Смерть сотрудника — это всегда трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной деликатности, но и строгого соблюдения трудового законодательства. Один из важных кадровых вопросов в такой ситуации — это выдача трудовой книжки умершего работника его родственникам. И хотя Трудовой кодекс РФ не содержит прямого указания на то, кому именно и как выдавать документ в случае смерти, сложившаяся практика и нормативные акты дают четкие ориентиры.
Кому имеет право выдавать трудовую книжку работодатель?
Согласно законодательству, трудовая книжка выдается на руки работнику в день увольнения. В случае смерти работника документ выдается одному из членов его семьи. К ним относятся:
- Супруг(а) умершего;
- Родители или усыновители;
- Дети (в т.ч. усыновленные);
- Иные родственники, которые находились на иждивении умершего или проживали совместно с ним.
Тем не менее на практике это никогда не рассматривалось в качестве препятствия для выдачи трудовой книжки умершего работника членам его семьи, не являющимся его близкими родственниками (например, брату, сестре, дальним родственникам), если они предоставляют необходимые документы и подтверждение родства или факта совместного проживания.
Какие документы нужны для выдачи?
Прежде чем передать трудовую книжку, кадровик или руководитель обязан убедиться в личности получателя и его праве на получение документа. Для этого заявитель должен предоставить:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность получателя.
- Свидетельство о смерти работника (оригинал или нотариально заверенная копия).
- Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.) или справку о совместном проживании.
- Заявление о выдаче трудовой книжки (пишется в свободной форме);
- Расписка о получении трудовой книжки.
Зачем нужна расписка?
Расписка в получении трудовой книжки умершего сотрудника — это важнейший документ, защищающий работодателя. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже. Если работодатель передаст ее без документального подтверждения, он может столкнуться с серьезными проблемами:
- Претензиями со стороны других родственников, также претендующих на документ;
- Штрафами от трудовой инспекции в случае проверки (за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек);
- Судебными исками о возмещении ущерба, связанного с невозможностью оформить пенсию или пособия по случаю потери кормильца из-за утери документа.
Именно поэтому расписка становится главным доказательством того, что работодатель исполнил свои обязанности надлежащим образом.
Как правильно оформить расписку: обязательные реквизиты
Законодательством не установлено унифицированной формы расписки для данного случая, поэтому она составляется в произвольной письменной форме. Однако, чтобы документ имел юридическую силу, в нем обязательно должны присутствовать следующие элементы:
Шапка (наименование работодателя)
Указывается полное наименование организации или ИП, ФИО руководителя.
Данные получателя
ФИО лица, получающего трудовую книжку, его паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации и фактического проживания, а также указание степени родства с умершим.
Сведения об умершем сотруднике
ФИО умершего работника, его должность.
Суть расписки
Четкое указание того, что получатель забрал оригинал трудовой книжки; Обязательно нужно прописать реквизиты самой книжки: серию, номер, дату выдачи/заполнения.
Основание для получения
Упоминание о том, на основании каких документов выдается книжка (например: «На основании свидетельства о смерти серии I-МЮ №… и свидетельства о браке серии…»).
Дата и подпись
Дата составления расписки и личная подпись получателя с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Образец расписки
Ниже представлен примерный образец расписки, который можно адаптировать под вашу организацию:
Расписка
Я, Иванова Мария Петровна, паспорт серии 4510 № 123456, выданный ОВД района Тверской г. Москвы г., код подразделения 770-015, зарегистрированная по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 45, являясь супругой умершего Иванова Ивана Ивановича, настоящей распиской подтверждаю получение на руки его трудовой книжки серии АТ-VII № 9876543.
Трудовая книжка выдана ООО «Ромашка» в связи с прекращением трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (смерть работника — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), на основании моего заявления, свидетельства о смерти I-МЮ № 3456789 от г. и свидетельства о браке I-МЮ № 1112223 от г.
Претензий к работодателю по поводу выдачи трудовой книжки не имею.
Подпись: ______________ /Иванова М.П./
Важные нюансы и частые вопросы
Что делать, если за книжкой пришли несколько родственников?
Работодатель не вправе выступать арбитром в семейных спорах. Выдавать документ следует тому родственнику, который обратился первым и предоставил полный пакет документов. Наличие расписки снимет ответственность с работодателя перед остальными членами семьи.
Можно ли выслать трудовую книжку почтой?
Да, если родственники проживают в другом городе и подали письменное заявление с просьбой переслать документ. В таком случае расписка не оформляется, а вместо нее к учету принимаются:
- Копия заявления родственника с просьбой о пересылке;
- Почтовая квитанция об отправке ценным письмом с описью вложения.
Что делать, если никто не пришел за трудовой книжкой?
Если за документом никто не обратился, работодатель обязан сохранить трудовую книжку умершего сотрудника в архиве предприятия. Согласно п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, невостребованные документы хранятся в течение 50 лет.
Выдача трудовой книжки умершего сотрудника — процедура, требующая внимательности и документальной точности. Расписка в получении является ключевым элементом, который подтверждает факт передачи документа законному представителю. Кадровику следует тщательно проверять документы, подтверждающие личность и родство получателя, а также корректно вносить записи в саму трудовую книжку и личную карточку работника перед ее выдачей. Соблюдение этих простых правил позволит избежать юридических рисков и конфликтов с родственниками умершего.