и т.д.).
Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Основано на Постановлении Правительства РФ № 225 от , Трудовом кодексе РФ, разъяснениях Минтруда и КонсультантПлюс.