Смерть работника – тяжелый и одновременно сложный юридический момент для работодателя. Одним из обязательных действий является выдача трудовой книжки (или её дубликата) законным представителям умершего. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок оформления, перечень необходимых документов и образцы расписок.

Правовая база

Нормативные акты, регулирующие выдачу трудовых книжек умерших работников, включают:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек» (действовало до ). В пункте 37 и пункте 43 указывалось, что получателями трудовых книжек умерших могут быть их родственники (в т.ч. ближайшие).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80, 81) – определяет порядок прекращения трудового договора в случае смерти работника и обязательство работодателя оформить соответствующие записи.
• Приказ Роструда (утверждённый в 2024 г.) – регламентирует выдачу трудовой книжки «на руки» одному из родственников или «по почте» по письменному заявлению.
• Федеральный закон «Об архивном деле» – предписывает хранить трудовую книжку до её востребования, если родственники её не запрашивают.

Кто имеет право получить трудовую книжку?

Согласно действующим нормативным документам, трудовую книжку умершего может получить:

1. Близкий родственник (супруг(а), вдова(в), дети, родители, братья и сестры).
2. Любой иной родственник, если он имеет законное основание (например, доверенность от наследников).
3. Наследник (по завещанию или закону), если он официально оформил свои права в суде.

Важно: в случае спора о праве на получение трудовой книжки решение принимает суд.

Перечень документов, которые должен предоставить родственник

Для получения трудовой книжки необходимо собрать следующий пакет:

• Заявление на имя руководителя (или отдела кадров) с просьбой выдать трудовую книжку умершего.
• Свидетельство о смерти работника.
• Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей, справка о родстве и т.п.).
• Паспорт заявителя (серия, номер, кем и когда выдан).
• Если заявление подаёт не ближайший родственник – нотариальная доверенность от наследников.
• При необходимости – копия свидетельства о праве на наследство (судебное решение, нотариальная выписка).

Порядок оформления и выдачи трудовой книжки

Ниже – пошаговый алгоритм действий работодателя.

1. Получение заявления. Кадровый отдел принимает заявление от родственника, проверяет комплектность документов.
2. Регистрация факта смерти. На основании свидетельства о смерти в трудовой книжке вносятся записи:
   • «Дата смерти: __.__.____»;
   • «Причина прекращения трудового договора – смерть работника».
3. Составление приказа. Руководитель издаёт приказ «О выдаче трудовой книжки умершего работника», в котором указываются:
   • ФИО умершего;
   • Дата и место смерти;
   • Кому (ФИО, степень родства) выдается книжка;
   • Основание (заявление, доверенность).
4. Подготовка расписки. При выдаче книжки родственнику составляется расписка (пример ниже). Подпись получателя фиксирует факт получения.
5. Выдача книги. Книжка передаётся лично в руки получателя или отправляется по почте (при этом сохраняется копия расписки и отправления).
6. Внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек. В журнале фиксируются:
   • Дата выдачи;
   • ФИО получателя;
   • Основание выдачи (заявление № …);
   • Подпись ответственного лица.
7. Хранение оригинала (если книжка не выдана). По статье 9 Закона «Об архивном деле» оригинал хранится до востребования.

Образец расписки о получении трудовой книжки

Ниже – типовой шаблон расписки, который можно адаптировать под конкретный случай.

РАСПИСКА

Я, Ф.И.О. заявителя, паспорт серии ____ № ____, выдан ____ (дата, орган, код подразделения), зарегистрированный(ая) по адресу: ____, настоящим подтверждаю получение в отделе кадров название организации надлежащим образом оформленной трудовой книжки серии ____ № ____ моего родственника Ф.И.О. умершего, дата рождения: __.__.____, дата смерти: __.__.____.

Указанное лицо является вид родства (супруг(а), сын(дочь), мать, отец и т.п.) умершего.

Подпись ______________________ Дата __________

Особые ситуации

6.1 Дубликат трудовой книжки

Если оригинальная книжка была утеряна, работодатель обязан оформить дубликат. Процедура аналогична, но в приказе указывается «выдача дубликата трудовой книжки».

6.2 Хранение книги до востребования

В случае, когда ни один из наследников не требует книжку, работодатель обязан хранить её в архиве до тех пор, пока не поступит соответствующее заявление. Срок хранения определяется в соответствии с ФЗ «Об архивном деле» (не менее 5 лет после смерти работника).

6.3 Выдача по почте

Если родственник находится в другом регионе, книжка может быть отправлена заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом в сопроводительном письме указывается ссылка на оригинальную расписку и копию заявления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отказать в выдаче книжки? – Отказ возможен только при отсутствии законных оснований (например, отсутствие документов, подтверждающих родство).
• Нужна ли нотариальная заверка заявления? – Не требуется, если заявление подаёт сам родственник с паспортом. Нотариальная заверка нужна лишь при передаче прав через доверенность.
• Можно ли получить книжку онлайн? – На данный момент законодательство не предусматривает электронную форму трудовой книжки, поэтому выдача происходит только в бумажном виде.
• Что делать, если родственник требует копию, а не оригинал? – Работодатель может выдать копию (заверенную подписью и печатью) и сохранить оригинал до окончательного решения наследников.

Выдача трудовой книжки умершего сотрудника – обязательный процесс, который регулируется рядом нормативных актов. Ключевые шаги включают получение заявления, оформление приказа, составление расписки и внесение записи в журнал учёта. Соблюдение всех формальностей защищает интересы как работодателя, так и законных наследников.

При правильном подходе процесс проходит без конфликтов, а документы сохраняют юридическую силу и позволяют наследникам оформить дальнейшие трудовые и пенсионные права.

Дата актуализации: