Смерть сотрудника — это трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной чуткости, но и строгого соблюдения кадрового делопроизводства. Одним из важных вопросов, с которым сталкивается отдел кадров, является выдача трудовой книжки умершего работника. В 2026 году действуют четкие правила, регламентирующие порядок оформления, внесения записей и передачи документа родственникам. В данной статье мы подробно разберем все этапы этой процедуры.

Правовые основания для выдачи

Согласно законодательству, в частности п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от N 225), трудовая книжка выдается родственникам умершего. Работодатель не вправе отказать им в получении документа. При этом выдача осуществляется под расписку получателя.

Этап 1: Оформление записи в трудовой книжке

Прежде чем выдать документ на руки, кадровик обязан правильно оформить прекращение трудовых отношений. Порядок заполнения следующий:

1. В разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи со смертью».
2. В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора. Основанием для издания приказа служит свидетельство о смерти.

Важно помнить, что увольнение в связи со смертью не может быть датировано днем, предшествующим смерти работника. Датой прекращения трудового договора всегда является день смерти, указанный в свидетельстве.

Этап 2: Обращение родственников и подтверждение родства

Чтобы получить трудовую книжку, родственник должен проявить инициативу. Порядок действий таков:

• Заявление: родственник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выдачи трудовой книжки и указанием цели ее получения.
• Документы: к заявлению прикладываются копия свидетельства о смерти работника и документы, подтверждающие родство.

Как подтвердить родство?

Для получения документа необходимо предъявить:

• Свидетельство о браке — если книжку забирает вдова или вдовец.
• Свидетельство о рождении — если за документом обращается ребенок умершего работника.

Примечание: В некоторых случаях, например при высылке трудовой книжки почтой, законодательство допускает отправку документа родственникам без требования о предъявлении свидетельства о смерти, однако на практике работодатели чаще всего перестраховываются и запрашивают полный пакет документов.

Этап 3: Выдача документа и расписка

Выдача трудовой книжки родственникам умершего работника в 2026 году, как и ранее, происходит под расписку. Это важнейший этап, защищающий работодателя от возможных претензий в будущем.

Как составить расписку?

Расписка пишется родственником, получающим документ. В ней должны быть указаны следующие данные:

• Ф. И. О. получателя;
• Паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения;
• Адрес регистрации получателя;
• Ф. И. О. умершего работника;
• Наименование полученного документа (трудовая книжка);
• Дата получения и личная подпись.

Примерная форма расписки:

«Я, [Ф. И. О.], паспорт серии [вписать нужное] N [вписать нужное], выдан [вписать нужное число, месяц, год], код подразделения: [вписать нужное], зарегистрированный по адресу: [вписать нужное], получил(а) трудовую книжку умершего [Ф. И. О. работника] для предоставления в [указать цель, например: Пенсионный фонд РФ]; Дата: [дата]. Подпись: [подпись]».

Этап 4: Заполнение книги учета движения трудовых книжек

У многих кадровиков возникает вопрос: как отметить выдачу трудовой книжки родственнику в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Единого утвержденного правила для этого случая нет, поэтому на практике применяют один из двух вариантов:

• Вариант 1: Запись делается в графе 12 (вместе с датой выдачи), где указывается, что книжка выдана родственнику под расписку.
• Вариант 2: Информация о выдаче документа родственнику вносится в графу 13.

В любом случае, в книге учета должна остаться отметка о том, кому, когда и на каком основании был передан документ.

Можно ли выдать трудовую книжку бывшей жене/мужу?

Согласно разъяснениям экспертов, трудовая книжка выдается члену семьи умершего. Бывшая супруга (или супруг), с которой брак был расторгнут до момента смерти работника, не входит в круг членов семьи и не имеет права на получение трудовой книжки. Выдавать документ в таком случае нельзя, так как это будет нарушением законодательства.

Процедура выдачи трудовой книжки при смерти работника требует внимательности и документальной точности. Главное помнить несколько ключевых моментов:

1. Запись в трудовой должна содержать формулировку «Работа прекращена в связи со смертью».
2. Документ выдаеться строго родственникам под расписку при наличии заявления и документов, подтверждающих родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении).
3. Факт выдачи обязательно фиксируется в книге учета движения трудовых книжек.

Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов, а также поможет семье умершего своевременно оформить все необходимые социальные и наследственные выплаты.